7.1 Uit het oog, uit het hart
veeleisende baan
onder op de stapel
Werknemers zijn niet de hele dag bezig met ontwikkeling. Ze voeren ook gewoon hun werkzaamheden uit. Zeker bij mensen die een drukke of veeleisende baan hebben, is een werkdag dan snel gevuld, niet alleen qua tijd, maar ook wat betreft energie en aandacht. Een belangrijke valkuil is dan ook dat de werknemer zijn POP opzijschuift, omdat hij meent dat er dringender zaken zijn. Zodra het plan eenmaal onder op de stapel ligt, is het snel vergeten.
Activiteiten uit een POP plannen
Sommige acties die werknemers in een POP opnemen, zijn heel duidelijk en planbaar, of zelfs dwingend van aard. Ze zijn daardoor moeilijk te vergeten of uit te stellen. Denk bijvoorbeeld aan geplande opleidingen of trainingen. Die zijn geboekt en staan in de agenda. De kans is klein dat een werknemer zoiets vergeet. Zaken zoals meelopen met collega’s, vakliteratuur bijhouden of zelfstudie kunnen veel gemakkelijker onder het tapijt worden geveegd. Ze staan niet echt op de agenda en kunnen altijd worden uitgesteld. Een werknemer die zeeën van tijd heeft, zal er wel aan denken en aan de slag gaan. Wie echter dringende en meer concrete werkzaamheden heeft om zijn dag mee te vullen, zal dit sneller ‘vergeten’. Het is dus noodzakelijk om juist de minder dwingende en planbare activiteiten zorgvuldig vast te leggen en te plannen.
7.1.1 Tijd inruimen
voorwaarde
werkplanning
Voor alle activiteiten moet in ieder geval aan één voorwaarde zijn voldaan: de werknemer moet tijd inplannen. Doet hij dit niet, dan komt er van het POP sowieso niets terecht. Het is daarom verstandig om alle activiteiten die te maken hebben met het POP in de werkplanning mee te nemen. Op die manier is het moeilijker om zaken over het hoofd te zien.
gewoon werk
Dit kan betekenen dat het gewone werk soms voor POP-activiteiten moet wijken. De werknemer moet taken delegeren, anders plannen of uitbesteden. Het is belangrijk dat de leidinggevende dit ook faciliteert. Hij moet ervoor zorgen dat werknemers voldoende regelmogelijkheden hebben om tijd en ruimte te creëren voor ontwikkelingsacties. Ook als werknemers niet zelfstandig taken extern kunnen beleggen – bijvoorbeeld omdat iemand anders de budgetten beheert –, kun je ze op het hart drukken dat de organisatie altijd bereid is om mee te denken over oplossingen.
Pas op voor verveling bij de werknemer
Als een POP-traject niet goed van de grond komt, denk je al snel dat het plan misschien te ambitieus is, of dat de werknemer gewoonweg te weinig tijd heeft voor de uitvoering. Maar bedenk dat verveling net zo gevaarlijk kan zijn. Kan een werknemer zich er slecht toe zetten om zijn POP uit te voeren, dan voelt hij zich mogelijk juist te weinig uitgedaagd. Het is belangrijk hieraan te denken als een leidinggevende het gesprek met de werknemer over zijn spaak lopende POP aangaat.
7.1.2 Gesprekken zijn herinnering
De POP-gesprekken die een leidinggevende voert met zijn werknemers dienen natuurlijk ook als een herinnering. Als zij samen de voortgang bespreken en het blijkt dat de werknemer weinig heeft uitgericht, is dat vaak een teken dat het POP ondergesneeuwd raakt. Hij moet dan met de werknemer bespreken waar dit aan ligt. Is zijn werklast te hoog? Ervaart hij het POP als te weinig dringend of relevant? Zo kunnen ze samen een oplossing bedenken.
7.1.3 POP als vaste taak
aandacht
Door de POP-activiteiten te benaderen als een vaststaand onderdeel van het werk, kun je ze bij werknemers onder de aandacht houden. Hierbij gaat het om meer dan alleen tijd inplannen. Er moet ook aandacht voor zijn. Zo kunnen de POP-acties bijvoorbeeld bij een frequente teambespreking aan de orde komen. Zo worden alle werknemers er regelmatig aan herinnerd dat ook deze taken belangrijk zijn en hun tijd en aandacht verdienen.
Zorg er wel voor dat werknemers het POP door deze besprekingen niet als een last gaan ervaren. Vraag hun bijvoorbeeld om goede ervaringen en interessante ontwikkelingen te delen. Zo ontstaat een positieve sfeer rondom de POP-trajecten.