2.5 Ken uw systemen
informatiedragers
toegang
Naast kennis van de processen en mogelijke uitzonderingen is het ook belangrijk om vooraf te weten in welke applicaties en op welke informatiedragers de informatie is opgeslagen en wordt beheerd. Informatiedragers moet u hierbij in de breedste zin van het woord zien; alles kan een informatiedrager zijn. Opnieuw helpt het hier om de werkprocessen als uitgangspunt te nemen om duidelijk in kaart te brengen welke afdelingen toegang hebben tot de systemen en daarmee een speler zijn in het proces van archivering.
Financiële gegevens
Financiële gegevens worden bijvoorbeeld gedurende de creatiefase opgeslagen en beheerd in daartoe specifiek voor ontwikkelde applicaties, beter bekend als ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Er wordt hier dan ook gesproken van gestructureerde gegevens (zie paragraaf 2.1.3).
2.5.1 Voor- en nadelen
overzichtelijk
verwijderen
Een groot voordeel van ERP-applicaties is dat ze informatie snel en overzichtelijk tonen in de juiste categorieën. Een nadeel is dat deze applicaties vaak niet beschikken over de functionaliteit om informatie uit de applicatie te verwijderen. Alles is namelijk volledig met elkaar verweven en randvoorwaardelijk voor de boekhouding.
De ongestructureerde gegevens zijn lastig terug te vinden op e-mailservers, fileshares en zelfs back-uptapes. Er zijn gelukkig steeds slimmere en goedkopere tools op de markt die deze informatie terugvinden en achteraf kunnen classificeren als archiefwaardig of juist niet.
2.5.2 Derde partijen
inventarisatie
Veel organisaties besteden het beheer van hun salarisadministratie uit aan IT-leveranciers. Als u bepaalde informatie verwijderd wilt zien, moeten zij op basis van de AVG hieraan meewerken. Kijk bij de inventarisatie van uw systemen dus ook naar de systemen van derde partijen die voor u werken. Leg alle afspraken met derden schriftelijk vast in een verwerkersovereenkomst!