2.1 Bepaling privégebruik
bijtellen nodig
Om te weten of bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak nodig is, moet u eerst het privégebruik door de werknemer bepalen.
Als de werknemer de auto(’s) van de zaak in totaal op jaarbasis bekeken voor niet meer dan vijfhonderd privékilometers gebruikt, hoeft u niet bij te tellen wegens privégebruik. Het moet wel te bewijzen zijn dat de werknemer die kilometergrens niet overschrijdt.
Jaarbasis
herrekenen naar heel jaar
Het privégebruik van de auto van de zaak moet u op jaarbasis bekijken. Dat betekent dat u voor een werknemer die bijvoorbeeld per 1 november een auto tot zijn beschikking krijgt, het privégebruik over die laatste twee maanden van het jaar moet herrekenen naar een heel jaar. Als dat berekende privégebruik op jaarbasis meer dan vijfhonderd kilometer is, moet u bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak. U hoeft die bijtelling dit jaar dan uiteraard wel alleen te doen voor de twee maanden dat de auto de werknemer daadwerkelijk ter beschikking staat.
U moet een bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak altijd bij de werknemer als loon verwerken. U mag dit niet in de vrije ruimte onderbrengen (behalve het deel van de bijtelling voor buitengewone beveiligingsmaatregelen). Meer over de bijtelling vindt u in hoofdstuk 3.
Wissel
vervangen
Ook als de werknemer het hele jaar een auto van de zaak heeft, maar die auto gaandeweg het jaar wordt vervangen door een andere, moet u het privégebruik op jaarbasis bekijken.
totaal per jaar
niet bijtellen
Stel dat de eerdergenoemde werknemer niet per 1 november voor het eerst een auto ter beschikking krijgt, maar per die datum van auto van de zaak wisselt. U moet dan naar het privégebruik van beide auto’s in totaal in dat jaar kijken. Als de werknemer bijvoorbeeld met auto 1 in de eerste tien maanden 250 kilometer privé rijdt en met auto 2 in de laatste twee maanden 80 kilometer privé, blijft hij op jaarbasis genomen aan privékilometers (330) onder de vijfhonderd-kilometergrens en hoeft u niet bij te tellen.
Beide
bijtelling voor beide auto’s
De situatie is anders als de werknemer van hiervoor bijvoorbeeld 450 kilometer privé rijdt met auto 1 en 100 kilometer privé met auto 2. Op jaarbasis genomen maakt hij dan meer dan vijfhonderd privékilometers (namelijk 550), waardoor bijtellen nodig is. Deze bijtelling moet u dan doen voor beide auto’s en voor het hele kalenderjaar.
Ditzelfde geldt als de werknemer bijvoorbeeld 550 kilometer privé maakt met auto 1 en nul kilometer privé met auto 2. Ook dan is bijtelling voor beide auto’s nodig, ook al rijdt de werknemer met auto 2 helemaal niet privé. De bijtelling wordt nu eenmaal op jaarbasis bekeken.
periode waarin ter beschikking
Uiteraard moet u wel alleen bijtellen wegens privégebruik over de periode waarin de betreffende auto ter beschikking staat aan de werknemer, dus op basis van auto 1 over de periode januari tot en met oktober en op basis van auto 2 over november en december.
situatie omgekeerd
Om naheffingen en boetes te voorkomen, kunt u werknemers schriftelijk laten verklaren of ze al dan niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar maken. U kunt hen ook verplichten om u te informeren als ze deze grens toch overschrijden, zodat u actie kunt ondernemen.
Correctie
bijtellen toch nodig
Let op dat fiscale correctie nodig is als de situatie omgekeerd is, en de werknemer uit het vorige voorbeeld met auto 1 nul privékilometers rijdt en door het privégebruik van auto 2 de vijfhonderdkilometergrens overschrijdt. U heeft dan immers over de eerste tien maanden van terbeschikkingstelling (auto 1) geen bijtelling gedaan – toentertijd de juiste handelwijze – terwijl nu bij terbeschikkingstelling van auto 2 blijkt dat bijtellen over het hele jaar toch nodig is vanwege overschrijding van de bijtellingsgrens.
U zult hiervoor via correcties in de loonaangiften over de periode van auto 1 alsnog een bijtelling moeten verwerken en vanaf de terbeschikkingstelling van auto 2 moet u regulier per loontijdvak bijtellen voor het privégebruik.