2.1 Archivering als werkwijze

levensloop

Om meer inzicht te krijgen in de weg die uw archiefwaardige gegevens afleggen, ziet u op de volgende pagina de levensloop van uw gegevens. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen actieve gegevens en passieve gegevens.

Actieve gegevens:

Actieve gegevens hebben te maken met lopende zaken. Denk aan een nieuw document dat net is ontvangen, opgesteld of verzonden per mail, post of app. Weggooien is geen optie, daarvoor is de relevantie nog te groot. In deze dynamische fase moet u de documenten te allen tijde en snel kunnen raadplegen.

Passieve gegevens

actueel

Na verloop van tijd neemt het directe belang van de stukken voor uw organisatie af. De documenten zijn dan niet meer hoogst actueel. In deze semistatische fase moet u de keuze maken: gaat u een document definitief bewaren of doet u het weg? Besluit u het document niet te bewaren, dan kunt u het (laten) vernietigen.

statische fase

Is een zaak helemaal afgesloten, dan kan een document naar het oude archief. In deze statische fase hebben de documenten meestal geen directe relevantie meer voor uw organisatie. Directe raadpleging is dan ook niet meer nodig.

2.1.2 Levensloop

bedrijfsproces

wijzigen

inhoudelijk

vernietigen

De levensloop van bijvoorbeeld de gegevens van werknemers, sollicitanten of uitzendkrachten ziet er als volgt uit:

• Creëer: op het moment dat een werknemer in dienst treedt en wordt geregistreerd bij uw organisatie, creëren verschillende gegevens samen een werknemersprofiel. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres en IBAN.
• Gebruik: eenmaal gecreëerd, worden de gegevens gebruikt voor verschillende bedrijfsprocessen, hij komt op de loonlijst, in het verzuimregistratiesysteem en krijgt een personeelsdossier waarin zijn functioneren, verbeterpunten en afspraken worden bijgehouden.
• Wijzig: in deze fase kunt u de gegevens wijzigen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of een promotie krijgt.
• Archiveer: als de werknemer besluit om uw organisatie te verlaten, heft u het werknemersprofiel op. Zijn gegevens worden hiermee ‘passief’ en u kunt deze niet meer inhoudelijk wijzigen. Toch zult u deze passieve gegevens van de werknemer niet direct vernietigen, maar enige tijd bewaren. Bijvoorbeeld omdat u hiertoe wettelijk verplicht bent of omdat u de gegevens voor een bepaalde tijd vasthoudt bijvoorbeeld in verband met een lopende rechtszaak.
• Vernietig: in de regel bewaart u gearchiveerde gegevens zo lang als de wettelijke bewaartermijn dat toestaat. Hierna vernietigt u de gegevens. Dit betekent niet dat u ze naar de prullenbak op uw bureaublad verplaatst, maar dat u ze definitief en onomkeerbaar verwijdert (zie hoofdstuk 5).

2.1.3 Gestructureerde en ongestructureerde gegevens

Binnen iedere organisatie zijn er gestructureerde gegevens en ongestructureerde gegevens. Het begrijpen van de verschillen tussen deze soorten gegevens is ook belangrijk voor het bewaren en vernietigen van gegevens in uw organisatie.

Gestructureerde gegevens

tabel

toegankelijk

Gestructureerde gegevens zijn alle gegevens die in een tabel passen en die in een database zijn op te slaan. Een lijst in Excel met de adresgegevens van werknemers is een voorbeeld van gestructureerde gegevens. Verder zijn gestructureerde gegevens makkelijk toegankelijk en doorzoekbaar, doordat er altijd een bepaald bestandstype wordt aangehouden.

Ongestructureerde gegevens

Word-
document

Bij ongestructureerde gegevens wordt geen bepaalde indeling aangehouden. Een Word-document is een voorbeeld van ongestructureerde gegevens. Andere voorbeelden zijn socialmediaprofielen, e-mailapplicaties, MS Office-toepassingen en afbeeldingen op computers. De inhoud van ongestructureerde gegevens is dus moeilijker te classificeren.

naamgeving

Om enigszins structuur in ongestructureerde gegevens aan te brengen, kunt u consistente naamgevingconventies opstellen. Begin een document met de aanmaakdatum, gevolgd door de naam van het document en als laatste de naam van de bewerker. Stel: Piet Volkers werkt aan een intern beleid over telewerken op 4 januari 2020. Een handige opzet om te kiezen is dan 20200401_Beleidtelewerken_PV.

Metadata

toegang

Consistentie aanbrengen in documenten is belangrijk in het archiveringsproces. In feite kunt u door dezelfde principes aan te houden voor gestructureerde en ongestructureerde gegevens, de gegevens als in hun geheel toegankelijker maken. Gestructureerde gegevens zijn van zichzelf al toegankelijk en makkelijk doorzoekbaar.

Bij ongestructureerde gegevens moet u metadata toevoegen om de gegevens toegankelijker te maken. Metadata zijn gegevens die informatie weergeven over andere gegevens.

eigenaar

Voorbeelden van metadata:

• de eigenaar van het document; en
• informatie over wanneer het document is aangemaakt.

Door metadata toe te voegen in bijvoorbeeld de bestandsnaam 20200401_Beleidtelewerken_PV brengt u structuur aan in het document.

2.1.4 Kwaliteitseisen archiefwaardige gegevens

hergebruik

Als u gegevens wilt of moet bewaren, is het belangrijk om deze op te slaan op een manier die toekomstig (her)gebruik faciliteert. Denkt u eens terug aan de metafoor van de (on)opgeruimde garage uit hoofdstuk 1.

toekomst

U heeft niets aan een accuboor die in de regen heeft gelegen of waarvan u de oplader kwijt bent. De opslag van uw archiefwaardige gegevens kunt u op een vergelijkbare manier benaderen. Om ervoor te zorgen dat uw organisatie haar gegevens in de toekomst kan (her)gebruiken, moet de opslag ervan voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen.

Klaar voor gebruik

correct

betrouwbaar

up-to-date

compleet

aantekeningen

wijzigen

De gedachte achter de kwaliteitseisen is dat de gegevens in de toekomst direct beschikbaar zijn voor (her)gebruik en dat er geen onduidelijkheid kan ontstaan over de inhoud ervan. Controleer de gegevens op het moment van archiveren daarom op de volgende principes:

• Correct: om zinvol (her)gebruik in de toekomst te garanderen, moeten gegevens die u archiveert vanzelfsprekend inhoudelijk juist zijn. Zo heeft u in de toekomst bijvoorbeeld niets aan een factuur die foutieve gegevens bevat.
• Betrouwbaar: u archiveert alleen gegevens waarvan u weet dat ze authentiek en geloofwaardig zijn.
• Actueel: op het moment van archiveren zijn de gegevens definitief en up-to-date. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om verouderde contactgegevens van uw leveranciers te archiveren.
• Volledig: gearchiveerde gegevens zijn alleen van waarde wanneer ze compleet zijn. Zo is het bijvoorbeeld zinloos om een digitaal gescande factuur te archiveren waarvan een pagina mist.
• Leesbaar: gegevens zijn nutteloos als ze niet begrijpelijk zijn. Archiveer daarom alleen gegevens waarvan u weet dat ze ook in de toekomst begrijpelijk zijn. Zo zijn uw slordige aantekeningen van de teamvergadering van vorige week van weinig toekomstig nut. Daarentegen zijn uitgetypte notulen wel degelijk nuttig voor de collega’s die over zes maanden het jaarverslag samenstellen.
• Onveranderlijk: gearchiveerde gegevens zijn passief en mag u dus niet meer (per ongeluk) inhoudelijk wijzigen. Zo is het bijvoorbeeld onwenselijk om wijzigingen aan te brengen in oude jaarrekeningen. Richt daarom uw archief zo in dat het voor alle gebruikers duidelijk is dat de gegevens slechts ter raadpleging beschikbaar zijn.