4.9 Deponeren jaarrekening

verplicht ­deponeren

Transparantie over de financiële gang van zaken bij uw onderneming is erg belangrijk. Externe partijen krijgen daardoor ook inzicht in hoe uw onderneming heeft gedraaid, de inkomsten en uitgaven van uw onderneming en de financiering. De meeste ondernemingen zijn daarom ook verplicht om na ieder boekjaar de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Verplichting

wettelijk ­verplicht

niet deponeren

Voor sommige ondernemingen is dus in de wet een verplichting opgenomen. Organisaties die één van de volgende rechtsvormen hebben, zijn wettelijk verplicht om hun jaarrekening te deponeren:

• besloten vennootschappen, ook als er helemaal geen activiteiten zijn;
• naamloze vennootschappen, ook als er geen activiteiten zijn;
• coöperaties;
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• vennootschappen onder firma (vof’s), als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
• commanditaire vennootschappen (cv’s), als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
• buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland;
• verenigingen of commerciële stichtingen met ondernemingsactiviteiten en een netto-omzet van minimaal € 6 miljoen in twee opeenvolgende boekjaren;
• organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.

Uitzondering

voorwaarden

Uw onderneming hoeft in bepaalde gevallen geen jaarrekening te deponeren. Dit geldt bijvoorbeeld bij een geconsolideerde jaarrekening. Het hoofd van de groep moet dan de jaarrekening deponeren bij de KvK. De andere ondernemingen hoeven dan geen jaarrekening te deponeren. Er gelden uiteraard voorwaarden om van deze vrijstelling gebruik te kunnen maken. Zo moet de moeder (het hoofd van de groep) zich aansprakelijk stellen voor de verplichtingen van de dochter en de aandeelhouders van de dochtermaatschappij stemmen hiermee in. Dit gebeurt door middel van verklaringen, die de onderneming moet deponeren.

Tijdig

strikte ­termijnen

verlengen

vaststellen

Het is belangrijk dat uw onderneming de jaarstukken tijdig deponeert, want hiervoor gelden strikte termijnen. Voor een besloten vennootschap (bv) geldt bijvoorbeeld het volgende:

• Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar en legt deze voor aan de aandeelhouders.
• De algemene vergadering van aandeelhouders kan in bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld wachten op informatie of als de accountant meer tijd nodig heeft) de voorbereidingsperiode met ten hoogste vijf maanden verlengen.
• De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
• Uiterlijk acht dagen na vaststelling door de aandeelhouders moet de jaarrekening bij de KvK zijn gedeponeerd.