5.1 Opbouw
per loontijdvak
gevolgen
Het keuzebudget dat werknemers hebben te besteden, wordt in principe per loontijdvak – bijvoorbeeld maandelijks – opgebouwd (berekend) en toegevoegd aan hun persoonlijke saldo. U mag er ook voor kiezen om aan het begin van het jaar al het volledige budget toe te kennen. Let in dat geval wel op dat u goed vastlegt wat de gevolgen zijn als de werknemer tussentijds uit dienst gaat of meer of minder gaat werken.
De keuzes die de werknemers maken voor wat betreft de besteding van het budget worden vervolgens van hun openstaande saldo afgeboekt.
Werknemers kunnen het (betreffende deel van het) IKB pas besteden na het opbouwen ervan. Er mag dus geen nog in de toekomst op te bouwen budget worden ingezet.
Invloed
naast reguliere salaris
Het te besteden budget zelf is geen salaris; het is geld waar werknemers naast hun reguliere afgesproken loon recht op hebben. Het keuzebudget dat werknemers hebben, is wel afhankelijk van hun salaris, omdat de erin ondergebrachte bestanddelen een percentage van het salaris representeren (zie hierna). Dit betekent dat een positieve of negatieve verandering in het salaris van de werknemer – zoals bij meer of minder gaan werken, een loonsverhoging of de opname van onbetaald verlof – van invloed is op zijn te besteden budget. Bij bijvoorbeeld ziekte wordt het budget niet aangepast als u de werknemer 100% doorbetaalt. Let er verder op dat een loonbeslag ook kan gelden voor het IKB.
Bronnen
bijdrage
De in een IKB ondergebrachte bronnen kunnen van alles zijn. U bepaalt welke bestanddelen de werknemers niet meer regulier ontvangen, maar waarvan de geldwaarde in het keuzebudget wordt ondergebracht. Per loontijdvak wordt dan het betreffende deel – bijvoorbeeld maandelijks 1/12 – van de vastgestelde bronnen aan het budget van de werknemers toegevoegd (tenzij u het budget in één keer heeft toegekend uiteraard). Werknemers financieren het keuzebudget dus feitelijk zelf, al kunt u er natuurlijk een bijdrage aan leveren.
Let op dat toeslagen op het loon niet in het IKB mogen worden ondergebracht. U moet dus bijvoorbeeld een onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag gewoon periodiek blijven uitbetalen aan de werknemers.
Het persoonlijk budget van werknemers is in de praktijk meestal opgebouwd uit minstens de volgende bronnen:
- bovenwettelijke vakantiedagen;
- eindejaarsuitkering;
- vakantiebijslag.
eis uit de WML
gemeenten
Werknemers met zo’n keuzebudget krijgen de vakantiebijslag en eindejaarsuitkering dus niet automatisch uitbetaald in mei/juni respectievelijk december. Het geld dat deze twee bestanddelen vertegenwoordigen, gaat immers naar hun te besteden budget. Vervolgens kunnen zij hiervoor een bestedingsdoel en -moment naar wens kiezen. Qua vakantiebijslag komt u met deze werkwijze niet in de knel met de eis uit de Wet minimumloon- en minimumvakantiebijslag (WML) dat die bijslag minstens één keer per jaar wordt uitbetaald.
Praktijkvoorbeeld opbouw keuzebudget
Het individueel keuzebudget bij gemeenten in Nederland is uit de volgende bestanddelen opgebouwd:
- vakantiebijslag: 8%;
- eindejaarsuitkering: 6,75%;
- levensloopbijdrage: 1,5%;
- 14,40 bovenwettelijke vakantie-uren: 0,8%.
extra bronnen
In totaal bedraagt het budget van gemeenteambtenaren dus 17,05% van hun totale salaris. Iemand met een loon van € 1.500 per maand heeft daarnaast dus een IKB van € 255,75. De afzonderlijke gemeenten hebben de mogelijkheid om extra bronnen toe te voegen, waardoor het IKB een hoger percentage van het salaris vertegenwoordigt.
Minimumloon
lager uitvallen
onderbetaalt
Let op bij werknemers die het minimumloon of net iets meer verdienen. Als hun vakantiebijslag in het IKB wordt ondergebracht, kan dit een probleem geven als zij hun budget aan een onbelaste vergoeding of verstrekking besteden (zie hierna). Hierdoor kan hun brutoloon inclusief vakantiebijslag immers lager uitvallen dan de minimaal verplichte 108% van het voor hen geldende wettelijk minimumloon. Onbedoeld betaalt u dan te weinig en riskeert u een boete van Inspectie SZW. Verder moet u bij deze werknemers ook goed opletten als zij een stukje regulier loon in hun IKB mogen onderbrengen. Zij krijgen dan bijvoorbeeld 95% van hun loon en de resterende 5% gaat naar hun keuzebudget. Ook in dit geval moet u voorkomen dat u hen niet onbedoeld onderbetaalt én uw recht op het lage-inkomensvoordeel (zie paragraaf 7.1) verliest.