8.2 Procesevaluatie
verloop
Bij de procesevaluatie bekijkt u hoe het verandertraject verlopen is. U gaat na op welke manier u uw doelen gehaald heeft. Wat is er precies gebeurd, hoe zijn we tot onze beslissingen gekomen en hoe hebben we georganiseerd?
Waar in de productevaluatie de harde, zakelijke kant centraal staat, draait de procesevaluatie juist om de zachtere kant.
Emoties
signalen
In het eerdergenoemde voorbeeld waarin u een werknemer aanspreekt op zijn gedrag, is bij de procesevaluatie het vijfde doel van belang. Uiteraard is het relevant dat een werknemer zijn gedrag verandert, maar hoe het gesprek is verlopen en welk effect de boodschap op de onderlinge relatie heeft gehad, is evengoed belangrijk. Voor de ‘zachtere’ signalen kijkt u naar de sfeer van het gesprek en de emoties die hierin naar voren kwamen, maar ook naar uw eigen gedrag. Was u in staat om uw boodschap over te brengen, en heeft u de juiste vaardigheden ingezet? ‘Sfeer’, ‘emoties’ en ‘de juiste vaardigheden’ zijn allemaal factoren die lastig meetbaar zijn, en eigenlijk niet met een simpele ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden.
Voorbeeldvragen
communicatie
positief
Het is belangrijk om vooraf na te denken over evaluatiecriteria. Waar u bij uw productevaluatie zowel de harde als de zachte S-en in meetbare termen kon omschrijven, is dat bij de procesevaluatie lastiger. Enkele voorbeeldvragen kunnen wel richting geven. Onderstaande lijst is zeker niet uitputtend. Afhankelijk van uw situatie kunnen de vragen anders zijn, en kunnen er meer vragen zijn of juist minder:
- Hoe verliep het proces? Is de juiste aanpak gekozen? Wat ging er goed? Wat kon er beter?
- Hoe verliep de communicatie?
- Zijn de juiste stakeholders er op de juiste manier en op de juiste momenten bij betrokken?
- Kon iedereen zijn afspraken nakomen?
- Hoe was het contact tussen stuurgroep en management?
- Waren er onverwachte gebeurtenissen? Hoe is hiermee omgegaan?
- Welke factoren hebben positief bijgedragen en welke niet?
- Is het gewenste resultaat bruikbaar?
- Heeft u de kwaliteit geleverd die u wilde leveren?
- Bent u tevreden?
Dé manier om de proceskant goed in beeld te krijgen, is door een representatieve groep werknemers te vragen hoe zij het proces ervaren hebben. Om antwoorden met elkaar te kunnen vergelijken, kunt u vooraf een vragenlijst opstellen.
Antwoorden
De vragen kunnen gestructureerd zijn (alle vragen staan vast, inclusief verschillende antwoordcategorieën) of semi-gestructureerd (er zijn richtvragen, maar afhankelijk van de antwoorden vraagt u door). De antwoorden die u krijgt, zullen vaak in termen van ervaringen en meningen geformuleerd zijn.
Een manier om van al deze verschillende gevoelens, ervaringen en meningen een goed overzicht te maken, is door deze te categoriseren.
Rapportage
ondersteunen
Vaak ziet u in de ervaringen en meningen een rode lijn. Bijvoorbeeld dat de meeste mensen het contact met de stuurgroep positief vonden, of dat het tempo wel heel laag lag. In uw rapportage geeft u dit weer door eerst de bevinding te rapporteren en die te ondersteunen door één of meerdere uitspraken die aansluiten bij uw bevinding (zie het kader).
Voorbeeld van een rapportage
Over het algemeen vonden de collega’s de sfeer tijdens de trainingen rond het veranderproces prettig. Eén van de collega’s zei hierover: ‘Iedereen was heel open. We konden dus goed met elkaar van gedachten wisselen over hoe we erin stonden.’ Een aantal collega’s vonden het tempo van de trainingen wel laag. Eén werknemer vertelde: ‘Ik heb van meerdere kanten gehoord dat het een lange zit was en er wel erg lang bij sommige zaken werd stilgestaan.’
Verslag
overzicht
Uiteindelijk leidt de procesevaluatie tot een verslag waarin u een overzicht heeft en geeft van de manier waarop de verandering door uw organisatie ervaren is, op basis van een aantal voor u belangrijke vragen.