5.3 Opschonen
keuze
Het opschonen van uw gegevens is een belangrijke stap in het proces van weggooien. Hiermee haalt u in feite de bezem door uw administratie voordat u gaat archiveren. Dit voorkomt onnodige gegevens in het archief. Door uw gegevens op te schonen, maakt u een keuze wat gearchiveerd moet worden en wat u eigenlijk niet (meer) had mogen bewaren. Documenten waarvan de bewaartermijn is verlopen, gooit u sowieso weg. Daarnaast helpt het opschonen van gegevens bij het overzichtelijk houden van uw administratie. Alle gegevens die buiten de selectie vallen, zijn immers niet archiefwaardig en kunt u weggooien.
Duurzaam opschonen
structuur gegevens
Het type gegevens − gestructureerd of ongestructureerd − heeft impact op de selectie en opschoning. Gestructureerde gegevens zijn makkelijker op te schonen en weg te gooien doordat deze gegevens makkelijk doorzoekbaar en toegankelijk zijn. U kunt in een oogopslag zien welke informatie u bezit. Ongestructureerde gegevens daarentegen zijn lastiger om te doorzoeken en op te schonen (zie paragraaf 2.1.3).