2.7 Bijhouden en registreren

achterstallig onderhoud

Een grote uitdaging bij het uitdenken en uitvoeren van een archiveringsstrategie is het achterstallige onderhoud dat elke organisatie heeft op de administratie van de jaren daarvoor. Dit zorgt er vaak voor dat mensen als ze archiveren de focus vooral leggen op het (nabije) verleden en er minder op gericht zijn de zaken in het heden op orde te houden. Om die reden is het verstandig om eerst alleen het voorgaande jaar te archiveren en op te ruimen. Met de dan opgedane kennis zet u dan een speciaal project op om het achterstallige onderhoud projectmatig en multidisciplinair weg te werken.

Verwerkingsregister

AVG

De resultaten kunt u gemakkelijk toevoegen aan een al bestaand verwerkingsregister, dat vervolgens ook dienst kan doen als inventaris. Denk hierbij aan het register van verwerkingsactiviteiten dat uw organisatie sinds de inwerkingtreding van de AVG verplicht moet hebben en onderhouden.

verplicht

Heeft uw organisatie meer dan 250 werknemers, dan bent u verplicht om een register bij te houden. Dit is een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen uw organisatie.

Minder 250 werknemers

incidenteel

bijzondere gegevens

Heeft uw organisatie minder dan 250 werknemers? Dan moet u over een verwerkingsregister beschikken als één of meer van de volgende situaties op u van toepassing zijn:

• De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Verwerkingen zijn zelden incidenteel. Denk hierbij aan de persoonsgegevens van werknemers, klanten, cliënten, patiënten of inwoners die u verwerkt.
• U verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de personen van wie u persoonsgegevens verwerkt.
• U verwerkt persoonsgegevens die vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens, zoals godsdienst, gezondheid of strafrechtelijke gegevens.