9.13 Vrije ruimte
Als een bepaalde vergoeding of verstrekking niet onder de nihilwaarderingen valt en er geen gerichte vrijstelling voor is, is er nog een derde optie. U kunt gebruikmaken van de vrije ruimte.
loonsom
De vrije ruimte bedraagt 1,7% van het belastbare loon van de werkgever, voor zover de fiscale loonsom niet meer bedraagt dan € 400.000. Is de loonsom hoger dan € 400.000, dan bedraagt de vrije ruimte 1,18% van het loon boven de € 400.000. Als u over de vrije ruimte heen gaat, betaalt u over het meerdere 80% eindheffing.
De vrije ruimte gaat per 1 januari 2023 waarschijnlijk omhoog naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Dit heeft het kabinet in een nota van wijziging bij het Belastingplan opgenomen.
Per kalenderjaar
eindheffing
U kunt de vrije ruimte na afloop van het kalenderjaar exact berekenen. U hoeft de eventueel verschuldigde eindheffing pas aan te geven en te betalen in het tweede tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. De vrije ruimte geldt overigens per kalenderjaar. U kunt de niet-gebruikte vrije ruimte dus niet doorschuiven naar een volgend jaar.
Vrije ruimte WKR berekenen en toetsen
overschrijding
Voor de berekening en toetsing van de vrije ruimte bestaan twee methoden. Bij de formele methode berekent u de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende jaar. De toetsing op overschrijding ervan gebeurt ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Hierbij vindt er geen verrekening plaats na afloop van het jaar.
Bij de afwijkende methode berekent u de vrije ruimte slechts eenmalig, en wel na afloop van het kalenderjaar. De toetsing op overschrijding ervan gebeurt ook alleen op dat moment. Op rendement.nl/fiscaaldossier vindt u een rekentool voor beide methodes.
Gebruikelijkheidscriterium
Om gebruik te kunnen maken van de vrije ruimte moet u de vergoedingen of verstrekkingen eerst aanmerken als eindheffingsloon. Daarnaast moeten ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat ze niet meer dan 30% hoger mogen zijn dan de vergoedingen en verstrekkingen die in andere overeenkomstige omstandigheden worden aangewezen. Ze mogen dus niet meer dan 30% hoger zijn dan wat gebruikelijk is in de markt. Is de vergoeding of verstrekking toch hoger dan gebruikelijk, dan wordt het meerdere aangemerkt als loon voor de werknemer.
In het Handboek Loonheffingen staat dat alle vergoedingen en verstrekkingen tot € 2.400 per persoon per jaar zonder meer gebruikelijk zijn.
Administratie
individueel loon
Het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon moet blijken uit uw administratie. Als het niet expliciet is aangegeven, kijkt de Belastingdienst hoe er feitelijk mee is omgegaan. Kort gezegd komt het er dan op neer dat alles wat niet als individueel loon kan worden aangemerkt voor een werknemer als eindheffingsloon wordt beschouwd. U hoeft niet alle werknemers gelijk te behandelen hierin. U kunt per werknemer de keuze maken tussen loon en eindheffingsloon.
Er zijn een aantal vergoedingen en verstrekkingen die u niet kunt aanwijzen als eindheffingsloon. Deze lijst komt grotendeels overeen met de lijst van niet-aftrekbare kosten in de inkomstenbelasting (zie hoofdstuk 6).
Verschil tussen vergoeding en verstrekking
loon in natura
Tot slot nog iets over het bedrag dat u in aanmerking moet nemen bij de vergoedingen en verstrekkingen waarvoor u de vrije ruimte wilt benutten:
- Bedragen in geld (vergoedingen) neemt u in aanmerking tegen de nominale waarde.
- Bij loon in natura (verstrekkingen) gaat u uit van de waarde in het economisch verkeer, inclusief BTW.
Als er in de wet een waarderingsgrondslag is opgenomen, is dat de waarde die u hanteert. Deze waarden kunnen afwijken van de door u werkelijk gemaakte kosten.
Een eigen bijdrage van de werknemer komt in minder op de waarde van de verstrekkingen. Voor de berekening van de benutte vrije ruimte telt u alle vergoedingen en verstrekkingen aan alle personeelsleden bij elkaar op.