8.1 Stappenplan

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: juni 2019

MVO STEPS

Als u MVO in de ondernemingsvoering wilt opnemen, kunt u gebruikmaken van een stappenplan. U kunt bijvoorbeeld werken met MVO STEPS van MVO Nederland. Het idee achter deze methode is dat u in vier stappen tot een succesvol en gedragen MVO-beleid komt.

Succesformule

Er bestaat geen succesformule voor het invoeren van MVO. Wat de beste aanpak is, verschilt per onderneming. Wel zijn er een aantal stappen die u standaard kunt nemen om maatschappelijk verantwoord te gaan ondernemen.

8.1.1 Succesfactoren

Wilt u zeker weten dat u het stappenplan succesvol doorloopt? Uw onderneming vergroot de kans op een geslaagd MVO-beleid en de implementatie hiervan door rekening te houden met de drie succesfactoren:

stakeholders;
draagvlak;
transparantie.

De factoren stakeholders, draagvlak en transparantie bent u in hoofdstuk 7 al tegengekomen.

De hamvraag van MVO: Waarom?

motieven

Ondernemingen hebben verschillende redenen om zich met MVO bezig te houden. In de praktijk spelen altijd meerdere motieven een rol.

fatsoenlijk

U kunt drie hoofdmotieven onderscheiden:

MVO omdat het loont: Zoals u in hoofdstuk 6 kon lezen, draagt MVO bij aan de financiële prestaties van ondernemingen, vooral op de langere termijn. Dit kan een reden zijn voor ondernemingen om MVO te omarmen.
MVO omdat het moet: Soms worden ondernemingen gedwongen om zich (meer) met MVO bezig te houden, meestal onder druk van grote inkopers als de overheid, of grote ondernemingen. De oorzaak kan ook liggen bij incidenten als consumentenboycots, mediaschandalen of stakingen. Verder vindt zowel de Nederlandse overheid als de internationale gemeenschap het van belang dat ondernemingen zich aan wetten en internationale richtlijnen houden.
MVO omdat het moet: Niet alleen financiële overwegingen of druk van buitenaf spelen een rol bij MVO. Veel ondernemingen kiezen ervoor omdat zij fatsoenlijk zaken willen doen. Ze willen een steentje bijdragen aan de maatschappij, gaan op een prettige manier om met hun personeel en willen het milieu niet te veel belasten. Ze doen aan MVO, omdat ze vinden dat het hoort.

8.1.2 Missie en visie

toekomstplannen

Een goed MVO-beleid past binnen de toekomstplannen van uw onderneming. Daarom is het belangrijk dat MVO allereerst onderdeel wordt van uw missie en visie.

Missie

Een missie legt uit waar een onderneming voor staat als het om maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat. Welke rol wil uw onderneming spelen in de maatschappij?

Visie

lange termijn

Een visie maakt de missie concreet. Met andere woorden: Waar gaat uw onderneming voor op de lange termijn? Het geeft stakeholders een beeld van de toekomst van uw onderneming.

In de missie en visie legt u vast waar uw onderneming voor staat en welke koers zij wil volgen op het gebied van people, planet en profit. Zo inspireert u collega’s en andere stakeholders. En wijzen alle neuzen in dezelfde richting.

branchecijfers

Hoe komt u tot de missie en visie? Trendanalyses en branchecijfers laten zien wat er speelt in de omgeving. U kunt daarmee inzicht krijgen in de maatschappelijke ontwikkelingen rond uw onderneming. De visie van uw stakeholders is een belangrijke aanvulling. Deze twee zaken geven samen een goed beeld van de omgeving.

Thema’s

thema’s

Welke maatschappelijke ontwikkelingen hebben effect op uw onderneming? Hoe beïnvloedt uw onderneming de omgeving? Wat doen concurrenten? Als u hier onderzoek naar doet, krijgt u inzicht in de maatschappelijke thema’s die belangrijk zijn voor uw onderneming Dit helpt u te bepalen waar u onderscheidend wilt zijn en invloed op wilt hebben.

Omgevingsanalyse

inzicht

Vervolgens neemt u de resultaten van de eigen omgevingsanalyse bij de hand en ga met uw stakeholders in gesprek over het belang van MVO voor de onderneming. Dit leidt tot nieuwe inzichten én het onderwerp gaat leven: u creëert draagvlak voor MVO.

Met behulp van de twee analyses kan uw onderneming een voorlopige missie en visie opstellen, waarna zij die toetst. Daarna zien de definitieve missie en visie het levenslicht.

8.1.3 MVO-plan

basis

U heeft nu een missie en een visie. Dit is de basis voor uw MVO-plan. Met het MVO-plan bepaalt u hoe u uw missie en visie in de praktijk kunt brengen. Het MVO-plan vormt samen met de missie en visie de basis voor uw MVO-beleid.

MVO-doelstellingen

KPI

Op basis van de verschillende thema’s die naar voren kwamen in de omgevingsanalyse van de vorige fase formuleert u, in lijn met uw missie en visie, uw MVO-doelstellingen. Door Key Performance Indicators (KPI’s) vast te stellen maakt u deze doelstellingen meetbaar.

KPI’s zijn indicatoren waarmee prestaties en resultaten gemeten kunnen worden, en waar u dus op kunt sturen. Zo kan bijvoorbeeld ‘kilo CO2-uitstoot’ een indicator zijn voor luchtvervuiling, of ‘personeelsverloop’ een indicator voor medewerkerstevredenheid.

Nulmeting

startpunt

Aan de hand van de KPI’s doet u een nulmeting: u brengt in kaart hoe uw onderneming scoort op de thema’s. Op sommige thema’s heeft u wellicht al inspanningen gedaan en scoort u al goed. Deze nulmeting is het startpunt voor uw doelstellingen.

Nu u weet waar u staat, kunt u op basis van uw ambities resultaatsdoelen vaststellen voor iedere indicator. Zorg ervoor dat de doelstellingen in lijn zijn met de ambitie die in de visie is uitgesproken. Zorg er daarnaast voor dat de doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn.

Strategie formuleren

planning

Als uw onderneming doelen heeft geformuleerd, geeft een strategie aan hoe deze doelen behaald gaan worden: de acties die moeten worden genomen, hoe deze moeten worden genomen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Om tot een actieplan te komen, stelt u zichzelf de volgende vragen:

In welke ondernemingsprocessen oefent u invloed uit op de verschillende maatschappelijke thema’s?
Hoe kunt u hierin verduurzamen?
Hoe ziet de planning eruit?
Wie is hiervoor verantwoordelijk en is hier budget voor?

Heeft u het actieplan opgesteld, dan is het belangrijk om een verantwoordelijke aan te wijzen die toeziet op de uitvoering van de maatregelen.

8.1.4 Uitvoeren

U heeft een missie en visie en het MVO-plan is af. U kunt nu tot actie overgaan. Zorg met de werkgroep voor voldoende draagvlak binnen de onderneming. Stimuleer collega’s om met MVO aan de slag te gaan. Laat hen het belang ervan inzien, nodig hen uit tot meedenken en probeer zoveel mogelijk vragen over MVO te beantwoorden.

kennis

randvoorwaarden

Zorg dat er naast enthousiasme ook voldoende kennis, vaardigheid en begrip van MVO is, in alle lagen van de onderneming. Organiseer workshops of trainingen over MVO. Deelgroepen kunnen zich specialiseren in deelthema’s van MVO. Ook is het belangrijk om de onderneming te voorzien van de juiste hulpmiddelen en randvoorwaarden om het MVO-beleid uit te voeren, denk bijvoorbeeld aan ICT voor papierloze processen.

Afdelingen

actieplan

In het actieplan heeft u geformuleerd wie welke acties moet nemen om de MVO-doelen te halen. Voor goede borging van MVO is het belangrijk dat het niet bij deze losse MVO-acties blijft, maar dat alle afdelingen bijdragen aan het behalen van de MVO-doelen.

Uw afdeling kan bijvoorbeeld bijdragen door over te stappen op e-factureren, de facilitaire afdeling kan de CO2-uitstoot terugdringen door te zorgen voor energiezuinige verlichting of verwarming, en de inkoopafdeling kan bijdragen door groene stroom in te kopen.

8.1.5 Verbeteren

doelen

MVO is continu in beweging. U heeft nu uw MVO-plan gemaakt en MVO-activiteiten ook uitgevoerd. Achterhaal nu of de doelen gehaald zijn, en of het door veranderingen in de omgeving nodig is uw doelen aan te passen. Verbeter of vul uw MVO-plan aan op basis van de uitkomst.

Dat doet u door de MVO-activiteiten en -prestaties te monitoren en te evalueren. Dragen deze bij aan de MVO-doelstellingen die u eerder in uw MVO-plan heeft geformuleerd?

U bent hier