3.1 Mogelijkheden
In uw budgetten kunt u meer of minder vrijheid aan de budgetverantwoordelijken geven.
3.1.1 Vrijheid
gedetailleerd
De vorm die u kiest kunt u laten afhangen van hoe gedetailleerd het budget is, dus het aantal budgetregels. Als bijvoorbeeld de huisvestingskosten (totaal € 150.000) bestaan uit 27 kostensoorten, kunt u deze afzonderlijk budgetteren, maar een totaalbudget kan ook.
nettomarge
U kunt ook uitgaan van de mate van saldering. U kiest dan ervoor om de kosten en opbrengsten van een eenheid afzonderlijk te budgetteren. U kunt echter − om meer vrijheid te geven om het doel te halen − ook een nettomargedoelstelling formuleren. Bijvoorbeeld: het doel is om na aftrek van alle toerekenbare kosten € 200.000 winst te behalen.
3.1.2 Kostenstructuur
inzicht
Hoe beter het inzicht in de oorzaken van kosten, hoe beter het inzicht in de mogelijkheden om bij te sturen. In de praktijk blijkt er vaak gebrekkig inzicht te bestaan in de oorzaken achter kosten. Vooral personele kosten blijken lastig, bijvoorbeeld om te achterhalen waaraan werknemers precies hun werktijd besteden. Tijdschrijven, goede communicatie of interviews met werknemers kan hierin meer inzicht geven. Voor andere kosten geldt de vraag of ze op korte termijn opgezegd kunnen worden.
Inzicht in de kostenstructuur maakt duidelijk welke kostenbudgetteringsmethode het meest geschikt is voor een afdeling (zie paragraaf 3.5).
3.1.3 Afdelingshoofden
verant- woordelijk
Werknemers zijn voor hun resultaten afhankelijk van hun collega’s. Ze zijn dus onderdeel van een groter geheel. In veel gevallen is het dus niet verstandig om een persoon of afdeling verantwoordelijk te stellen voor een budget. Een budget voor een heel bedrijfsonderdeel of -proces is logischer.
3.1.4 Speciale aandacht
De voorkeur voor een budgetteringsmethode betekent dat andere methoden afvallen. Het is verstandig om voor ‘aandachtsgebieden’ een eigen, passende methode te kiezen. Zo kan bijvoorbeeld voor de hele onderneming een flexibel kostenbudget gelden, maar is het handiger om de resultaten van de grote klanten te bewaken met een te behalen netto-marge: omzet minus alle kosten om deze klant te bedienen.
taakopdracht
Flexibiliteit in methoden, die naast elkaar kunnen bestaan en elkaar kunnen overlappen, maakt het mogelijk om verschillende aandachtsgebieden te bewaken.
3.1.4 Het doel van gebudgetteerde eenheden
Werknemers werken binnen de taakopdracht van hun afdeling of van het proces waaraan zij meewerken (bijvoorbeeld een bouwproject) om hun resultaten te behalen. Deze taakopdrachten kunnen aanzienlijk verschillen. Deze verschillen beïnvloeden de keuze voor een budgetteringsmethode. Sommige werknemers hebben een innovatieopdracht, anderen hebben de opdracht om kosten te minimaliseren, weer anderen moeten omzet realiseren.