5.4 Aangifte loonheffingen

aangiftebrief


Heeft uw onderneming personeel in dienst, dan berekent u loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (loonheffingen) over het brutoloon van alle werknemers. Om de digitale aangifte loonheffingen te kunnen doen, ontvangt uw onderneming elk jaar in november de Aangiftebrief loonheffingen. In die brief staat wanneer u het komende jaar precies loonaangifte moet doen en wanneer u de verschuldigde loonheffingen moet betalen (inclusief het bijbehorende betalingskenmerk).

Aangiftekanalen

aangifte-software

De verschuldigde loonheffingen moet u op tijd (elke maand of elke vier weken) aangeven en betalen. Hiervoor moet u digitaal een loonaangifte bij de Belastingdienst indienen. Dat kan via het aangifteprogramma van de Belastingdienst, via andere aangiftesoftware of via een intermediair. Bij uitbesteding blijft uw onderneming (eind)verantwoordelijk voor juiste en tijdige aangiften. Maak dus heldere afspraken met uw intermediair over de taakverdeling rond de loonaangiften en over een eventuele gegevensoverdracht of (latere) ondersteuning. Als uw onderneming gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, heeft de softwareleverancier al jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften in het pakket verwerkt. Het pakket berekent dus de loonheffingen, toch blijft dit de verantwoordelijkheid van uw onderneming.

Controle

UWV

XML-bericht

BRP

premie-
percentages

Uw aangifte loonheffingen moet aan diverse eisen voldoen. De Belastingdienst en UWV controleren op verschillende momenten of dat het geval is. Hierbij vinden verschillende soorten controles plaats:

• technische controles die betrekking hebben op het transport, de beveiliging, encryptie en compressie van uw aangiftebericht;
• validatiecontroles, waarbij wordt vastgesteld of het voor de loonaangifte ingezonden XML-bericht voldoet aan de geldende eisen, oftewel valide is;
• consistentiecontroles die betrekking hebben op de onderlinge samenhang tussen de rubrieken binnen uw aangiftebericht, zoals de conditionele verplichtstelling, rekenkundige samenhang en uniciteit (geen dubbele sleutels);
• vergelijkende controles, waarbij wordt nagegaan of uw aangiftebericht klopt met andere gegevensbronnen, zoals de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente, de polisadministratie van UWV en de werkgeversadmini-stratie van de Belastingdienst;
• inhoudelijke controles die betrekking hebben op de overige inhoudelijke juistheid van uw aangifte loonheffingen. Er wordt gecontroleerd of is voldaan aan de (nog niet gecontroleerde) condities, of de aangeleverde gegevens een juiste weergave van de werkelijkheid zijn en of u wet- en regelgeving op de juiste wijze heeft toegepast. Denk bijvoorbeeld aan het hanteren van de juiste premiepercentages bij berekening van de loonheffingen.

Aangifte corrigeren

fout

vier manieren

Het kan natuurlijk gebeuren dat u een foutje maakt in de loonaangifte van uw onderneming. Dan moet u deze fout wel corrigeren. In de praktijk worden diverse fouten gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan fouten in de naam, geboortedatum of burgerservicenummer van een werknemer of in de verschillende coderingen. Hoe u dit dan moet aanpakken, hangt af of de aangiftetermijn van het tijdvak dat u wilt corrigeren al voorbij is of niet. Er zijn vier manieren waarop u kunt corrigeren:

• Opnieuw de volledige aangifte verzenden aan de Belastingdienst, dit kan alleen als de aangiftermijn nog niet voorbij is.
• Een aanvullende aangifte verzenden aan de fiscus, ook dit kan alleen als de aangiftermijn nog niet voorbij is.
• Een correctie verzenden bij een eerstvolgende of daaropvolgende aangifte als de aangiftetermijn van het tijdvak dat u wilt corrigeren voorbij is.
• Een losse correctie verzenden aan de Belastingdienst.

belastingrente

correctie

Corrigeert u aangiften over een vorig jaar, dan moet u mogelijk ook belastingrente betalen of vergoed krijgen. Er wordt geen belastingrente berekend als u uit uzelf of na een correctieverzoek een correctie over een vorig jaar verzendt vóór 1 april van het daaropvolgende jaar. Let er op dat de Belastingdienst bij de correctie van aangiften ook een of meer boetes aan uw onderneming kan opleggen vanwege een eerdere foute, onvolledige aangifte of correctieverzuim.