9.4 De werkkostenregeling

vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling moet u bij het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte in de gaten houden of u deze ruimte overschrijdt. Als dat gebeurt, moet u over het bovenmatige namelijk 80% eindheffing betalen. Die afrekening moet elke werkgever apart maken. Op verzoek vanuit de praktijk mag er op concernniveau worden afgerekend. Hierdoor kunnen alle concernwerkgevers de totale vrije ruimte van het concern benutten. Deze regeling is echter niet zonder meer toe te passen!

9.4.1 Concernregeling

fiscale 
loonsom

collectieve vrije ruimte

Onder de concernregeling berekent u de vrije ruimte; 3% voor de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom van het concern en over het restant van de loonsom 1,18%. De deelnemende concernonderdelen – de moeder-, dochter- en/of zustermaatschappijen – worden voor de WKR als één inhoudingsplichtige beschouwd. Hierdoor ontstaat er als het ware een collectieve vrije ruimte en is het dus ook mogelijk om de vrije ruimte van alle concernonderdelen te benutten.

Collectieve vrije ruimte

In die collectieve vrije ruimte kunt u de vergoedingen en verstrekkingen van alle concernonderdelen onderbrengen die als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte zijn gebracht. Het splitsen van vergoedingen en verstrekkingen die deels voor werknemers van het ene concernonderdeel en deels voor werknemers van het andere concernonderdeel worden gedaan, is dan dus niet langer nodig.

Concern vormen

concern-
onderdelen

concern-regeling

Voor toepassing van de concernregeling geldt als voorwaarde dat alle deelnemende concernonderdelen gedurende het hele kalenderjaar een concern vormen. Van een concern is in dit kader sprake als:

• uw onderneming een belang heeft van minstens 95% in een andere werkgever;
• een andere werkgever een belang heeft van minstens 95% in uw onderneming;
• een derde een belang heeft van minstens 95% in uw onderneming en daarnaast een belang van minstens 95% heeft in een andere werkgever.

Deze voorwaarde houdt in dat concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar zijn toegevoegd aan het concern of die dit juist hebben verlaten, niet onder de concernregeling vallen. Zij moeten zelf individueel afrekenen over het gebruik van hun vrije ruimte.

Voordelen

personeelsfeest

overschotten

Naast minder administratieve lasten geeft de concernregeling ook nog andere voordelen. U kunt bijvoorbeeld op enig moment besluiten een groots personeelsfeest te organiseren voor alle werknemers van het concern. Zonder de toepassing van de concernregeling zouden de kosten van dit feest (in principe) moeten worden verdeeld over de verschillende concernonderdelen. Een dergelijke splitsing is met toepassing van de concernregeling niet langer nodig. Uiteindelijk komt toch alles op één hoop.

Vrije ruimte

Daarnaast kan onderling geprofiteerd worden van overschotten in de vrije ruimte. Als één concernonderdeel te weinig vrije ruimte heeft, zou dit in principe leiden tot eindheffing over het overschot van 80%. Door via de concernregeling andere concernonderdelen samen te brengen met dit concernonderdeel, ontstaat er één gezamenlijke ruimte. Dan kan de ruimte die door deze andere concernonderdelen niet is gebruikt, worden benut voor het overschot.

9.4.2 Gebruikelijkheidstoets

dga

Overigens kan de gebruikelijkheidstoets hierbij ook nog een rol spelen. De vrije ruimte die binnen het concern ontstaat, mag namelijk niet aan het einde van het jaar aan één werknemer – de dga – worden besteed. Een dergelijke vergoeding zal volgens de staatssecretaris door de fiscus als ongebruikelijk worden aangemerkt. De Belastingdienst beschouwt voorzieningen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 in elk geval als gebruikelijk. Op rendement.nl leest u meer over de werking van deze toets.

De administratieve eisen

eindheffingsloon

gerichte 
vrijstelling

Voor toepassing van de concernregeling moeten alle inhoudingsplichtigen die deel uitmaken van het concern aan de volgende administratieve eisen voldoen:

• het verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking (als dit meer is dan 10% van de fiscale totale loonsom);
• het vastleggen van de totale fiscale loonsom van de werknemers van de betreffende inhoudingsplichtige (dus exclusief het aangewezen eindheffingsloon);
• het vastleggen welke vergoedingen en verstrekkingen de inhoudingsplichtige als eindheffingsloon heeft aangewezen (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
• het vastleggen van de volgende informatie over de andere inhoudingsplichtige(n) binnen het concern:
  • het loonheffingennummer;
  • de totale fiscale loonsom van de werknemers van die inhoudingsplichtige (exclusief eindheffingsloon);
  • de vergoedingen en verstrekkingen die de inhoudingsplichtige als eindheffingsloon heeft aangewezen (minus die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
• het vastleggen van de berekening rond de toetsing van de gezamenlijke vrije ruimte en bij verschuldigde eindheffing de naam en het loonheffingennummer van de inhoudingsplichtige die dit aangeeft en betaalt.

loonaangifte

Het concernonderdeel dat de hoogste fiscale loonsom heeft, moet de eventueel verschuldigde eindheffing voor de WKR bij overschrijding van de collectieve vrije ruimte in de loonaangifte verwerken en deze aan de Belastingdienst betalen. Om te bepalen welk concernonderdeel deze afrekening moet maken, moet u het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers vergelijken.

loon

hoofdelijk 
aansprakelijk

Hierbij telt al het in het lopende kalenderjaar uitbetaalde loon mee. Loon over een vorig kalenderjaar dat in het lopende jaar wordt uitbetaald, telt dus mee. Loon over het lopende kalenderjaar dat u pas een jaar later uitbetaalt, telt niet mee. Deze scheiding is aangebracht zodat altijd in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar duidelijk is welke werkgever de hoogste loonsom heeft en de afrekening moet maken. Ook al is de werkgever met de hoogste fiscale loonsom verantwoordelijk voor de berekening en betaling van de door het concern verschuldigde eindheffing voor de WKR, alle betrokken werkgevers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het gehele verschuldigde bedrag.