6.1 Profiel
profiel
Niet iedere goede assistent is automatisch ook een goede projectassistent. Wilt u een succesvolle assistent in een projectomgeving, dan vraagt dat om specifieke eigenschappen. Een assistent moet voldoen aan een bepaald profiel, dat bestaat uit specifieke competenties en vakkennis.
6.1.1 Competenties
voorbereid
initiatiefrijk
Een goede projectassistent kent het klappen van de zweep wat projecten betreft en is voorbereid op onverwachte zaken die tijdens het project kunnen gebeuren. Een aantal belangrijke competenties die daarbij komen kijken zijn:
- sociale vaardigheden;
- klantvriendelijkheid;
- improvisatievermogen;
- punctualiteit;
- zelfstandigheid;
- besluitvaardig en initiatiefrijk;
- gestructureerd kunnen werken.
Gezocht: een avontuurlijke projectassistent
omgang
Een projectassistent moet het leuk vinden om buiten de gebaande paden te treden. Iemand die van routines en voorspelbaar werk houdt, kan misschien moeilijk wennen aan het ad-hocwerk in een projectteam. Datzelfde geldt voor de omgang met teamleden. Voor iemand die erg gesteld is op een vertrouwd team op kantoor, kan het lastig zijn om een plek te vinden in het projectteam. Een open houding en flexibiliteit zijn belangrijk voor een goede samenwerking met anderen in het projectteam.
Sociale vaardigheden
samenwerken
Goede contactuele eigenschappen en sociale vaardigheden zijn belangrijk bij het werken in een projectteam. Een projectassistent moet immers samenwerken in een team met meerdere medewerkers die allemaal verschillende taken en rollen hebben. Ook is het handig als de projectassistent met veel verschillende typen mensen door een deur kan.
Bij sociale vaardigheden horen ook assertief en kritisch zijn. Door werkdruk kunnen projectteamleden weleens onredelijk en veeleisend zijn. Communiceer dat de projectassistent ook een eigen planning en grenzen heeft.
Klantvriendelijkheid
Een projectassistent levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen, in dit geval bijvoorbeeld de projectteamleden en de projectleider. De projectassistent is dienstverlenend ingesteld, en kan alle betrokkenen van het project vriendelijk te woord staan.
Improvisatievermogen
aanpassen
Het is belangrijk dat een projectassistent zich snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Het komt ongetwijfeld voor dat alles anders loopt dan verwacht. Maar op zulke momenten is het zaak om snel te schakelen en niet in paniek te raken.
Afspraken die verzet moeten worden, werkzaamheden die uitlopen, krappe begrotingen of een onverwachte klus: een projectassistent moet overal rekening mee houden.
Punctualiteit
zorgvuldig
Het zal een projectassistent niet gebeuren dat de projectleider niet op een afspraak verschijnt, of dat er afspraken verkeerd worden opgeschreven. Het is zeer belangrijk om zorgvuldig te werken, omdat de werkzaamheden in een project zo nauw met elkaar zijn verbonden, en teamleden van elkaar afhankelijk zijn.
Zelfstandigheid
Zelfstandig kunnen werken. Dit is een belangrijke competentie voor een projectassistent, omdat deze niet in een gespreid bedje terechtkomt. Vaak moet zelf het wiel uitgevonden worden, en op vragen hebben teamleden vaak ook geen antwoord.
Initiatiefrijk en besluitvaardig
Lang dralen over een beslissing is bij projectondersteuning niet handig, want er zijn deadlines die dringen! Als een projectassistent ergens niet uitkomt, of geen heil ziet in een zekere gang van zaken, moet hij het lef hebben om zelf een ander voorstel te doen en het werk anders aan te pakken.
Gestructureerde manier van werken
chaos
Zonder een heldere structuur wordt elke administratie een grote chaos. Het is voor een projectassistent belangrijk om systemen te bedenken in het projectmanagement, om structuur te creëren en te schakelen tussen verschillende taken.
Weg met perfectionisme, tijd voor pragmatisme!
motto
Een belangrijke karaktereigenschap voor een goede projectassistent is om niet te perfectionistisch te zijn. Dit klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. Door de frequente deadlines en beslismomenten in een project is het van groot belang om efficiënt en pragmatisch te werk gaan. Hanteer dus het motto ‘Goed is goed genoeg’. Vaak is er geen tijd om zaken te perfectioneren of om nog eens terug te komen op werk waar u toch minder tevreden over was. Eén van de belangrijkste vragen die een projectassistent zichzelf steeds moet stellen is: ‘Draagt wat ik doe bij aan het eindresultaat?’. Is het antwoord ‘ja’, dan is het dus ‘goed genoeg’.
6.1.2 Vakkennis
De projectassistent is een sociaal, klantvriendelijk en zelfstandig teamlid, maar degelijke vakkennis over projectplanning en administratie zijn in het werk onontbeerlijk. U en de andere leden van het projectteam mogen verwachten dat de vakkennis up-to-date is.
Gepokt en gemazeld
notuleren
De projectassistent is gepokt en gemazeld als het gaat om de administratieve werkzaamheden die in projectverband uitgevoerd moeten worden. De projectassistent weet hoe een goede e-mail geschreven moet worden, hoe te notuleren en de agenda te beheren. Maar ook als het gaat om financiële ondersteuning wordt van de projectassistent verwacht meteen te schakelen.
Tijdens het project is er weinig tijd om in een boekhoudkundig programma te verdiepen of om een slim systeem te bedenken voor voorraadbeheer. Op rendement.nl/managementdossier vindt u handige tools hiervoor.