3.7 Maximaal vijfhonderd privékilometers
alsnog niet bijtellen
Als alle in de voorgaande paragrafen besproken situaties niet van toepassing zijn, is de bijtellingsregeling wegens privégebruik in principe gewoon van toepassing. U hoeft dan echter alsnog niet voor privégebruik van de bestelauto van de zaak bij te tellen als de werknemer deze voor niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar gebruikt, en dat ook kan worden bewezen.
Verklaring
bewijslast niet op uw bordje
Voor de financiële verantwoordelijkheid van uw onderneming is het dan het beste als de werknemer u voor de bestelauto van de zaak een Verklaring geen privégebruik auto toont en u daarvan een kopie in de administratie bewaart. De bewijslast en financiële gevolgen komen hierdoor niet op uw bordje terecht. De Verklaring geen privégebruik auto werkt voor bestelauto’s hetzelfde als voor personenauto’s (zie paragraaf 2.2).
Bij een Verklaring geen privégebruik auto moet de werknemer aan de Belastingdienst bewijzen – bijvoorbeeld via een sluitende rittenregistratie – dat hij maximaal vijfhonderd privékilometers met de bestelauto rijdt. Eventuele financiële gevolgen zijn voor rekening van de werknemer.
geen verklaring aanvragen
De werknemer mag in de volgende situaties voor de ter beschikking gestelde bestelauto geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen:
- De bijtellingsregeling is niet van toepassing omdat gebruik van de bestelauto buiten werktijd niet mogelijk is, de bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer of er een verbod op privégebruik van de bestelauto geldt (zie paragraaf 3.1, 3.2 en 3.4).
- U past de eindheffingsregeling wegens doorlopend afwisselend gebruik toe (zie paragraaf 3.3).
- U heeft voor de bestelauto een collectieve afspraak met de Belastingdienst gemaakt over het privégebruik (zie paragraaf 3.5).
- U heeft namens de werknemer een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto voor deze bestelauto ingediend (zie paragraaf 3.6).
Op Rendement Online vindt u een handige infographic Verklaringen voor de (bestel)auto van de zaak met de verschillen tussen de Verklaring geen privégebruik auto en de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto.
Rittenregistratie
bewijs leveren
De werknemer kan u ook met een sluitende rittenregistratie het bewijs leveren dat hij met de bestelauto van de zaak de grens van vijfhonderd privékilometers op jaarbasis niet overschrijdt. U heeft hiermee een bewijsmiddel in handen richting de Belastingdienst.
Zonder een Verklaring geen privégebruik auto liggen de bewijslast en eventuele financiële gevolgen van het onterecht achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik van de bestelauto van de zaak bij uw onderneming. Zorg in dat geval dus dat u over afdoende bewijs beschikt!
Vereenvoudigd
flinke last
In de praktijk kan het echter zijn dat de werknemer vanwege de aard van het werk (vaak) veel ritten op een dag heeft met de bestelauto. In dat geval is het bijhouden van een rittenregistratie een tijdrovende klus. Omdat die ritten tijdens werktijd worden bijgehouden, is dit voor zowel u als de werknemer een flinke administratieve en financiële last. Om praktische redenen mag de werknemer daarom onder voorwaarden een vereenvoudigde rittenregistratie bijhouden.
schriftelijk
combinatie
Een vereenvoudigde rittenadministratie vermeldt alleen per dag de begin- en eindstand van de kilometerteller, de privéritten en eventueel – als dat niet uit uw administratie blijkt – de volgorde waarin de zakelijke adressen zijn bezocht. Het bewijs dat de vijfhonderd-privékilometergrens niet wordt overschreden, is dan te leveren met een combinatie van die vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen die u in uw administratie vastlegt.
Afspraak vereenvoudigde rittenregistratie
Als voorwaarden voor het mogen bijhouden van een vereenvoudigde rittenadministratie geldt dat u schriftelijk met de werknemer afspreekt dat:
- hij een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
- privégebruik van de bestelauto tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
- u in uw administratie informatie heeft over de zakelijke bestemmingen van de werknemer.
Voorbeeld
aan fiscus voorleggen
De fiscus heeft een voorbeeldafspraak voor de vereenvoudigde rittenregistratie beschikbaar op de website belastingdienst.nl. Als u een eigen afspraak gebruikt of de voorbeeldafspraak naar wens aanpast, kunt u deze aan de fiscus voorleggen ter controle of deze afspraak nog steeds aan de eisen voldoet.