3.4 Route uitstippelen

het voortouw nemen

Nu de doelen duidelijk zijn, kan de werknemer gaan bekijken hoe hij ze precies wil bereiken. Ook hierbij neemt hij zelf het voortouw. De inbreng van de leidinggevende is echter belangrijk. Hij kan meer duidelijkheid bieden over wat er nodig is om bepaalde doelen te bereiken en over de ondersteuning die de organisatie biedt.

3.4.1 Benodigde ontwikkeling

eerste vraag

De eerste vraag die de werknemer zich moet stellen bij het uitstippelen van de route is: welke ontwikkeling is nodig om mijn doel te bereiken?

Kwaliteiten

in kaart ­gebracht

De werknemer heeft zijn huidige situatie al in kaart gebracht. Hij weet over welke kennis, vaardigheden en talenten hij beschikt. Nu moet hij vaststellen over welke kwaliteiten hij moet beschikken om zijn doel te bereiken. Zeker bij een ontwikkelingsdoel binnen de organisatie kun je hierbij vaak goed helpen.

Ontwikkelingsroute

een hoop ­aspecten

Op basis van het verschil tussen de huidige en gewenste kwaliteiten kan de werknemer een ontwikkelingsroute uitstippelen. Moet hij bijvoorbeeld kennis of juist ervaring opdoen? Of is het belangrijk dat hij bepaalde vaardigheden traint of inzichten opdoet? Bij één ontwikkelingstraject kunnen zo een hoop aspecten aan de orde komen. Vraag de werknemer die allemaal kort te beschrijven.

3.4.2 Middelen en acties

passend en nuttig

vastleggen

Als de route duidelijk is, kan de werknemer uitzoeken op welke manieren hij die kan bewandelen. Nu gaat het om de passende middelen en nuttige acties. Heeft de werknemer bepaalde kennis nodig om zijn doel te bereiken, dan kan hij bijvoorbeeld kiezen voor een opleiding. Heeft hij meer ervaring nodig, dan kan hij afspreken dat hij een aantal uren per week met een ervaren collega meeloopt. Of hij kan zelfstandig, maar met begeleiding nieuwe taken oppakken en zo ervaring opdoen. Hij kan ook vastleggen dat hij geregeld om feedback vraagt aan bepaalde collega’s.

Passen

geheel nieuw

De middelen en acties die de werknemer uitkiest, moeten passen bij het ontwikkelingsdoel. Ze moeten echter ook passen bij de werknemer zelf én bij de organisatie. Bepaalde middelen kan een organisatie bieden, andere niet. Wil een werknemer bijvoorbeeld ervaring opdoen die voor de organisatie geheel nieuw is, dan kun je moeilijk begeleiding door een collega aanbieden.

Budget

financieel ­ondersteunen

Eén van de middelen die de werknemer nodig kan hebben voor zijn plannen, is geld. De vraag is welke doelen de organisatie financieel wil ondersteunen en welk budget beschikbaar is. Als er geld is en de doelen van de werknemer sluiten aan bij die van de organisatie, ligt het voor de hand dat de werkgever de kosten draagt. Is het budget beperkt of dragen de doelen van werknemer maar beperkt bij aan de organisatie, dan kun je overleggen over andere tegemoetkomingen. Je kunt bijvoorbeeld vrije dagen bieden, waarin de werknemer aan zijn ontwikkeling kan werken, of een rustige plek om te studeren.

3.4.3 Tijdspad

tussenfasen

afronden

De werknemer moet nadenken over een goed tijdspad. Welke tussenfasen ziet hij in de doelen die hij wil bereiken? Wanneer wil hij welke middelen inzetten om verder te komen in zijn ontwikkeling? Hierbij moet hij vooral kijken naar praktische zaken. Wanneer komt budget vrij? Wanneer kan een collega hem begeleiden? Op welk moment is het heel druk in zijn huidige functie en wanneer kan hij meer tijd besteden aan de volgende stap in het POP? Op welk moment moet hij bepaalde stappen hebben afgerond om de volgende fase te kunnen inzetten?

tussentijds ­wijzigen

Zeker bij plannen die bijvoorbeeld drie jaar bestrijken, kan het een uitdaging zijn om een goede tijdsplanning op te stellen. Niemand kan tenslotte in de toekomst kijken! Toch is het belangrijk altijd een tijdspad vast te leggen. Het geeft niet als dit tussentijds een keer gewijzigd moet worden. Het geeft in ieder geval houvast.

Chronologisch

besprekingen

Vraag de werknemer een chronologisch overzicht te maken van de acties die hij achtereenvolgens wil ondernemen en wanneer hij ze wil afronden. Op die manier ontstaat een helder tijdspad, waar je ook gemakkelijk voortgangsbesprekingen en evaluatiemomenten aan kunt verbinden.

3.4.4 Ondersteuning en begeleiding

advies

De werknemer gaat aan de hand van het POP aan de slag met zijn ontwikkelingsacties. Veel werknemers kunnen hier wel wat steun bij gebruiken. Dit kan financiële steun zijn, maar ook advies, begeleiding, andere werktijden of nog heel iets anders.

Afspraken

aanbieden

afspraken

Je kunt werknemers een hoop materiële en niet-materiële zaken aanbieden om hun ontwikkelingstraject te ondersteunen. Je kunt het echter beter aan de werknemer overlaten om aan te geven wat hij nodig heeft. Laat hem weten dat je hem wilt ondersteunen als dit nodig is. Vraag hem om precies aan te geven welke hulp of ondersteuning hij denkt nodig te hebben. Dan kun je samen bespreken of dit ook mogelijk is. Neem de afspraken die je samen maakt ook op in het POP. Zo weet de werknemer wat hij van de organisatie mag verwachten en kan hij je hierop aanspreken.

3.4.5 Voortgangsgesprekken en evaluatie

vinger aan 
de pols

tussentijds aanpassen

Een vorm van ondersteuning die jij of de leidinggevende altijd zal geven, is het bespreken van de voortgang van de uitvoering van het POP. Op deze manier kun je een vinger aan de pols houden. Je kunt de werknemer helpen eventuele knelpunten op te lossen en te kijken of de doelen nog haalbaar zijn en of de middelen en acties inderdaad passen. Concluderen jullie samen dat dit niet het geval is, dan kun je de werknemer vragen het POP tussentijds aan de passen. Zo kan de uitvoering ervan een nieuwe impuls krijgen.

Periodieke voortgangsgesprekken kunnen apart ingepland worden. Een andere optie is dat je deze verbindt aan bijvoorbeeld de vaste functioneringsgesprekken. Het kan wel voorkomen dat een voortgangsgesprek over het POP zinvol is op het moment dat er volgens de vaste functioneringscyclus nog geen gesprek is.

Evaluatie

verloop

zinvol

Rondt de werknemer bepaalde fasen van zijn POP of het volledige plan af, dan evalueer jij of de leidinggevende met hem het verloop ervan. Zeker bij een ontwikkelingstraject dat langer duurt dan een jaar, zijn tussentijdse evaluaties belangrijk. Beslaat het plan een jaar, dan zijn tussentijdse voortgangsgesprekken zinvol, maar kun je vaak volstaan met één afsluitende evaluatie.