11. Debiteurenbeleid

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: april 2020

Belasting niet of niet op tijd kunnen betalen. Zover wilt u het natuurlijk niet laten komen. Als er te veel geld uitgaat, kunt u kostenbesparingen doorvoeren. Op de inkomende geldstromen heeft u echter veel minder grip. Vertonen de debiteuren slecht betaalgedrag, dan moet u dus snel iets doen aan uw debiteurenbeheer. Hierbij gaat het om alle activiteiten die erop gericht zijn om debiteuren hun openstaande facturen te laten betalen.

debiteuren- beheer

Het risico dat een klant niet betaalt, is nooit 100% uit te sluiten. Uw onderneming kan het risico wel verkleinen door een duidelijk debiteurenbeleid te formuleren. Het uiteindelijke doel van het debiteurenbeheer is ervoor zorgen dat de klant betaalt en dat op tijd doet. Naast de klanten die standaard op tijd betalen, blijft er helaas altijd een groep notoire wanbetalers bestaan. Met een systematische aanpak weten uw klanten precies waar zij aan toe zijn.

U kunt de vordering op een klant zelf regelen of deze uitbesteden aan een incasso- of bedrijfsinformatiebureau. Wilt u de debiteurenrisico’s verder indammen? Overweeg dan factoring of een kredietverzekering.

11.1 Beleidsinstrumenten

Het is belangrijk om het debiteurenbeleid van uw onderneming goed vast te leggen. Bij het opstellen van effectief debiteurenbeleid houdt u rekening met de werknemers, de bedrijfscultuur en de omvang van uw onderneming. Veel ondernemingen begeleiden de implementatie van het beleid uitstekend, maar de uitvoering vlakt daarna vaak wat af. Hoe zorgt u...

11.2 Algemene voorwaarden

Nog voor de eerste zakelijke transactie plaatsvindt, heeft u uw debiteurenbeleid uitgestippeld. Hierin bepaalt u of uw beleid streng is of juist soepel. Kies tevens de juiste betalingstermijn, dertig dagen is het meest gangbaar. Let goed op dat (potentiële) klanten tevreden zijn met uw betalingstermijn. Een concurrent met een betere termijn kan er...

11.3 Duidelijke afspraken

In de algemene en betalingsvoorwaarden, die de klant tekent voor akkoord, maakt u in feite al veel afspraken. Naast deze voorwaarden kunt u ook nog andere afspraken maken met klanten. Denk aan afwijkende betalingsafspraken of gespreide levering van goederen. Zorg ervoor dat u alle afspraken goed documenteert, dat de klant altijd goed op de hoogte...

11.4 Kredietwaardigheid beoordelen

Het is verstandig om altijd de kredietwaardigheid van potentiële klanten te beoordelen. Zeker als het gaat om grote orders en buitenlandse klanten. Maar ook het beoordelen van bestaande klanten is raadzaam. De financiële situatie van uw klanten kan namelijk zomaar veranderen. Zogeheten bedrijfsinformatierapporten kunt u opvragen bij...

11.5 Betalingsgedrag monitoren

Houd laat betalende klanten goed in de gaten en als klanten consequent slecht betalen moet u daar wat aan doen. Groeit uw onderneming en let u niet op slecht betalende klanten, of geeft uw administrateur het niet consequent door? Dan glippen die wanbetalers door uw vingers. Als u het goed in de gaten houdt, kunt u snel handelen en hopelijk...

11.6 Herinneringen en aanmaningen

Naast monitoring is het goed en consequent versturen van herinneringen en aanmaningen. Verstuurt u geen herinneringen, of te laat, of niet consequent, dan is dat slecht voor uw geloofwaardigheid. De klant neemt u serieuzer en krijgt minder ruimte om te verzaken, als u er dicht op zit.

11.7 Incassogesprekken

Een telefoontje werkt vaak zeer effectief. Soms kunt u zelfs een hele schriftelijke aanmaningsprocedure overslaan omdat een telefoontje al kan leiden tot betaling. Kent u de klant persoonlijk, dan komt een telefoontje vaak zelfs ook vriendelijker over bij de klant. Er zijn klanten die geïrriteerd raken als er opeens een aanmaning op de mat valt...

U bent hier