2.1 Zakelijke kosten of investering?

levensduur

De Belastingdienst onderscheidt (zakelijke) kosten en investeringen. De eerste vraag om te beantwoorden of u een uitgave die u doet voor uw onderneming moet aanmerken als kosten of bedrijfsmiddel is: wat is de levensduur? Kenmerkend voor een bedrijfsmiddel – en daarmee voor een investering – is dat u de aanschaf voor een langere termijn doet. U koopt niet elk jaar een nieuwe vorkheftruck ter vervanging van de huidige, net zo min als u jaarlijks een nieuwe auto koopt of nieuwe computers. Gewoon omdat een bedrijfsmiddel een langere levensduur heeft.

Bedrijfsmiddel met geringe waarde

geringe waarde

aankoop-
bedrag

Bij bedrijfsmiddelen is de langere levensduur door de fiscus vertaald naar een afschrijvingstermijn. In principe geldt dat u alle kosten volledig aftrekt in het jaar waarin u ze hebt gemaakt. Gewoon omdat de kosten betrekking hebben op de bedrijfsvoering van dat ene jaar waarin u ze hebt gemaakt. Hetzelfde geldt ook voor zaken met een geringe waarde. Als vuistregel geldt dat u zaken met een aanschafprijs van minder dan € 450 in één keer ten laste van de winst mag brengen. Dit is hoofdregel 2. Denk bijvoorbeeld aan een eenvoudige scanner die u gebruikt voor uw boekhouding. Deze gaat in principe een aantal jaren mee, maar omdat het aankoopbedrag gering is, hoeft u dit bedrag niet over een aantal jaren te spreiden.

2.1.1 Economisch voordeel

doel

Op de eerste hoofdregel (een levensduur van meer dan één jaar) geldt een belangrijke uitzondering. Er zijn namelijk uitgaven van meer dan € 450 die gemaakt worden aan zaken die langer dan een jaar meegaan en die toch worden aangemerkt als (zakelijke) kosten in plaats van een investering. Een tweede criterium om te bepalen of een aanschaf een investering is of een zakelijke kostenpost, is het doel waarmee u een uitgave doet. Beslissend is of u met de uitgave beoogt economisch voordeel te behalen. En ‘economisch voordeel’ dient u letterlijk te nemen.

Voorbeeld: de website

economisch voordeel

Hoe dit criterium in de praktijk uitpakt, kan het beste worden uitgelegd aan de hand van het doel van een website die u laat bouwen. Laat u een site bouwen, omdat u uw aanwezigheid op het internet noodzakelijk acht voor uw zichtbaarheid en om klanten te werven, dan is sprake van reclamekosten. Wanneer de website alleen is ontwikkeld voor het aanprijzen van de producten of diensten van de onderneming, dan kan niet worden aangetoond dat er sprake is van toekomstige economische voordelen. De website levert alleen indirect economisch voordeel op en de uitgaven worden gezien als kosten, zelfs al heeft u € 5.000 uitgegeven aan de vormgeving en bouw van de site. Het bedrag gaat de boekhouding in onder reclamekosten.

Webshop

investering

onderzoeksfase

functionaliteiten

Bouwt u een webshop om een (extra) verkoopkanaal te creëren, bijvoorbeeld door de mogelijkheid van het plaatsen van bestellingen, dan is sprake van een investering. U kunt de site activeren als immaterieel vast activum op de balans. Wanneer de website alleen is ontwikkeld voor het aanprijzen van de producten of diensten van de onderneming, dan kan niet worden aangetoond dat er sprake is van toekomstige economische voordelen. De site kan worden aangemerkt als een bedrijfsmiddel. Nog steeds bent u er niet als het gaat om de boekhoudkundige verwerking van de uitgaven die u heeft gemaakt voor de bouw van de site. Deels moet u deze als kosten boeken, deels als investering. De uitgaven voor:

• de onderzoeksfase zijn kosten;
• de ontwikkeling en bouw van de site zijn investeringen;
• het draaiend houden van de site, zoals de domeinnaam en hosting of updates aan de site, zijn kosten;
• uitbreiding met functionaliteiten die gericht zijn op het economische voordeel, zoals het toevoegen van een extra betaalfunctie, zijn investeringen;
• advertentie- en zoekmachinecampagnes zijn kosten.

waarde-
vermindering

Het investeringsbedrag van de website kunt u jaarlijks afschrijven. De minimale afschrijvingsduur bedraagt vijf jaar. Is sprake van een blijvende waardevermindering gedurende de afschrijvingsduur, dan mag u hier rekening mee houden door middel van een extra afwaardering.

Exercitie

bedrijfsauto

De bovenstaande exercitie met de uitgaven voor de website kunt u ook bij andere investeringen doen, zoals bij de aanschaf van een computer met alle bijkomende kosten of de investering in een nieuwe bedrijfsauto. Om een parallel te trekken met de website betekent dit voor de bedrijfsauto:

• De aanschaf van de auto zelf: investering;
• De belettering van de bedrijfsauto met uw logo: kosten;
• Het op de weg houden van de bedrijfsauto (brandstof, lidmaatschap Wegenwacht en onderhoud): kosten;
• De bedrijfsauto uitrusten met een laadklep: investering.