2.2 Verklaring geen privégebruik auto
aanvragen
De werknemer kan – als bestuurder van de auto – bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen als hij op jaarbasis privé niet meer dan vijfhonderd kilometer met de auto van de zaak rijdt en bijtellen dus niet nodig is.
onbeperkt geldig
Als de werknemer de verklaring van de Belastingdienst ontvangt, overlegt hij die aan u. De Verklaring geen privégebruik auto is onbeperkt geldig. De Belastingdienst stuurt de werknemer wel elk jaar een brief met de vraag of de situatie ongewijzigd is.
U moet een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto maken en deze in de loonadministratie bewaren. Vervolgens laat u vanaf het eerstvolgende loontijdvak de bijtelling achterwege. Correctie van de voorgaande tijdvakken is hierbij niet toegestaan.
bezwaar
Als de fiscus negatief beslist op de aanvraag van de verklaring, kan de werknemer hiertegen bezwaar maken en daarna desgewenst nog in beroep en hoger beroep gaan.
Verantwoordelijkheid
bewijs
op verzoek bewijzen
Voor uw onderneming is het het beste als de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto heeft. Niet alleen geldt die verklaring als bewijs voor het achterwege laten van de bijtelling, maar met het aanvragen ervan neemt de werknemer ook alle verantwoordelijkheid op zich. Het is dan ook de werknemer die op verzoek van de fiscus na afloop van het kalenderjaar moet kunnen bewijzen dat hij inderdaad niet meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden met de auto van de zaak. Dit kan bijvoorbeeld via een sluitende rittenregistratie (zie paragraaf 2.3).
Uw onderneming is door de Verklaring geen privégebruik auto gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig privégebruik van de auto van de zaak, tenzij u daar redelijkerwijs van op de hoogte kon zijn.
Wijzigingen
direct doorgeven
Als er zich tussentijds wijzigingen in de situatie voordoen, moet de werknemer dit direct aan de Belastingdienst doorgeven. Hiervoor kan hij – met gebruik van zijn DigiD – één van de volgende formulieren gebruiken:
- formulier Verklaring geen privégebruik auto: (nieuw) kenteken opgeven, bijvoorbeeld als de werknemer van (bestel)auto van de zaak verandert;
- formulier Verklaring geen privégebruik auto: intrekken, bijvoorbeeld als de werknemer in een kalenderjaar toch de bijtellingsgrens zal overschrijden, als hij een (bestel)auto van de zaak ter beschikking krijgt die hij niet privé kan of mag gebruiken of als hij de (bestel)auto inlevert.
Informeren
staken of aanpassen
De werknemer moet niet alleen de Belastingdienst maar ook uw onderneming informeren over een gewijzigde situatie. Dit kan immers betekenen dat u de bijtelling wegens privégebruik moet staken of aanpassen, of juist moet gaan bijtellen. Wijs de werknemer daarop!
medeplichtig
In de situatie dat de werknemer (toch) privékilometers gaat maken met de auto van de zaak, doet u er goed aan om hem bij het intrekken van de Verklaring geen privégebruik auto te begeleiden. Ook al is uw onderneming in principe niet aansprakelijk zolang de verklaring geldt, de Belastingdienst kan u bij onrechtmatig privégebruik van de auto van de zaak zoals gezegd medeplichtig vinden, met alle financiële gevolgen van dien.
U krijgt bericht van de Belastingdienst als u moet gaan bijtellen voor privégebruik van de auto van de zaak, inclusief per wanneer dat moet. De verloning van de voorgaande perioden hoeft u niet te corrigeren, hiervoor ontvangt de werknemer zelf een naheffingsaanslag loonheffingen.
Controle
tegen de lamp lopen
Volgens schattingen van de Belastingdienst fraudeert zo’n één op de zes werknemers met de Verklaring geen privégebruik auto. De kans om tegen de lamp te lopen, is overigens reëel. Met behulp van flitsauto’s die automatisch kentekens registreren speurt de fiscus naar onrechtmatig privégebruik bij locaties als meubelboulevards, evenementen, sport- en attractieparken en grensovergangen. Daarnaast worden ook de gegevens van flitspalen en trajectcontroles gebruikt.
Fiscus gebruikt toch geen parkeergegevens
privacy in het gedrang
controleren
Parkeergegevens zijn uiteraard zeer interessant voor de Belastingdienst in de speurtocht naar onrechtmatig privégebruik van de auto van de zaak. Ook al oordeelde het gerechtshof in Den Bosch eerder dat hiervoor parkeergegevens mogen worden opgevraagd bij aanbieders van parkeerdiensten – in de betreffende zaak bij SMS Parking – de fiscus heeft aangegeven dat niet langer te doen. De privacy van de bestuurders komt door het opvragen van parkeergegevens toch te veel in het gedrang. De Belastingdienst heeft aangeven dat de eerder opgevraagde gegevens vernietigd zijn.
Fiscus mag cameragegevens niet gebruiken
privacy
De fiscus mag de beelden van snelwegcamera’s niet gebruiken om de rittenregistraties te controleren. Dit heeft de Hoge Raad besloten. In de drie zaken ging het om werknemers die in een auto van de zaak reden. De inspecteur legde naheffingsaanslagen op omdat uit camerabeelden van het Korps Landelijke Politiediensten naar voren kwam dat de auto’s waren gezien op plaatsen die niet overeenkwamen met de rittenregistratie. De Hoge Raad oordeelde echter dat de fiscus met deze controle te veel inbreuk had gemaakt op de privacy. In de Nederlandse wet is immers geen grondslag opgenomen om deze beelden voor belastingdoeleinden te gebruiken.