3.4 Verbod op privégebruik
De loonbijtelling wegens privégebruik mag ook achterwege blijven als uw onderneming de werknemers verbiedt om de bestelauto van de zaak privé te gebruiken.
Afspraak
schriftelijk
Als voorwaarde voor het niet bijtellen geldt dat u het verbod op privégebruik in een schriftelijke afspraak met de werknemer vastlegt en deze afspraak bij de loonadministratie bewaart. De Belastingdienst heeft hiervoor een voorbeeldafspraak beschikbaar.
Via rendement.nl/salarisdossier kunt u de voorbeeldafspraak van de Belastingdienst voor het verbod op privégebruik downloaden. U mag dit voorbeeld naar wens aanpassen, maar u doet er dan wel goed aan om de nieuwe versie ter controle aan de fiscus voor te leggen.
Naleving
voldoende toezicht
Verder moet u (aantoonbaar) voldoende toezicht houden op naleving (of overtreding) van het verbod en uw bevindingen daarbij vastleggen. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld de kilometerstanden te controleren, na te gaan wanneer eventuele verkeersovertredingen zijn begaan, de hoeveelheid verbruikte brandstof te controleren en te controleren of uw werknemers buiten werktijd brandstof hebben getankt.
passende sanctie
Ook moet u een passende sanctie opleggen bij overtreding van het verbod. De fiscus noemt als passende sancties een geldboete die in verhouding staat met de loonheffingen over de bijtelling, het verhalen van de bij uw onderneming nageheven loonheffingen op de werknemers of zelfs ontslag.