4.2 Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)
WW-premie
De inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) zal u zeker niet zijn ontgaan. De WAB moet het voor werkgevers aantrekkelijker maken om werknemers een vaste arbeidsovereenkomst aan te bieden. Zo betaalt uw organisatie sinds 1 januari 2020 een lagere WW-premie (2,94% in plaats van 7,94%) voor werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, die een vaste arbeidsomvang hebben en geen oproepkracht zijn.
De arbeidsovereenkomst
Om aan de Belastingdienst te bewijzen dat uw organisatie de lage WW-premie terecht toepast, moet u in de loonadministratie bewijs bewaren dat de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft. Dit bewijs kan bestaan uit een papieren addendum, een bevestiging per e-mail of een digitale handtekening. Regel dit bewijs snel en correct met de maatwerkbrief op rendement.nl/salarisdossier.
4.2.1 Bewaarplek
kantoor
vestigingsplaats
De loonadministratie moet u bewaren op de plaats waar het kantoor van uw organisatie gevestigd is (artikel 7.2, lid 7 van de Uitvoeringsregel loonbelasting 2011). Die vestigingsplaats moet in Nederland liggen. Bevindt de vestigingsplaats zich niet in Nederland, dan kunt u de loonadministratie bewaren op een plek in Nederland waar een vaste inrichting is of de woon- of vestigingsplaats van de vaste vertegenwoordiger zich bevindt. Als u een externe partij heeft ingeschakeld, kunt u de fiscus vragen om toestemming om de loonadministratie op een andere plaats te bewaren. Dit kan het kantoor zijn van een adviseur of accountant.
4.2.2 Bewaartermijn
twee jaar
De arbeidsovereenkomst maar ook wijzigingen daarin mag u hooguit twee jaar na uitdiensttreding van de werknemer bewaren. Na die twee jaar moet u deze uit de administratie verwijderen. Deze bewaartermijn geldt ook voor verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en correspondentie over benoemingen, promotie of demotie.
Documenten van werknemer kwijt. Help!
brand
Het kan gebeuren dat een werknemer al jaren bij u in dienst is, maar u na een verhuizing of brand geen originele documenten meer over hem heeft . In dat geval moet u een nieuwe overeenkomst (laten) ondertekenen. Het is echter niet toegestaan om dit document historisch te ondertekenen met een datum in het verleden. De meestgebruikte methode is om een addendum of een gewijzigde arbeidsovereenkomst op te stellen waarin u de huidige afspraken bevestigt.