10.3 Vernieuwingen voorbeeldreglement SER
In 2020 heeft de SER enkele wijzigingen opgenomen in het voorbeeldreglement. Hieronder vindt u per onderwerp een toelichting daarvan.
De SER geeft in het voorbeeldreglement opties voor vernieuwing van de medezeggenschap binnen de bestaande regels van de WOR. Denk aan het werken met thema’s of klankbordgroepen, het organiseren van bijeenkomsten of het gebruikmaken van digitale platforms.
10.3.1 Algemene verordening gegevensbescherming
privacy
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is uw bestuurder verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van werknemers en alle relaties met wie uw organisatie zaken doet. In de praktijk gaat dit helaas niet altijd goed. Privacy is daarom een belangrijk aandachtspunt voor iedere organisatie en voor de OR in het bijzonder.
Uw OR heeft op grond van artikel 27, lid 1k WOR instemmingsrecht bij het privacybeleid en kan aan de bel trekken als uw bestuurder zich niet aan de regels houdt.
Privacybeleid
zorgvuldig
Uw organisatie krijgt de beschikking over allerlei gegevens. Niet alleen van iedereen die voor uw organisatie werkt, ook van bijvoorbeeld klanten, bezoekers of leveranciers. Uw bestuurder moet zorgvuldig omgaan met deze privacygevoelige informatie. In het privacybeleid moet hij vastleggen hoe hij met deze gegevens omgaat: welke gegevens hij registreert en bewaart, met welk doel, voor hoelang en hoe hij de gegevens beschermt.
Voorbeeldartikel
kiesgerechtigd
Maar ook uw OR moet rekening houden met de AVG. Rondom de verkiezingen krijgt u immers te maken met veel persoonsgegevens. U stelt een verkiezingsregister op en daarin neemt u alle namen van verkiesbare en kiesgerechtigde werknemers op. Zorg er dus voor dat u deze informatie zorgvuldig behandelt. In het modelreglement vindt u een voorbeeldartikel rondom het verkiezingsregister. Ook vindt u in de bijlagen van het modelreglement een voorbeeldtekst over het verkiezingsregister dat u aan alle werknemers kunt sturen op het moment dat u ze wilt informeren over de verkiezingen en het verkiezingsregister. Het moet voor werknemers mogelijk zijn om navraag te doen bij uw OR of de verkiezingscommissie rondom hun kiesgerechtigdheid en verkiesbaarheid. Mogelijk twijfelen ze of ze zichzelf verkiesbaar kunnen stellen bijvoorbeeld.
Kandidatenlijsten publiceren
veilig opslaan
Om de OR-verkiezingen te organiseren, moet u de kandidatenlijsten publiceren. Het is daarbij belangrijk dat u zorgvuldig omgaat met het opstellen en verspreiden van deze lijsten. Sla ze veilig op, want het is niet de bedoeling dat deze lijsten buiten uw organisatie terechtkomen. Daarbij moet u werknemers ook laten weten wat er precies met hun gegevens gebeurt, zowel voorafgaand als na afloop van de stemming. Zorg dus dat u de volgende vragen voor de werknemers beantwoordt:
- Welke gegevens worden bij de uitslag van de stemming bekendgemaakt?
- Hoe worden de gegevens bewaard?
Sancties van de Autoriteit Persoonsgegevens
boete
Als uw organisatie de privacywetgeving overtreedt, kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) uw organisatie sancties opleggen: van een waarschuwing of berisping tot een last onder dwangsom of boete. Die boetes zijn niet mals. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen de boetes oplopen tot maximaal € 20 miljoen (en als dat niet voldoende is: 4% van de wereldwijde jaaromzet).
10.3.2 Elektronische stemming
Het modelreglement van de SER gaat, net als de WOR, in principe uit van een ‘schriftelijke stemming’. Toch komen digitale OR-verkiezingen steeds vaker voor. Ook daarover kan uw OR meer lezen in de nieuwe versie van het modelreglement. Let er bijvoorbeeld op dat in uw OR-reglement staat dat er sprake is van een elektronische stemming en zorg dat dit in alle artikelen waarin het gaat over de stemming juist staat verwoord.
Meer informatie over digitale OR-verkiezingen en elektronisch stemmen vindt u in de tools op rendement.nl/ordossier.
Verwerkersovereenkomst
AVG
Voordat u de verkiezingen organiseert, zult u op zoek moeten naar een aanbieder van de digitale verkiezingstool. Hierbij speelt de AVG een belangrijke rol, want de leverancier gaat immers persoonsgegevens verwerken. In een verwerkersovereenkomst met de leverancier maakt u afspraken over de zorgvuldige verwerking van deze persoonsgegevens en het bewaren daarvan. Omdat het verkiezingsproces objectief controleerbaar moet zijn, moet de leverancier via een logboek informatie bijhouden over de verschillende fasen van het verkiezingsproces.
Voorwaarden
toegankelijkheid
Uw OR zal ook aan een aantal voorwaarden moeten voldoen om het elektronisch stemmen via de digitale verkiezingstool goed te laten verlopen:
- Toegankelijkheid waarborgen: de tool voorziet kiesgerechtigden van begrijpelijke informatie via handleidingen of video’s. Bovendien is de tool eenvoudig te gebruiken en toegankelijk voor alle kiesgerechtigden.
- Fraudepreventie: unieke stemcodes worden alleen verstuurd naar geregistreerde kiesgerechtigden, die daarmee slechts eenmaal kunnen stemmen. De tool registreert dus nauwkeurig dat er is gestemd en door wie, zodat hergebruik van een stemcode technisch onmogelijk is.
- Geheimhouding van de stemming: de gebruikte apparatuur en programmatuur zorgen ervoor dat een uitgebrachte stem niet te herleiden is naar de kiesgerechtigde.
- Datavernietiging en bezwaarregeling: de tool garandeert dat de gegevens na een vastgestelde periode worden vernietigd. Ook moet de bezwaarregeling uit het OR-reglement van toepassing zijn.
10.3.3 Geoormerkte zetels
kiesgroepen
Wilt u zich inzetten voor een evenredige vertegenwoordiging binnen uw OR, dan kunt u kiezen voor kiesgroepen. Er is dan wel een risico op onvervulde kiesgroepzetels. Een andere optie is het oormerken van zetels. Het reglement bevat hier nu ook voorbeeldteksten voor. Geoormerkte zetels zijn bestemd voor bepaalde groepen werknemers, onderdelen of vestigingen. Mochten er geen kandidaten beschikbaar zijn voor de geoormerkte zetels, dan is het – in tegenstelling tot de kiesgroepzetels – mogelijk om de zetels te laten bezetten door andere kandidaten.
10.3.4 Kiesgroepen, COR, GOR en commissies
U kunt het voorbeeldreglement van de SER meteen inzetten voor uw OR. In het modelreglement vindt u verder ook specifieke bepalingen voor het werken met kiesgroepen. Daarnaast zijn er losse reglementen beschikbaar voor de centrale ondernemingsraad (COR) en de groepsondernemingsraad (GOR), en modelbesluiten voor de instelling van commissies. U kunt al deze documenten downloaden via ser.nl.
10.3.5 Ambtelijk secretaris
toelichting
Bij de begripsbepalingen die in het voorbeeldreglement in artikel 1 aan bod komen, vindt u ook een toelichting over de ambtelijk secretaris: ‘de functionaris die door de ondernemer aan de OR is toegevoegd. Hij maakt geen deel uit van de OR.’
Op rendement.nl/ordossier vindt u meer informatie over de ambtelijk secretaris. Ook vindt u daar een tool voor het eenvoudig opstellen van een functieprofiel voor de ambtelijk secretaris.
Verantwoordelijkheid
verantwoordelijkheid
In het algemeen kiest uw OR één van zijn leden als secretaris, maar soms kan het verstandig zijn als de bestuurder een ambtelijk secretaris aanstelt. Bijvoorbeeld als geen van de OR-leden beschikbaar is voor het secretariaat. Vaak werkt de ambtelijk secretaris naast de secretaris van uw OR en voert hij werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de OR-secretaris. Hoewel de ambtelijk secretaris geen lid is van de OR, gelden de geheimhoudingsplicht en de bescherming tegen benadeling en ontslag wél.
Maatwerk in de ondernemingsovereenkomst
meer rechten
werkwijze
Artikel 32 WOR biedt uw OR en uw bestuurder de mogelijkheid om aan uw OR (of PVT) meer rechten toe te kennen dan de WOR noemt. Deze extra rechten en bevoegdheden voor uw OR en de concrete afspraken daarover, leggen OR en bestuurder schriftelijk vast in een ondernemingsovereenkomst. De overeenkomst kan ook worden gebruikt voor een meer gedetailleerde invulling van voorschriften uit de WOR en regelt dan de werkwijze van uw OR. Deze overeenkomst bestaat dan naast het OR-reglement.
Onbepaalde tijd
Tenzij uw OR en uw bestuurder iets anders afspreken, geldt zo’n ondernemingsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit betekent dat ook opvolgende ondernemingsraden en bestuurders aan de gemaakte afspraken gebonden zijn.