9.2 Constructief evalueren
projectsucces
Goed evalueren is niet gemakkelijk. Uiteraard komen er problemen op tafel, maar het gevaar dreigt dat er alleen maar ‘geklaagd’ wordt en teamleden niet constructief kijken naar wat er wél goed ging. Projectsucces is bovendien een subjectief begrip: succes heeft voor iedere betrokkene een andere betekenis.
Leerpunten filteren
proces
insteek
ruimte
Voor u ligt de mooie uitdaging om uit alle evaluaties, brainstorms en analyses de belangrijkste leerpunten te filteren en deze positief te formuleren.
Vijf tips voor een goede projectevaluatie
9.2.1 Inhoud van de evaluatie
terugblik
analyse
leerpunten
Evaluaties beginnen vaak met een interactieve brainstormsessie, waarbij u samen met de teamleden nagaat wat de sterke en zwakke punten van het project zijn geweest. Daarbij kan iedereen op elkaar reageren. Daarna gaat het team dieper op het proces in en passeren de volgende punten de revue:
- een terugblik op het verloop van het project, zoals de tijdbesteding, de moeilijkheden en de meevallers;
- een beoordeling van het eindresultaat, zowel volgens het projectplan als door de opdrachtgever, de gebruikers en het team zelf;
- een cijfermatige analyse van de gegevens over tijd-, geld-, kwaliteit- en informatiebeheersing zoals dit volgens het projectplan was gebudgetteerd;
- een definitie van de leerpunten van het project.
Top tientjes van risico’s en successen
Een goed hulpmiddel bij projectevaluaties is het opstellen van twee ‘top tientjes’: een top 10 van risico’s en een top 10 van successen.
- De Risico Top 10. Dit zijn de belangrijkste risico’s die het projectsucces in de weg hebben gestaan. Denk bijvoorbeeld aan een onduidelijk omschreven projectresultaat, een niet-sluitende begroting of onverenigbare karakters in het projectteam. Het hoeven er niet exact tien te zijn, maar wel een zodanig aantal dat u er als projectleider iets aan heeft. Deze risico’s kunt u incalculeren bij volgende soortgelijke projecten.
- De Succes Top 10. Dit zijn de belangrijkste factoren waarom het project succes had. Vaak hangt dit samen met de cultuur van de organisatie, maar ook het gewenste gedrag of competenties horen hier thuis. Teamleden kunnen in dit verband best practices benoemen die het project tot een succes hebben gemaakt.
9.2.2 Vormen van projectevaluatie
eigenbelang
feedback
discussie
Er zijn verschillende vormen van projectevaluatie. Voor ieder project kan een andere vorm van evaluatie het meest geschikt zijn. U kunt evalueren op de volgende manieren:
- Evaluatie door één persoon. In dit geval bestudeert één persoon de resultaten van het project en bekijkt objectief of en hoe deze zijn behaald. Dit kunt u zelf zijn, of de projectassistent. Het voordeel van deze vorm is dat geen enkele betrokkene zijn eigenbelang kan laten gelden. Nadeel kan zijn dat de evaluatie niet gewogen is door meerdere partijen.
- Informatie verzamelen via evaluatieformulieren. U kunt werken met formulieren die elke projectmedewerker zelf moet invullen. Het voordeel is dat u de onderwerpen gemakkelijk kunt afbakenen en gerichte feedback krijgt. Het nadeel is dat de methode niet interactief is. Teamleden kunnen niet op elkaar reageren.
- Een brainstormsessie organiseren. Tijdens de brainstorm kunnen medewerkers ‘schieten’ met feedback. Deze methode is goed om een discussie op gang te brengen, anderzijds kan het voor u lastig zijn om de belangrijkste punten eruit te vissen.
Het is belangrijk dat het projectteam tijdens de evaluatie hoofd- en bijzaken onderscheidt. Als u dat niet doet, loopt u het risico dat er in de evaluatie te veel de nadruk komt te liggen op een klein onderdeel dat misliep, terwijl er eigenlijk weinig problemen waren.
9.2.3 Projectsucces bepalen
De vraag of een project succesvol is geweest, is één van de belangrijkste, maar ook één van de lastigste vragen in een projectevaluatie. Er bestaan geen objectieve maatstaven voor, omdat de beoordeling van een project samenhangt met de rol van de betrokkene. Succes wordt daarnaast vaak gekoppeld aan termen als superioriteit, excelleren of een overwinning behalen. De processen die tot het succes hebben geleid en de moeilijkheden die de teamleden daarbij hebben overwonnen, worden vaak vergeten.
Valkuilen bij de projectevaluatie
constructief
De teamleden moeten voor de volgende valkuilen waken bij de projectevaluatie:
- onterecht en te vroeg in het traject negatief oordelen over het project;
- overdreven ophemelen en te positief beoordelen van het project;
- vergelijken van projecten, want ieder project is uniek;
- kritiek uiten op anderen dan zichzelf, want de evaluatie is niet bedoeld om anderen af te vallen, maar moet constructief zijn;
- niet alleen tekortkomingen melden. Bij ieder kritiekpunt moet altijd een voorstel voor verbetering worden aangedragen.
Schriftelijk verslag maken
interpreteren
Als u een schriftelijk verslag maakt van de evaluatie, kunt u succes op de volgende manieren interpreteren:
- het product of het projectresultaat is succesvol;
- de beheersing van het project is succesvol;
- het resultaat zorgt voor een groei in professionaliteit;
- het resultaat levert een duidelijke meerwaarde op voor de organisatie.
Meer informatie over projecten evalueren vindt u op rendement.nl/managementdossier. Daar staan handige tools die u inzicht geven in projectmanagement.