3.3 Inzicht in werknemers
inspelen
Om de invoering van flexplekken te laten slagen, is het belangrijk dat de werkgever inzicht heeft in de eigenschappen en behoeftes van werknemers. Zodra de werkgever bepaald gedrag kan duiden, kan hij bewust inspelen op de behoeftes van de werknemers.
3.3.1 Diversiteit
wens
Verandertrajecten worden vaak ingericht vanuit de behoefte van degene die aan het roer van het proces staat. Bij het invoeren van flexplekken is dit meestal de wens van de werkgever om kosten te besparen. Dit werkt conflicten en tegenstellingen in de hand.
Verschillen
voorkeur
aanpak
Mensen zijn niet op voorhand voor of tegen een verandering. Ze verschillen alleen in de manier waarop ze ermee omgaan. Verandermanagers hebben bijvoorbeeld vaak een extraverte voorkeur. Ze stellen daadkracht, snelheid en ambitie centraal, terwijl introverte werknemers behoefte hebben aan dialoog en het analyseren van de verandering om de consequenties ervan te kunnen plaatsen. Oog voor de diversiteit van werknemers is bepalend voor het succes van elk verandertraject. Het is dus belangrijk dat de werkgever zijn aanpak hierop afstemt. Zo vergroot hij het draagvlak en daarmee de kans dat de door hem gewenste verandering daadwerkelijk een succes wordt.
Implementatieproces
voortrekker
Het succes van een nieuw kantoorconcept hangt mede af van het implementatieproces. Een enthousiaste voortrekker, commitment van het management, heldere doelen, goede begeleiding, duidelijke communicatie en voldoende tijd voor discussie en reflectie blijken kritische succesfactoren.
De werkgever moet zorgen voor een adequate projectorganisatie met duidelijke taakafspraken en heldere bevoegdheden.
3.3.2 Wensen en behoeftes
ideeën
De OR kan er bij de werkgever op aandringen dat hij vooraf inventariseert wat werknemers belangrijk vinden bij het werken met flexplekken en hun ideeën meenemen in de besluitvorming. Als de werkgever rekening houdt met de wensen en behoeftes van werknemers, zal er binnen de organisatie meer draagvlak zijn.
Activiteiten
irritatie
De werkgever moet kritisch kijken naar het aantal flexplekken. Zijn er te weinig, dan vindt niet iedereen een bureau. Maar zijn er te veel, dan heeft dat tot gevolg dat mensen nauwelijks van plek wisselen en er dus geen flexibiliteit is. Ook kan het contact afnemen. Extra irritatie ontstaat dan overigens als leidinggevenden wél een vaste werkplek hebben. De werkgever moet goed inventariseren welke activiteiten werknemers verrichten gedurende de dag. Dit is onmisbare informatie bij het berekenen van het aantal flexplekken en het aantal concentratie-, stilte- en overlegplekken.
Hechten
inrichting
Werknemers hebben de neiging zich te hechten aan een vaste werkplek. Maak de inrichting van flexplekken dus aantrekkelijk en zorg dat ze zich overal thuis voelen. Het zit ’m vaak in kleine dingen zoals planten, kunst aan de muur en ruimte (bijvoorbeeld een magneetbord of een plank) voor persoonlijke bezittingen.
Wees creatief met ontwerp en indeling. Een mooi voorbeeld hiervan is een grote doorloopkast met aan de binnenkant – zodat niemand last heeft van het lawaai – de printer en het archief en aan de buitenkant kasten voor persoonlijke eigendommen.
Teambuilding
samenkomen
De werkgever moet ook aandacht besteden aan teambuilding. Door de overstap op flexplekken zullen werknemers elkaar mogelijk minder vaak op kantoor zien of werken zij op kantoor mogelijk niet (altijd) in de buurt van hun directe collega’s. Hier kan bijvoorbeeld de leidinggevende een mooie rol in spelen door een dag te organiseren waarbij werknemers op een locatie samenkomen om samen te werken en/of hun onderlinge band te versterken. De leidinggevende kan werknemers bij de invulling van de dag betrekken door te vragen wat voor activiteiten zij zouden willen doen tijdens de teambuildingsessie.