3.1 Analoog of digitaal?

start

weloverwogen keuze

In het OR-reglement hoort te staan hoe de OR-verkiezingen in uw organisatie eruitzien: digitaal, analoog of hybride. Nog voordat uw OR start met de organisatie van de verkiezingen, moet u dus al een keuze maken tussen de drie opties. Overweegt u om de verkiezingen digitaal te houden, denk dan goed na over de voor- en nadelen en over de (technologische) voorwaarden, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken. Bij de keuze tussen digitaal en analoog stemmen doet u er goed aan om op een aantal zaken te letten.

Het schriftelijkheidsvereiste

met de hand

Artikel 9 WOR schrijft voor dat werknemers OR-leden kiezen door middel van een geheime schriftelijke stemming. Bij analoog stemmen vult een werknemer met de hand zijn stembiljet in. Daardoor is aan het zogeheten schriftelijkheidsvereiste voldaan. Hoe kunt u bij digitaal stemmen ook voldoen aan dit schriftelijkheidsvereiste? U kunt bijvoorbeeld aan de werknemer vragen akkoord te gaan met het digitaal uitbrengen van zijn stem.

Geheime stemming

Bij analoge stemming is de geheimhouding vaak gewaarborgd door het gebruik van stemhokjes. U verzamelt de ingevulde stembiljetten in een afgesloten bak. Bij digitaal stemmen moet de geheimhouding geregeld zijn in de applicatie die uw OR gebruikt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat een stem herleidbaar is naar een kiezer.

Waarborgen van eerlijke verkiezingen

keuze

Het is belangrijk dat kiezers niet kunnen frauderen bij de OR-verkiezingen. Besteed hier aandacht aan bij uw keuze voor een applicatie. Iedere kiezer mag bijvoorbeeld maar één stem uitbrengen. De digitale stemapplicatie moet dus unieke stemcodes verstrekken die maar één keer te gebruiken zijn. Vraag bij de leveranciers goed na hoe fraudebestendig de digitale stemapplicatie is.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

namen

Europese ­privacywet

Bij het organiseren van OR-verkiezingen moet uw OR persoonsgegevens verzamelen. U moet tenslotte over de namen van verkiesbare en stemgerechtigde werknemers beschikken (verkiezingsregister) om deze binnen de organisatie bekend te maken. Daarbij moet u voldoen aan de AVG.

Volgens deze Europese privacywet heeft uw OR voor het verwerken van persoonsgegevens een grondslag nodig die is genoemd in de AVG. Eén van deze grondslagen is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting of de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Meer over de grondslagen leest u in paragraaf 4.2.1.

Uw OR mag de namen verzamelen van de werknemers die kiesgerechtigd zijn. Meer hierover leest u in hoofdstuk 6.

Controleerbaarheid van de verkiezingsuitslag

mogelijkheid

logboek

Als iemand wil controleren of de verkiezingen juist zijn verlopen, moet uw OR deze persoon daar de mogelijkheid toe geven. Bij analoog stemmen is het een kwestie van het goed bewaren van de stembiljetten. Bij digitaal stemmen moet controle op een andere manier mogelijk gemaakt zijn. Denk hierbij aan het bijhouden van een logboek, waarin alle stappen in het verkiezingsproces vastgelegd zijn, op zo’n manier dat iedereen de rechtsgeldigheid van de verkiezingen kan controleren.

Transparantie

verantwoordelijkheden

Spreek duidelijk af en leg goed vast welke onderdelen en verantwoordelijkheden uit het verkiezingsproces bij de aanbieder van de verkiezingssoftware liggen en welke bij de verkiezingscommissie van uw OR.

Dit legt uw OR vast in de overeenkomst die u opstelt met de aanbieder. Dit voorkomt niet alleen dat de aanbieder en uw OR elkaar in de weg zitten, maar draagt ook bij aan de transparantie van het verkiezingsproces.

3.1.1 OR-reglement aanpassen

aanpassen

Heeft uw OR de keuze gemaakt om digitale verkiezingen te organiseren, dan is het zaak om uw OR-reglement aan te passen. Meer over het aanpassen van het reglement leest u op rendement.nl/ordossier.

geest

garanderen

In de WOR staat niet beschreven wat u hierover in het reglement zet. Wel staat in artikel 9, lid 1 WOR dat OR-verkiezingen bij geheime en schriftelijke stemming moeten plaatsvinden. Wilt u digitale verkiezingen houden in de geest van de WOR, houd dan rekening met de volgende voorwaarden:

• Garandeer dat iedere kiesgerechtigde werknemer elektronisch zijn stem kan uitbrengen.
• Garandeer dat iedere kiesgerechtigde werknemer anoniem zijn stem kan uitbrengen. Een stem mag dus niet herleidbaar zijn tot een persoon.
• Voorkom dat een kiesgerechtigde werknemer twee keer kan stemmen.

3.1.2 Technologische voorwaarden

eenvoudig

Kiest uw OR ervoor om verkiezingen digitaal te houden, dan is het niet nodig om de ICT-afdeling te vragen een stemsysteem te bouwen. Er is namelijk een groot aantal aanbieders van eenvoudig toepasbare verkiezingssoftware die u kunt inschakelen voor uw OR-verkiezingen.

uitsluitend

Uiteraard is dit niet gratis; aan de aanschaf van zo’n verkiezingstool hangt een prijskaartje. U kunt dit echter zo duur maken als u wilt: maakt uw OR uitsluitend gebruik van het stemsysteem van de aanbieder of gaat u daarnaast ook nog voor een aantal diverse aanvullende diensten?

Besluit of u enkel het stemmen wilt digitaliseren of bijvoorbeeld ook de kandidaatstelling, de bezwaarprocedure of de communicatie over de verkiezingen aan de werknemers. Dit is belangrijk voor het inregelen van het proces, de kosten en de keuze van een digitale stemapplicatie.

deskundigen

WOR

Uw OR doet er goed aan de keuze voor een digitale stemapplicatie te maken met een aantal deskundigen. Denk aan een ICT-er die kan inschatten of het systeem veilig, anoniem en voor alle stemgerechtigden in uw organisatie te benaderen is. Iemand die goed op de hoogte is van de AVG kan inschatten of het programma aan de eisen van deze privacywet voldoet. En uiteraard is het belangrijk dat iemand met gedegen kennis van de WOR beoordeelt of de digitale stemapplicatie van uw keuze voldoet aan de wettelijke eisen van het verkiezingsproces.