7.2 Procedure
standaard
In uw OR-reglement hoort een wijzigingsprocedure te staan, waar u zich aan moet houden als u uw reglement gaat wijzigen. U kunt de procedure uit het SER-voorbeeldreglement (zie hoofstuk 10) volgen, maar ook naar eigen inzicht wijzigen. Een aantal stappen moet u echter standaard opnemen, zoals het consulteren van uw bestuurder, omdat dit wettelijk verplicht is. Druist uw procedure in tegen de WOR of houdt u zich niet aan de verplichte stappen en regels, dan is de wijziging onwettig.
7.2.1 Mening van uw bestuurder
concept
wijzigingsprocedure
In overeenstemming met artikel 8, lid 1 WOR moet uw bestuurder altijd de kans hebben zijn mening over de geplande wijziging te geven. In de praktijk komt dit erop neer dat u met uw OR eerst een concept-wijzigingsvoorstel opstelt. Vervolgens geeft u dit concept aan uw bestuurder. Hij kan bezwaren of aanvullingen schriftelijk aan u doorgeven. Overweeg ook of een mondelinge toelichting wenselijk is. Uw bestuurder zal hier vaak prijs op stellen, zeker als hij bezwaren heeft of de wijziging een gevoelig thema betreft.
Bestuurder heeft recht op een mening
Uw OR kan uw bestuurder tijdens de wijzigingsprocedure niet aan de zijlijn laten staan. In artikel 8, lid 1 WOR staat het volgende:
“De ondernemingsraad maakt een reglement waarin de onderwerpen worden geregeld die bij of krachtens deze wet ter regeling aan de ondernemingsraad zijn opgedragen of overgelaten. Het reglement bevat geen bepalingen die in strijd zijn met de wet of die een goede toepassing van deze wet in de weg staan. Alvorens het reglement vast te stellen, stelt de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid zijn standpunt kenbaar te maken. De ondernemingsraad verstrekt onverwijld een exemplaar van het vastgestelde reglement aan de ondernemer.”
U beslist
zorgvuldig overwegen
U bent overigens niet verplicht eventuele bezwaren of opmerkingen van uw bestuurder in de uiteindelijke reglementswijziging te verwerken. Of het raadzaam is zijn mening naast u neer te leggen, is echter een andere zaak en geheel afhankelijk van uw specifieke situatie. U doet er goed aan altijd zorgvuldig te overwegen of de bezwaren van de bestuurder hout snijden en of uw besluit de bezwaren van de bestuurder naast u neer te leggen de onderlinge verstandhouding op korte en langere termijn kan verslechteren. En zo ja, of dit het ook echt waard is.
Verplicht
vermijden
Wijst uw bestuurder u erop dat uw concept indruist tegen de bestaande wetgeving, dan bent u wel verplicht de door u gewenste wijziging aan te passen. Deze situatie kunt u echter vermijden door het concept, voordat u het voorlegt aan uw bestuurder, zelf naast de WOR en eventuele andere toepasselijke wetgeving te leggen. De gevleugelde uitspraak ‘beter voorkomen dan genezen’ is ook hier van toepassing.
Veel mag, maar niet alles!
discriminatie
Uw OR heeft veel vrijheid bij het wijzigen van het reglement, maar u heeft niet helemaal de vrije hand. De wijziging mag namelijk niet indruisen tegen de WOR of andere wetten. Stel, u wilt een extra eis verbinden aan het verkrijgen van kiesrechten. Hierdoor kunnen deeltijders met minder dan zestien contracturen per week zich niet langer verkiesbaar stellen voor de OR. Met zo’n wijziging zou uw OR het wettelijk verbod op discriminatie van deeltijders overtreden. Zo’n bepaling is nietig en mag u dus niet toepassen.
7.2.2 Stemmen
eisen
Zodra uw bestuurder zijn mening kenbaar heeft gemaakt, kunt u aan de volgende stap beginnen: de goedkeuring van het (aangepaste) wijzigingsvoorstel. Kijk in dit geval altijd eerst uw bestaande reglement na. In de praktijk zijn er namelijk vaak eisen aan de besluitvormingsprocedure. Zo bepalen veel reglementen dat bij het besluit een bepaald aantal leden aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld meer dan de helft.
Aantal stemmen
grondwet
blanco stemmen
In OR-reglementen staat vaak ook een bepaling over de stemverhouding die nodig is om het reglement te wijzigen. Soms is dat gewoon 51%, maar tweede derde van de stemmen komt vaker voor. Deze strengere eis wordt dan aangehouden omdat het reglement eigenlijk een soort grondwet is voor de OR. Let hierbij ook op welke stemmen u volgens het reglement wel of niet mag meetellen bij de bepaling van de stemverhouding. Blanco stemmen mogen bijvoorbeeld lang niet altijd worden meegeteld.
7.2.3 Informeren van achterban en bestuurder
betrokkenheid
Is de kogel eenmaal door de kerk en heeft uw OR of PVT de reglementswijziging goedgekeurd, dan wordt het tijd om het nieuwe reglement aan de werknemers bekend te maken. Dit is overigens niet verplicht, tenzij u hierover een afspraak heeft vastgelegd in het reglement. Het is raadzaam het nieuwe reglement te delen, want dit kan de betrokkenheid van werknemers vergroten. U kunt de werknemers schriftelijk of mondeling op de hoogte brengen. U moet het goedgekeurde, gewijzigde reglement wel altijd toesturen aan uw bestuurder.
Tijdstip
zetelaantal
Niet alle wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht. Wijzigingen die verband houden met OR-verkiezingen of het zetelaantal in de raad treden pas in werking vanaf de eerstvolgende verkiezingen.
Zo wijzigt u uw OR-reglement
stappen
Samengevat onderneemt u voor het wijzigen van het OR-reglement de volgende stappen:
- Formuleer de gewenste wijzigingen.
- Ga na of de geplande wijzigingen niet in strijd zijn met de WOR of andere wetten en let op dat deze geen verplichtingen bevatten voor personen buiten de OR.
- Vraag uw bestuurder wat hij vindt van de aanvullingen of de wijzigingen.
- Bespreek het standpunt van uw bestuurder tijdens een OR-vergadering.
- Organiseer een stemming in de raad; daarmee is het gewijzigde reglement vastgesteld.
- Zorg dat het aangepaste reglement in handen komt van uw bestuurder.
- Informeer de werknemers van uw organisatie over de wijzigingen.