2.4 Ken uw uitzonderingen
persoonlijk eigendom
nostalgie
Informatie binnen uw organisatie is nooit persoonlijk eigendom als het procesgebonden informatie betreft. Toch blijkt uit onderzoek dat veel informatiedragers en systemen wel degelijk egodocumenten of andere informatie bevatten die toebehoren aan een individu. Denk hierbij aan:
- familiefoto’s en video’s;
- persoonlijke correspondentie met relaties, die niets te maken hebben met activiteiten voor uw organisatie;
- oude projectstukken die worden bewaard om nostalgische redenen;
- oude versies van documenten waarvan een meer actuele versie centraal wordt bewaard of zelfs al is gearchiveerd.
Wat te doen met egodocumenten?
ex-werknemers
Bevatten uw systemen informatie die toebehoort aan een individu? Dan staat u voor een belangrijke vraag. Maakt u voor die stukken een uitzondering binnen het archiveringsproces of niet? Onderneemt u geen actie, dan zit u straks met persoonlijke archieven van ex-werknemers, die al jaren in de kast of op een server staan te wachten om te worden opgeruimd. Maar niemand durft ze aan te raken, omdat er misschien nog iets belangrijks in zit.
2.4.1 Persoonlijk eigendom of niet
beoordeling
Toch wordt er terecht een uitzondering gemaakt voor informatie die wel persoonlijk van aard is, maar tegelijkertijd van belang is voor uw organisatie. Denk aan de resultaten van beoordelingsgesprekken, diploma’s en declaraties.
2.4.2 Verschillende afdelingen
eigenaar
Een andere groep van uitzonderingen betreft de informatie die voortkomt uit processen die door meerdere afdelingen worden gedeeld. Eigenaarschap is dan vaak onduidelijk, waardoor stukken vaak dubbel worden bewaard. Het hangt ervan af of uw organisatie in zijn geheel aan het archiveren is of dat alleen uw afdeling ermee aan de slag gegaan is, of het verstandig is om de status en het belang van deze stukken te inventariseren.
2.4.3 Conflicten
claims
De laatste groep van uitzonderingen betreft de processen die te maken hebben met arbeidsconflicten en financiële claims. U kunt deze documenten beter integraal bewaren, omdat ze een specifiek doel (bewijsvoering) hebben: ze moeten later als een reconstructie van een situatie te lezen zijn.