5.4 Bewaarwijze
verschillende manieren
Uw organisatie kan de gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt op verschillende manieren opslaan en bewaren. Bij een controle moet u de originele gegevens kunnen overleggen, die dan juist en ongewijzigd moeten zijn. Een (beperkt) deel van de organisaties werkt nog veel met papieren documenten. Maar het digitaal opslaan van gegevens heeft veel voordelen. U mag echter niet zomaar de vorm van (fiscale) gegevens wijzigen.
Toegankelijk
gemakkelijk
goed opletten
in dezelfde vorm
U moet alle gegevens zo bewaren dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor de controlerende instanties – zoals de Belastingdienst of Inspectie SZW – en voor uzelf. Bovendien moet de betrouwbaarheid van de documenten zijn verzekerd. Deze eis geldt ongeacht de vorm waarin de bestanden zijn opgeslagen, op papier of digitaal. Bij digitale bestanden moet u dus bijzonder goed opletten of eventuele wijzigingen in de computerbesturingssystemen geen consequenties hebben voor de toegankelijkheid van de gegevens. Ze moeten door conversie binnen een redelijke termijn (en uiteraard ongewijzigd) in te zien zijn. Pas dan kunt u het oude systeem helemaal verwijderen.
Verder moet uw organisatie de gegevens in principe in dezelfde vorm bewaren als waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van een digitaal ingeboekte papieren nota moet dus ook het origineel bewaard blijven.
Als uw organisatie te bewaren fiscale gegevens wil omzetten naar een andere vorm, moet u hierover van tevoren goede afspraken maken met de Belastingdienst.
Papier
overstappen
Sommige werkgevers geven nog steeds de voorkeur aan het voeren van een volledig papieren administratie. Andere willen wel overstappen, maar zien op tegen deze klus. Degenen die willen overstappen, moeten er rekening mee houden dat ze de oude papieren documenten in diezelfde vorm moeten bewaren totdat de bewaartermijn is verstreken. Dat betekent dat bij de overstap vaak een papieren en elektronische administratie naast elkaar lopen.
voordelen
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Het is niet voldoende om een bestand uitsluitend in afgedrukte vorm te bewaren. Op de website belastingdienst.nl vindt u ter hulp de brochure ‘Geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’.
Digitaal
gegevens samenvoegen
Digitale gegevensopslag heeft een aantal voordelen. U heeft minder opslagruimte nodig en het zoeken is vaak eenvoudiger en overzichtelijker. Dit bespaart u dus tijd en ruimte. Daarnaast is belangrijk dat ook de overheid steeds meer digitaal regelt, waar u met een digitale administratie dan mooi op aansluit. Een ander voordeel van digitale dossiers is dat u de gegevens wat economischer kunt opslaan. In principe moet u namelijk ook alle detailgegevens bewaren. Bepaalde informatiesystemen kunnen verschillende gegevens echter samenvoegen. De informatie wordt dan verdicht zoals dat heet. U mag van deze methode echter alleen gebruikmaken zolang alle informatie bewaard blijft en de inspecteur deze binnen een redelijke termijn alsnog kan inzien.