2.2 De spiegel van de lange termijn

Maar hoe zorgt u ervoor dat de gegevens aan de kwaliteits- eisen (blijven) voldoen? Met andere woorden: hoe zorgt u ervoor dat u uw archiefwaardige gegevens op het juiste moment en in de juiste vorm archiveert?

vooruitdenken

opruimen

De sleutel tot een succesvol archiveringsproces is vooruitdenken. Ken uw organisatie en neem regelmatig de tijd om vooruit te denken! Bijvoorbeeld als uw voornaamste activiteit de afhandeling van in- en verkoopfacturen en de uitbetaling van de salarissen van werknemers is, dan weet u aan het begin van elk nieuw jaar wat u aan het einde van datzelfde jaar moet opruimen en archiveren.

2.2.1 Uw verantwoordelijkheid

directie

bewaartermijn

Het wordt wel wat lastiger als u dit moet voorspellen voor de komende vijf jaar en vrijwel onmogelijk als u dit moet doen voor de komende twintig jaar. Daar hoeft u zich gelukkig geen zorgen over te maken, dat is in principe de verantwoordelijkheid van de directie. Waar u wel verantwoordelijk voor bent, is het vaststellen van:

• welke processen binnen uw afdeling archiefwaardige informatie opleveren;
• welke systemen u hiervoor gebruikt;
• welke uitzonderingen op de gangbare bewaartermijnen gelden.

2.2.2 Handelen op basis van eigen ervaringen

jaaropgave

Daarnaast is het raadzaam om terug te vallen op uw eigen ervaringen op de afdeling als het gaat om het vooraf bepalen welke informatie archiefwaardig zal worden. Zo weet u dat iedere werknemer elk jaar eenmalig een uitdraai moet krijgen van zijn volledige salarissom (jaaropgave) om op tijd en correct de aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen. U weet ook uit eigen ervaring dat er altijd enkele werknemers zijn die deze uitdraai kwijtraken en om een nieuwe vragen, terwijl de laatste loonstrook ook als jaaropgaaf kan dienen.

Extra werk

ziekteverzuim

ontslagdossier

Gaat uw organisatie afscheid nemen van een werknemer? Dan weet u dat daar ook extra administratieve werkzaamheden bij komen kijken. Denk bijvoorbeeld aan:

• de noodzakelijke administratie bij langdurig ziekteverzuim van een werknemer;
• welke documenten nodig zijn om (bijvoorbeeld bij een slepend arbeidsconflict) een ontslagdossier op te bouwen.

Door op deze wijze te kijken naar archiveren, kunt u uw dagelijkse activiteiten beter plannen en efficiënter uitvoeren.