11.3 Voorkomen aansprakelijkstelling
onbehoorlijk bestuur
Zoals gezegd kan de Belastingdienst de bestuurder(s) van een onderneming aansprakelijk stellen als er sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur dat ertoe heeft geleid dat de loonheffingen niet zijn betaald. Het doen van een rechtsgeldige melding van betalingsonmacht zorgt dat hier (in principe) geen sprake meer van is en voorkomt dus aansprakelijkstelling van de bestuurder(s).
Melding
tijdelijke situatie
bevoegd
Er is sprake van betalingsonmacht als uw onderneming de verschuldigde loonheffingen niet kan betalen, ook als dit slechts een tijdelijke situatie is. Zelfs als uw onderneming genoeg geld heeft om de loonheffingen te betalen maar dat geld besteedt aan andere verplichtingen, is er sprake van betalingsonmacht voor de loonheffingen. Als er een situatie van betalingsonmacht ontstaat, moet de Belastingdienst hiervan meteen schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Iedere bestuurder van de onderneming is bevoegd om de betalingsonmacht te melden. Als er meerdere bestuurders zijn, is het voldoende dat één van hen de melding van betalingsonmacht doet.
Als het de schuld van de bestuurder(s) is dat de Belastingdienst een naheffingsaanslag loonheffingen heeft opgelegd, of dit komt door opzet of grove schuld van de onderneming, kan geen betalingsonmacht worden gemeld.
niet rechtsgeldig
Als de melding van betalingsonmacht niet binnen twee weken gebeurt nadat de loonheffingen moeten zijn betaald, is deze niet rechtsgeldig. Concreet houdt dat in dat de fiscus de melding binnen moet hebben binnen twee weken nadat u de betreffende aangifte loonheffingen had moeten betalen dan wel binnen twee weken na de uiterste betaaldatum van de betreffende naheffingsaanslag loonheffingen. Als meldingsdatum geldt de datum van ontvangst door de Belastingdienst.
Bijzondere situaties rond loonheffingen
surseance van betaling
openbare melding
Er kunnen zich qua loonheffingen twee bijzondere situaties voordoen rond de melding van betalingsonmacht:
- Verkeert uw onderneming in surseance van betaling én kunnen de loonheffingen niet worden betaald, dan moet dit ook worden gemeld aan de Belastingdienst.
- Is uw onderneming failliet verklaard en kunnen de loonheffingen niet worden betaald, dan hoeft dat niet te worden gemeld. De Belastingdienst ziet het faillissement als een openbare melding van betalingsonmacht van uw onderneming.
Formulier
downloaden
in elk geval invullen waarom
kopie bewaren
Voor het melden van betalingsonmacht kan het formulier ‘Melding van betalingsonmacht bij belastingen en premies’ worden gebruikt. Dit formulier is op belastingdienst.nl te downloaden, en moet dan ingevuld en ondertekend worden opgestuurd naar Belastingdienst, Postbus 100, 6400 AC Heerlen. Voor digitale melding is het genoemde formulier te vinden in het beveiligde deel van de website. Op dit formulier moet de bestuurder in elk geval invullen waarom de onderneming de loonheffingen niet kan betalen. Hierbij is het niet voldoende om bijvoorbeeld alleen ‘financiële problemen’ te vermelden. De bestuurder moet meer achtergrondinformatie geven, bijvoorbeeld hoe de financiële problemen zijn ontstaan, wat de omvang ervan is en wanneer hij verwacht de loonheffingen wel te kunnen betalen. Het is raadzaam om een kopie van het ingediende formulier te bewaren voor de eigen administratie.
De Belastingdienst beoordeelt de melding van betalingsonmacht binnen twee maanden na ontvangst. Uw onderneming ontvangt vervolgens schriftelijk bericht over het gevelde oordeel.
De Belastingdienst kan uw onderneming na ontvangst van de melding van betalingsonmacht om meer informatie vragen, bijvoorbeeld om een volledig beeld van de financiële situatie te krijgen. U bent verplicht om mee te werken aan zo’n informatieverzoek.
Rechtsgeldig
schriftelijk en tijdig
Als de Belastingdienst de melding van betalingsonmacht rechtsgeldig bevindt, kan zij de bestuurder(s) van uw onderneming niet aansprakelijk stellen voor de achterstallige loonheffingen. Een melding van betalingsonmacht is rechtsgeldig als deze schriftelijk en tijdig is gedaan, de betreffende belastingen en/of premies vermeldt (hier: de loonheffingen) net als het tijdvak van de betreffende (loon)-aangiften of (naheffings)aanslagen en de omstandigheden waardoor uw onderneming de loonheffingen niet kan betalen (uitgebreid) zijn omschreven.
blijft geldig
meldplicht herleeft
begonnen met afdracht
De melding blijft geldig zolang de betalingsonmacht voortduurt. Als uw onderneming de loonheffingen over het volgende tijdvak dus ook niet kan betalen – wat waarschijnlijk is bij financiële problemen – hoeft dat niet opnieuw te worden gemeld. De betalingsonmacht eindigt – waardoor de meldplicht herleeft – als:
- U de naheffingsaanslagen loonheffingen betaalt waarvoor de betalingsonmacht is gemeld.
- Uw onderneming de Belastingdienst laat weten dat er geen sprake meer is van betalingsonmacht en u dit bevestigd krijgt van de fiscus.
- De Belastingdienst u schriftelijk laat weten dat er geen sprake meer is van betalingsonmacht, omdat u bijvoorbeeld weer bent begonnen met de afdracht van loonheffingen volgens de ingediende loonaangiften.
Let op dat een melding van betalingsonmacht uw organisatie niet ontslaat van een betalingsverplichting! Voor uitstel van betaling of kwijtschelding moet een apart schriftelijk verzoek bij de Belastingdienst worden ingediend. Ook moet u gewoon loonaangiften blijven indienen.
toch aansprakelijk
De Belastingdienst kan de bestuurder(s) van uw onderneming na een rechtsgeldige melding van betalingsonmacht alleen (toch) aansprakelijk stellen als zij aannemelijk maakt dat het niet betalen van de verschuldigde loonheffingen het gevolg is van kennelijk onbehoorlijk bestuur dat aan de bestuurder(s) is te wijten.
roekeloze beslissingen
Van kennelijk onbehoorlijk bestuur is sprake als geen redelijk denkend bestuurder onder dezelfde omstandigheden hetzelfde zou hebben gehandeld. Een verwijt van kennelijk onbehoorlijk bestuur is bijvoorbeeld mogelijk als de bestuurder(s) op onverantwoorde wijze geld uit de onderneming heeft/hebben gehaald, roekeloze beslissingen heeft/hebben genomen met vergaande financiële gevolgen of onverantwoorde investeringen heeft/hebben gedaan. Hierbij tellen alleen bestuursfouten in de drie jaar voor de melding van betalingsonmacht mee. Bestuursfouten van langer geleden laat de fiscus buiten beschouwing.
Normale ondernemersrisico’s – een partij waarmee in zee is gegaan die onverwacht haar verplichtingen niet nakomt – of onverwachte zakelijke tegenvallers vallen niet onder ‘kennelijk onredelijk bestuur’.
Niet rechtsgeldig
sowieso aansprakelijk
Velt de Belastingdienst als oordeel dat de melding van betalingsonmacht niet rechtsgeldig is, dan kan zij de bestuurder(s) sowieso aansprakelijk stellen voor de nog verschuldigde loonheffingen.
goede redenen
Er is dan alleen geen aansprakelijkstelling mogelijk als de bestuurder(s) aannemelijk maakt/maken dat het niet doen van een rechtsgeldige melding van betalingsonmacht niet aan hem/hen is te wijten. Bovendien moet(en) de bestuurder(s) dan ook aannemelijk maken dat het hem/hen niet te verwijten valt dat de loonheffingen niet zijn betaald. Er kunnen goede redenen zijn waarom de melding van betalingsonmacht niet rechtsgeldig is gedaan, zoals een plotselinge ziekenhuisopname, en waarom de loonheffingen niet zijn betaald, zoals een ingestorte markt of faillissement van uw belangrijkste afnemer. Het is in dat laatste geval van belang dat de bestuurder(s) kan/kunnen aantonen dat er een externe oorzaak is en hij/zij heeft/hebben geprobeerd de schade voor de onderneming te beperken.
Voor het weerleggen van het verwijt van kennelijk onbehoorlijk bestuur is een goede administratie van belang. De boekhouding, verslagen van vergaderingen, correspondentie, vastgelegde overwegingen bij bepaalde beslissingen et cetera kunnen aantonen dat er juist is bestuurd.