11.3 Gebruik vrije ruimte
omzetten
Belaste verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kunt u in onbelast loon voor de werknemer omzetten door deze als eindheffingsloon aan te wijzen. Dit aangewezen eindheffingsloon neemt dan vrije ruimte in beslag ter hoogte van de van toepassing zijnde waarde (zie hoofdstuk 10).
Ruimte
1.18%
Tot en met het fiscale loon van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,7%. Over het meerdere van het fiscale loon bedraagt de vrije ruimte in 2022 1,18%. Voor de berekening gebruikt u kolom 14 van de loonstaat. Zonder overschrijding van deze vrije ruimte is het aangewezen eindheffingsloon ook voor u onbelast en hoeft u hier geen loonheffingen over te berekenen.
Eventueel loon uit vroegere dienstbetrekking telt slechts mee voor de vrije ruimte als het 10% of minder is van het totale fiscale loon. Anders berekent u deze ruimte alleen op basis van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Keuze
uiterlijk
In principe bent u vrij om te kiezen welke verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers u als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt. Die keuze moet u uiterlijk maken op het moment van verstrekken of ter beschikking stellen.
De gemaakte keuze moet blijken uit uw administratie: door verwerking als loon bij de werknemer of opname ervan als eindheffingsloon. U hoeft uw keuze niet aan de Belastingdienst door te geven.
Bij verstrekkingen aan post-actieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft heeft u geen keuze maar bent u verplicht om deze ten laste van de vrije ruimte te brengen.
niet op terugkomen
Heeft u uw keuze voor de verwerkingswijze eenmaal gemaakt, dan kunt u daar later niet op terugkomen. Het is dus niet mogelijk om loon in natura met terugwerkende kracht als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen. Alleen als u de verstrekking of terbeschikkingstelling in eerste instantie verkeerd heeft verwerkt, kunt u dat achteraf nog herstellen via een correctie op de eerdere loonaangifte en aanpassing van uw administratie.
Blijkt bij een controle dat u bepaald loon in natura niet heeft verwerkt, dan merkt de Belastingdienst dit aan als loon van de werknemer als het om een vorig kalenderjaar gaat of als eindheffingsloon als het om het lopende kalenderjaar gaat en aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Gebruikelijk
niet meer dan 30% afwijken
Een belangrijke beperking van uw keuzerecht tot het aanwijzen als eindheffingsloon is de gebruikelijkheidstoets. Die toets houdt in dat het gebruikelijk moet zijn om verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van de betreffende omvang onbelast aan de werknemers te geven door gebruik te maken van de vrije ruimte. Hierbij mag het als eindheffingsloon aangewezen loon in natura niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk onbelast loon is doordat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening neemt.
Volgens de fiscus is aangewezen eindheffingsloon van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval gebruikelijk.
De gebruikelijkheidstoets speelt slechts in bijzondere situaties. Het is aan de Belastingdienst om eventuele ongebruikelijkheid van aangewezen eindheffingsloon aan te tonen. U kunt dan altijd nog toelichten waarom die aanwijzing als eindheffingsloon volgens u wél gebruikelijk is.
welke werknemers
Bij de gebruikelijkheidstoets spelen deze zaken een rol:
- de soort en waarde van het als eindheffingsloon aangewezen loon in natura;
- welke werknemers het loon in natura onbelast ontvangen door gebruik van de vrije ruimte;
- de hoogte van het totale aangewezen eindheffingsloon per werknemer op jaarbasis;
- of een tariefsvoordeel de doorslag geeft voor de aanwijzing als eindheffingsloon.
De waarde van de als eindheffingsloon aangewezen verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die boven de 30%-grens uitkomt, moet u als loon bij de werknemer verwerken.
Eindheffing
tools
Bij overschrijding van de vrije ruimte moet u loonbelasting betalen over het meerdere, en wel in de vorm van een eindheffing van 80%. Over de overschrijding zijn dus geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd. U vindt diverse handige tools voor het berekenen en toetsen van de vrije ruimte op rendement.nl/fiscaaldossier.
U moet uiterlijk aan het einde van het jaar toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Als dat het geval is en u dus eindheffing moet betalen, moet u dat uiterlijk doen/aangeven bij de loonaangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar.