6.2 Toepassing nultarief

U mag het 0%-tarief alleen toepassen als u aan de hand van uw administratie kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten.

6.2.1 Bewaren

verzekering

Aan een enkel document heeft u in de regel niet voldoende. Belangrijk is het geheel van documenten en de samenhang daartussen. Bewaar in ieder geval de volgende documenten bij uw administratie:

• kopie van de vrachtbrief;
• factuur van de vervoerder;
• invoerbewijs van het land van bestemming;
• correspondentie met uw buitenlandse klant;
• bewijs van de transportverzekering;
• alle documenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten;
• eventueel een kopiefactuur die voor export is getekend door de douane (uitvoeraangifte);
• eventueel andere documenten die op de uitvoer betrekking hebben.

Als u niet kunt aantonen dat u het 0%-tarief mag toepassen, moet u uw afnemer Nederlandse BTW in rekening brengen.

6.2.2 Particuliere afnemer

terugvragen

factuurbedrag

Stel, u verkoopt goederen aan een particulier uit een land buiten de EU en die afnemer neemt de goederen mee naar zijn land. Uw klant mag in eerste instantie de BTW aan u betalen en deze later bij u terugvragen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• De afnemer voert de goederen binnen drie maanden na de maand van aankoop uit.
• Hij neemt de goederen mee als persoonlijke bagage.
• Het factuurbedrag is minimaal € 50, inclusief de BTW die normaal verschuldigd is.

In de praktijk weet u bij het uitschrijven van de factuur meestal niet zeker of de afnemer aan deze voorwaarden voldoet. Toch moet u dit kunnen aantonen.

Legitimatie

taxfree

Vraag uw klant om te beginnen om een kopie van zijn legitimatie waaruit blijkt dat hij buiten de EU woont. Als u de kopie maakt, moet u de pasfoto en het persoonsnummer afschermen. Vermeld het nummer van het legitimatiebewijs op de factuur, of op de cheque van een organisatie voor taxfreeshopping. Maakt uw klant gebruik van zo’n organisatie? Dan mogen de documenten over de aankoop daar worden bewaard op voorwaarde dat de Belastingdienst de mogelijkheid heeft om deze te controleren.

Factuur

aftekenen

U geeft uw klant de (kopie)factuur mee en laat hem de (kopie)factuur door de douane voor uitvoer aftekenen. Vraag uw klant de getekende (kopie)factuur naar u op te sturen. Daarmee toont u aan dat de goederen daadwerkelijk de EU zijn uitgevoerd. U kunt de uitvoer ook aantonen aan de hand van een bewijsstuk dat u van uw afnemer krijgt, zoals een kopie van een in het land van de afnemer gedane definitieve invoeraangifte. Bewaar alle documenten die te maken hebben met de aankoop!

Klant terugbetalen

suppletie

Pas als u het bewijs van uitvoer heeft gekregen, betaalt u de BTW terug aan uw afnemer. Mocht u de BTW al aan de Belastingdienst hebben betaald, dan kunt u die terugvragen met het formulier Suppletie omzetbelasting. Blijkt uit de correctie van uw aangifte dat u € 1.000 of minder terugkrijgt? Dan mag u deze verwerken in de eerstvolgende aangifte. Verwerk de correcties in de juiste rubrieken. U krijgt dan overigens geen teruggaafbeschikking!