3.3 Verantwoordingsmoment

fiscaal genoten

Het moment waarop u loonaangifte moet doen, is inmiddels duidelijk. Maar wanneer moet u het loon precies in een bepaalde aangifte opnemen? Hierbij is het zogeheten genietingsmoment bepalend. Al het loon dat in een bepaald aangiftetijdvak fiscaal wordt genoten, moet u in de loonaangifte over dat tijdvak verantwoorden.

Toepassing van de hoofdregel – die ook wel de loon-in­systematiek wordt genoemd – houdt in dat u bijvoorbeeld nabetalingen en voorschotten aan werknemers moet opnemen in de aangifte loonheffingen over het aangiftetijdvak waarin de werknemer het loon geniet.

Afwijking

fictief loon

gemiddelde vergoeding

bestendige gedragslijn

correctie

In sommige gevallen is het mogelijk om af te wijken van de loon-insystematiek:

• Bij fictief loon – niet te verwarren met gebruikelijk loon –van een aanmerkelijkbelanghouder is het genietingsmoment het eind van het kalenderjaar (of een eerder einde van de dienstbetrekking).
• Bij loon dat een directeur-grootaandeelhouder (deels) op een ongebruikelijk tijdstip ontvangt, geldt als genietingsmoment het moment waarop hij dat loon normaal gesproken (als werknemer in reguliere dienstbetrekking) zou genieten.
• Bij variabele kilometervergoedingen aan werknemers mag u onder voorwaarden de gemiddelde vergoeding toetsen aan de grens voor de gerichte vrijstelling ervan van maximaal € 0,19 per kilometer. U moet deze berekening altijd aan het eind van het kalenderjaar maken, en opnemen in de loonaangifte over het laatste tijdvak van dat jaar (of in die over het eerdere tijdvak van het einde van de dienstbetrekking).
• Loon dat u in januari uitbetaalt maar dat bij het vorige jaar hoort, mag u in de laatste loonaangifte van het vorige jaar opnemen (en dus tegen de toen geldende tarieven verwerken). Dit kan bijvoorbeeld spelen bij overwerkloon of een dertiende maand. Dit kan alleen als u een bestendige gedragslijn volgt en dus niet als u dit jaarlijks of per werknemer verschillend verwerkt.
• Voor nabetalingen aan werknemers heeft u de mogelijkheid om ze aan te geven in de loonaangifte over het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft; de zogeheten loon-oversystematiek. Deze optie houdt dus een afwijking in van het verwerken van de nabetaling in de aangifte over het tijdvak van uitbetaling (de hoofdregel). Bij toepassing van deze afwijking gelden de volgende voorwaarden:
  • Het gaat om een nabetaling over een eerder tijdvak uit hetzelfde kalenderjaar.
  • Ook in voorgaande jaren was het voor uw onderneming gebruikelijk om nabetalingen volgens de loon-oversystematiek te verwerken.
  • U verwerkt alle nabetalingen aan werknemers op dezelfde manier, volgens de loon-oversystematiek en maakt dus nieuwe loonberekeningen voor de betreffende tijdvakken.
  • Bij verwerking van een nabetaling voor een tijdvak waarover u al loonaangifte heeft gedaan, corrigeert u die aangifte. De correctie dient u tegelijkertijd in met de aangifte waarin u de nabetaling verantwoordt.

Loon-over

altijd toegestaan

Het standaard toepassen van de loon-overmethode – dus niet alleen bij nabetalingen – is toegestaan, maar alleen als uw onderneming voor het eerst loonheffingen verschuldigd is en u een salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-oversystematiek. Anders geldt de hoofdregel: de loon-inmethode. Ook het overstappen van toepassing van de loon-in- naar de loon-overmethode is alleen toegestaan als u een ander salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-oversystematiek.

Toepassen van de loon-inmethode is altijd toegestaan (meestal zelfs verplicht). Overstappen van de loon-over- naar de loon-insystematiek is ook altijd toegestaan. Het is wel raadzaam om zo’n overstap altijd per 1 januari van een jaar te maken.