4.5 De digitale handtekening
belastingheffing
Zoals u in hoofdstuk 3 al kon lezen, kunt u tegenwoordig veel informatie die van belang is voor de belastingheffing digitaal bewaren. Dit betekent dat u ook handtekeningen digitaal kunt verwerken. Handtekeningen stellen formeel de identiteit van de ondertekenaar vast en bevestigen daarnaast de wil van de betreffende persoon. Om digitale handtekeningen correct te archiveren, moet u rekening houden met de rechtsgeldigheid en bewijslast van deze handtekeningen.
4.5.1 Soorten handtekeningen
natte handtekening
Er zijn drie soorten handtekeningen:
- de geschreven handtekening, ook wel de natte handtekening genoemd;
- de gekwalificeerde digitale handtekening die hoort bij een digitale code die de afzender toevoegt.
- de gewone digitale handtekening die zichtbaar is op een elektronisch document of in een e-mail (zoals een gescande handtekening op papier).
4.5.2 Rechtsgeldigheid van handtekeningen
bewijzen
Rechtsgeldig betekent dat iets van kracht is volgens de wet. Ook mondelinge overeenkomsten worden gezien als een overeenkomst. Toch is het lastig mondelinge overeenkomsten te bewijzen als problemen zich voordoen. Dit geldt ook voor gewone digitale handtekeningen. Een gewone digitale handtekening voldoet niet aan artikel 3:15a, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. Hierdoor is het afdwingen van het recht erg moeilijk. Gekwalificeerde digitale handtekeningen zijn net zoals natte handtekeningen wel rechtsgeldig.
4.5.3 Rechtsgeldigheid van ingescande documenten
dwingende bewijskracht
Binnen veel organisaties worden fysieke overeenkomsten ondertekend met de natte handtekening, digitaal gescand en verzonden naar de tegenpartij. Toch zijn deze digitale overeenkomsten niet exact hetzelfde als een overeenkomst met twee natte handtekeningen. Documenten die digitaal zijn gescand zijn makkelijker te vervalsen. Daarom geldt er voor dit soort documenten geen dwingende bewijskracht, maar een zogenoemde vrije bewijskracht. Dit betekent dat de rechter in zulke gevallen meer discussieruimte zal geven als de tegenpartij het ergens niet mee eens is.
Het verschil in de handtekeningen heeft dus gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de handtekening in een arbeidscontract, factuur of een beoordelingsverslag!