Artikel 17
De OR komt in een vergadering bij elkaar:
a op verzoek van de voorzitter;
b op gemotiveerd verzoek van ten minste twee leden.
De voorzitter bepaalt de tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van OR-leden vindt binnen veertien dagen plaats nadat de voorzitter het verzoek heeft ontvangen.
De secretaris doet op schriftelijke of elektronische wijze mededeling van de vergadering aan de leden van de OR. Deze mededeling vindt, behalve in spoedeisende gevallen, niet later plaats dan zeven dagen voor de vergadering.
Een vergadering kan slechts plaatsvinden als de meerderheid van de leden van de OR, als bedoeld in artikel 2, lid 1 van het reglement, aanwezig is.
Bij afwezigheid van de voorzitter en van diens plaatsvervanger kiest de OR uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering.
Bestuurlijk en ambtelijk secretaris
Vaak kiest de OR één van zijn leden tot zijn secretaris. Dit is dan ‘de secretaris van de OR’ of de bestuurlijk secretaris. Daarnaast kan de bestuurder een niet-OR-lid tot secretaris van de OR benoemen. Dit heet dan de ‘ambtelijk secretaris’. De OR kan eventueel deze secretaris ook tot eigen bestuurlijk secretaris benoemen. In de praktijk is er echter vaak een bestuurlijk secretaris én een ambtelijk secretaris. De laatste verricht dan onder verantwoordelijkheid van de eerste werkzaamheden ten behoeve van (het secretariaat van) de OR. De ambtelijk secretaris heeft recht op dezelfde faciliteiten (artikel 17 WOR) als de OR-leden en geniet ook dezelfde ontslagbescherming als de leden van de OR (artikel 21 WOR).
Artikel 18
De OR benoemt een secretaris.
De secretaris is belast met het bijeenroepen van de OR, het opmaken van de agenda en het opstellen van het verslag van de vergadering en met het voeren en beheren van de correspondentie van de OR.
Artikel 19
De secretaris stelt in overleg met de voorzitter van de OR voor iedere vergadering een agenda op. Ieder OR-lid kan de secretaris vragen om een onderwerp op de agenda te zetten.
De secretaris verstuurt de agenda aan de OR-leden en de ondernemer en bevordert, zoveel als mogelijk, dat de in de onderneming werkzame personen van de agenda kunnen kennisnemen. Behalve in spoedeisende gevallen gebeurt de bekendmaking van de agenda niet later dan zeven dagen vóór de OR-vergadering.
Artikel 20
De OR beslist in vergaderingen via een meerderheid van stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan, tellen de blanco stemmen niet mee.
Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd.
Als bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij de eerste stemming de meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is degene die de meeste stemmen krijgt, gekozen. Als de stemmen staken, beslist het lot.
Bij staking van stemmen over een voorstel dat de OR moet nemen dat niet gaat over een te benoemen persoon, wordt dit voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw besproken. Als de stemmen op deze vergadering opnieuw staken, is het voorstel van tafel en kan het niet nogmaals ter stemming worden gebracht.