5.1 Aftrek van in rekening gebrachte BTW
factuur
tijdvak
Wilt u de BTW die andere ondernemers u in rekening hebben gebracht in aftrek brengen? Dan moet u voldoen aan de volgende voorwaarden:
- u beschikt over een factuur die voldoet aan de eisen van de wet;
- deze factuur moet door een ondernemer zijn verstrekt;
- de factuur is verstrekt voor geleverde goederen of verrichte diensten;
- u gebruikt de goederen of diensten voor belaste omzet;
- de factuur is ontvangen in het tijdvak van aangifte.
Op deze elementen wordt hierna ingegaan.
5.1.1 Correcte factuur
verzoek
Zoals hiervoor al aangegeven, heeft u recht op aftrek van voorbelasting als u in het bezit bent van een correcte factuur. Alle BTW-ondernemers zijn in principe voor de leveringen en diensten aan andere ondernemers verplicht om een factuur uit te reiken vóór de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin de prestatie wordt verricht. Op verzoek moeten ook ondernemers die normaal aan particulieren leveren aan hun afnemers een factuur verstrekken!
Wat staat er op de factuur?
BTW-nummer
vooruitbetaling
De wet stelt bepaalde eisen aan BTW-facturen. De volgende basisgegevens zijn in ieder geval vereist:
- naam, adres en het BTW-nummer van de leverancier;
- het eventuele KvK-nummer;
- een uniek volgnummer;
- de datum waarop de factuur is gemaakt;
- de naam en het adres van de afnemer;
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of
- de datum van vooruitbetaling;
- het aantal geleverde goederen of omvang van de diensten;
- omschrijving van de aard van de goederen of diensten;
- het BTW-tarief dat in rekening wordt gebracht;
- het bedrag dat aan u in rekening wordt gebracht, exclusief BTW;
- het BTW-bedrag.
Bedraagt het factuurbedrag niet meer dan € 100 inclusief BTW, dan mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken. Een vereenvoudigde factuur bevat tenminste de factuurdatum, de identiteit van de ondernemer, de aard van de geleverde goederen en diensten en het BTW-bedrag.
5.1.2 Aan u verstrekt door een ondernemer
Voor de aftrek van voorbelasting is het ook belangrijk dat de BTW aan u in rekening is gebracht door een andere ondernemer. Check dus altijd of de leverancier daadwerkelijk ondernemer is!
5.1.3 Voor geleverde goederen en diensten
feitelijk
Verder moet de leverancier de BTW berekenen wegens verrichte leveringen of diensten én deze feitelijk aan u leveren. Levert hij de goederen bijvoorbeeld aan een werknemer, maar reikt hij de factuur uit aan u én u gebruikt de goederen enkel binnen het kader van uw onderneming, dan is de BTW toch aftrekbaar.
Koopt de werknemer goederen of diensten voor u op eigen naam en u geeft hem hiervoor een kostenvergoeding, dan is de in rekening gebrachte BTW niet aftrekbaar!
5.1.4 Voor BTW-belaste prestatie
vooraftrek
Een andere belangrijke voorwaarde voor aftrek van de gefactureerde BTW is dat u de afgenomen goederen gebruikt of gaat gebruiken voor leveringen en diensten die zelf ook zijn belast met BTW. Er bestaat geen recht op vooraftrek voor zover u deze goederen of diensten gebruikt voor vrijgestelde omzet of andere doeleinden dan ondernemingsdoeleinden.
5.1.5 Aftrek in tijdvak van aangifte
factuur
Tot slot moet u voor de aftrek van de BTW, de factuur ontvangen in het tijdvak van de aangifte. Deze voorwaarde laat zich het beste verduidelijken met een voorbeeld. Stel u schaft een apparaat aan voor € 15.000, exclusief BTW. De levering vond plaats op 25 maart. De factuur ontving u op 4 april per post. U heeft de aangifte op het moment van ontvangst van het apparaat nog niet gedaan, maar de factuur ontving u pas na afloop van het tijdvak. De BTW mocht u pas aftrekken bij de aangifte over april of over het tweede kwartaal.
Gebreken in factuur zijn niet fataal!
sanctie
Voldoet een factuur niet aan de vereisten? Ontbreekt bijvoorbeeld het volledige adres op de factuur? Dan kan de fiscus de aftrek van voorbelasting weigeren. Dit is echter een zware sanctie waartoe de Belastingdienst niet zomaar mag overgaan, aldus het Europese Hof van Justitie. Zo mag u de BTW op een factuur dat een gebrek heeft toch aftrekken, zolang u deze aftrek met aanvullende stukken kunt aantonen. Check dus iedere binnenkomende en uitgaande factuur altijd op de factuurvereisten!