10.1 Valkuilen bij projectondersteuning
sterk
Projectondersteuning is een aparte tak van sport. Het werk is veelomvattend, complex en er zijn veel verschillende partijen. Natuurlijk zijn er ook werkzaamheden die een projectassistent in het ‘gewone’ werk doet, zoals afspraken maken, de telefoon afhandelen of zelfstandig boekhouden. Maar voor het werken aan een project is een andere houding vereist dan bij het dagelijkse werk op kantoor. Een projectassistent moet een sterk karakter bezitten. Het is nogal een kunst om de eigen grenzen te bewaken en zich tegelijkertijd flexibel en sociaal op te stellen.
10.1.1 Complexiteit
Het werk van de projectassistent is complex. Zo zijn er veel verschillende partijen die allemaal iets willen. Om te voorkomen dat door de bomen het bos niet meer te zien is, is het belangrijk om meteen vanaf het begin van het project in kaart te brengen wie er allemaal bij het project betrokken zijn en welke werkzaamheden zij voor het project uitvoeren.
Betrek de projectassistent vanaf het begin bij het project en de planning. Het is een bekende valkuil dat de projectassistent op het laatste moment nog even wordt ‘ingevlogen’ als ondersteuning van een project. Dat is bij voorbaat al geen goede start!
Spin in het web
centraal
De projectassistent is een centraal figuur. Hij heeft namelijk toegang tot alle projectinformatie. Daardoor kunnen de andere teamleden denken dat de projectassistent ook direct overzicht heeft over het totale project en benaderen met allerlei verzoeken. Soms terecht, vaak ten onrechte.
Nee
Dat vraagt om duidelijkheid over de taakverdeling. Komt er een medewerker met een vriendelijk verzoek dat niet in het takenpakket van de projectassistent zit, dan zal de projectassistent ten behoeve van de voortgang van het project prioriteiten moeten stellen en duidelijke grenzen moeten aangeven. En dat betekent ook nee durven verkopen.