1.2 Waarom archiveren?
onderhouden
Nu denkt u misschien: allemaal leuk en aardig, dat archiveren, maar wat levert het mij op? Het antwoord op die vraag is tweeledig. Allereerst heeft u een archief nodig om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen. En door uw archief slim in te richten en te onderhouden, krijgt u automatisch ook meer grip op uw administratie.
1.2.1 Noodzaak: wettelijke verplichtingen
imagoschade
Uw organisatie is wettelijk verplicht om administratie te bewaren. Voldoet u niet aan deze bewaarplicht, dan kan dit uw organisatie naast financiële schade ook significante imagoschade toebrengen. Het Nederlandse recht kent diverse bepalingen over hoe u als salarisadministrateur uw archief moet inrichten en onderhouden. U hoeft deze wet- en regelgeving niet op detailniveau uit uw hoofd te kennen. Wel is het slim om in grote lijnen te begrijpen wat de Nederlandse retentiewetgeving (de wetgeving over bewaartermijnen) van uw administratie verwacht.
Retentiewet
privacyrecht
De Nederlandse retentiewetgeving is grofweg te verdelen in twee hoofdcategorieën: de fiscale bewaarplicht en het privacyrecht. Er bestaan wel enkele uitzonderingen op deze hoofdcategorieën (zie hoofdstuk 3).
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een overzicht van veelvoorkomende bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens én fiscale en bedrijfsgegevens (zie ook paragraaf 3.2).
1.2.2 Nut: bijhouden is het halve werk
weggooien
Door uw gegevens georganiseerd en tactisch weg te gooien en op te slaan, waarborgt u de kwaliteit en duurzaamheid van uw administratie op de lange termijn. Als u het slim aanpakt, is een archief meer dan een wettelijke verplichting. Uiteindelijk helpt het u om overzicht te houden in uw administratie.
Gereedschap onderhouden
zoektocht
Als u het slim aanpakt, is een archief meer dan een wettelijke verplichting. Vergelijk de gegevens die u als administrateur verzamelt met een persoonlijke verzameling gereedschap. Hoe vaak onderging u de zoektocht in uw garage naar dat ene stuk gereedschap dat u jaren geleden ergens in een hoek hebt gezet? U heeft dan waarschijnlijk vreselijke spijt van het feit dat u het gereedschap destijds niet netjes heeft opgeborgen en niet meteen de accu heeft opgeladen.
Ook het archief van uw organisatie moet u goed onderhouden. De facturen, belastingaangiftes en nota’s die u dagelijks door uw handen laat gaan zijn uw gereedschap.
Toekomstig gebruik
zorgvuldig
Om het in de toekomst zo efficiënt mogelijk te kunnen gebruiken, loont het om dit gereedschap goed te onderhouden, zorgvuldig en veilig op te slaan, en van tijd tot tijd schoon te maken en op te ruimen.