4.1 Verdeling taken
Om ervoor te zorgen dat fraudegevoelige taken automatisch door meerdere werknemers uitgevoerd worden, moet uw onderneming al bij het samenstellen van functieprofielen en takenpakketten hier mee rekening houden. Dit kan op verschillende manieren.
Rollen
controlerende functie
Zo kan uw onderneming bijvoorbeeld de ene werknemer een uitvoerende rol geven en de andere een controlerende functie toebedelen. En het management beslist wie een ‘beschikkende’ functie krijgt: deze werknemers mogen met derden een overeenkomst aangaan.
verantwoordelijkheid
Andere werknemers hebben de verantwoordelijkheid over geld of goederen omdat ze bijvoorbeeld het magazijn beheren, kassier zijn of transacties verwerken.
Combinaties
kritieke taken
geldstromen beheren
Misschien zijn er niet genoeg werknemers in dienst om optimale functiescheiding te realiseren. Kampt uw onderneming met dit probleem, dan moet u op zoek gaan naar de best mogelijke combinaties. U kiest er dan bijvoorbeeld niet voor om kritieke taken slechts door één paar handen te laten gaan. Hoezeer u iemand ook vertrouwt, het is niet de bedoeling dat iemand én overeenkomsten aangaat én de geldstromen beheert en ook nog eens de administratie erachter organiseert. Spreid deze taken dus zo veel als mogelijk.
Systeem is niet waterdicht
Een automatisch controlemechanisme is niet waterdicht. Goede collega’s kunnen nog steeds de koppen bij elkaar steken en ambities op het frauduleuze vlak ontwikkelen.
Voorbeeld
leidinggevende
Stel dat een verkoper alle gedane investeringen per project moet verantwoorden en er vervolgens controle plaatsvindt door een leidinggevende. Dan nog kan deze verkoper extra spullen voor zichzelf op een project bijschrijven en vervolgens vraagt zijn leidinggevende met een knipoog hoe het ervoor staat met de verbouwing. Zowel de verkoper als de leidinggevende zou zich moeten verantwoorden. Dat kan door nog een extra controle in te bouwen, bijvoorbeeld doordat de afdeling administratie de factuur nog eens controleert.
Belangentegenstelling
automatisch
Niet alleen moet u zorgen voor een bepaalde taakverdeling, let ook op de onderlinge verhoudingen en het verband met fraude. De kans op fraude is namelijk kleiner als werknemers door hun functie-inhoud een natuurlijke ‘belangentegenstelling’ hebben. Dit wil zeggen dat de ene werknemer alleen goede resultaten kan leveren als zijn collega ook goed werk levert. Hiermee bouwt u meteen al een automatisch controlemechanisme in.