5.1 Aangifte BTW
aangifte- belastingen
De fiscus maakt een onderscheid tussen aangiftebelastingen en aanslagbelastingen. Bij de aangiftebelastingen berekent u zelf hoeveel belasting uw onderneming verschuldigd is en u betaalt dit bedrag ‘op eigen initiatief’. De Belastingdienst legt u geen aanslag op, maar controleert de aangifte achteraf. De aangiftebelastingen kennen geen voorlopige en definitieve aanslagen.
5.1.1 BTW-administratie
facturen
De BTW is een aangiftebelasting; u moet dus de verschuldigde BTW berekenen en betalen. BTW brengt u in rekening over uw facturen en u betaalt BTW over uw inkopen. Het verschil tussen de berekende BTW en de betaalde BTW draagt u af. De BTW-aangifte is minder eenvoudig dan het op het eerste gezicht lijkt. Om te beginnen heeft u te maken met verschillende tarieven. De Wet op de omzetbelasting kent bovendien allerlei uitzonderingen en specifieke regelingen. En over de zaken die werknemers privé gebruiken, moet u ook BTW rekenen. Het is daarom belangrijk dat u een goede, overzichtelijke administratie inricht.
BTW en privégebruik auto van de zaak
BTW-correctie
kilometer-registratie
Bij de auto van de zaak die een werknemer ook voor privéritten gebruikt, moet u voor dat privégebruik een deel van de afgetrokken BTW terugbetalen. Oók het woon-werkverkeer valt onder de privékilometers. Het berekenen van de BTW-correctie is extra ingewikkeld doordat de eigen bijdrage van de werknemer een rol speelt. Ontbreekt een kilometerregistratie, dan wordt de BTW-correctie forfaitair bepaald. Met de rekentool op rendement.nl/fadossier kunt u uitrekenen hoeveel er gecorrigeerd moet worden in de BTW-aangifte.
5.1.2 Fiscale eenheid BTW
Het kan zijn dat u voor meerdere ondernemingen afzonderlijk aangifte voor de BTW moet doen. Om dit omslachtige administratieve proces te vereenvoudigen kunt u een fiscale eenheid voor de BTW overwegen. De Belastingdienst merkt ondernemingen in een fiscale eenheid voor de BTW aan als één belastingplichtige. De fiscale eenheid hoeft dan maar één BTW-aangifte te doen. Dit heeft als voordeel dat de groepsleden onderling zonder BTW kunnen handelen.
Minstens één bv, cv, stichting of vereniging maakt deel uit van de fiscale eenheid. Een fiscale eenheid met alleen ‘natuurlijke’ personen (eenmanszaak, maatschap, vennootschap onder firma of man/vrouw-firma) is niet mogelijk.
Aansprakelijk
hoofdelijk aansprakelijk
verzoek
Nadeel is dat alle ondernemingen die deel uitmaken van de fiscale eenheid hoofdelijk aansprakelijk zijn voor belastingschulden. Voor de BTW is sprake van een fiscale eenheid als de ondernemingen in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zodanig met elkaar zijn verweven dat ze een eenheid vormen. Is aan deze drie voorwaarden voldaan, dan is er van rechtswege een fiscale eenheid BTW ontstaan. U bent dus niet verplicht om een verzoek voor een fiscale eenheid voor de BTW in te dienen bij de Belastingdienst, maar het mag natuurlijk wel.
Alle BTW-ondernemingen in de fiscale eenheid vermelden op de verkoopfacturen hun eigen individuele BTW-nummer. Vermeld nooit het BTW-nummer van de fiscale eenheid BTW op de verkoopfactuur.
5.1.3 Suppletieaangifte
informatieplicht
jaarrekening
belastingrente
naheffings-aanslag
Na afloop van het boekjaar kan blijken dat er in de loop van het jaar te weinig of juist te veel BTW is betaald of afgedragen. Sinds 2012 hebben BTW-ondernemers de wettelijke verplichting om de Belastingdienst te informeren als eerder ingediende BTW-aangiften niet volledig of incorrect zijn. Op grond van deze informatieplicht moet uw onderneming een suppletieaangifte (vrijwillige verbetering) doen zodra is geconstateerd dat de BTW-aangifte onjuist of onvolledig is. Dit kan dus veel eerder zijn dan tijdens het opmaken van de jaarrekening. De suppletieaangifte leidt tot een naheffingsaanslag of wordt behandeld als een ambtshalve verzoek tot teruggave. Als het bedrag van de correctie lager is dan € 1.000 (positief of negatief), kan uw onderneming de correctie verwerken in de eerstvolgende BTW-aangifte. Hiervoor hoeft u dan geen suppletieaangifte in te dienen. Geeft uw onderneming vrijwillig vóór 1 april na het betreffende boekjaar de correctie aan en betaalt u deze ook, dan is uw onderneming geen belastingrente verschuldigd.
Meegenomen in VPB-aangifte
bewijsmiddel
De inspecteur van de Belastingdienst kan naast de naheffingsaanslag ook een verzuimboete of vergrijpboete opleggen als uw onderneming niet aan de BTW-verplichtingen voldaan heeft. Als u de onbetaalde BTW-schulden heeft meegenomen in de VPB-aangifte en u pas later suppletieaangifte doet voor deze schulden, mag de fiscus geen vergrijpboete opleggen aan uw onderneming. U heeft namelijk aan de informatieverplichting voldaan door de schulden in de VPB-aangifte mee te nemen. De Belastingdienst mag de suppletieaangifte niet als bewijsmiddel gebruiken voor het indienen van een onjuiste BTW-aangifte (Hoge Raad, 31 maart 2023, ECLI: NL:HR:2023:491).
Als uw onderneming een boete heeft gekregen voor een foutieve BTW-aangifte nadat u deze met een suppletie heeft gecorrigeerd is het raadzaam om in bezwaar te gaan tegen de opgelegde boete.
5.1.4 Teruggaaf oninbare vorderingen
Bij een klant die zijn factuur (gedeeltelijk) niet betaalt, loopt uw onderneming de in rekening gebrachte en betaalde BTW mis. Als uw onderneming recht heeft op teruggave van BTW, kunt u dit bedrag in mindering brengen op de reguliere BTW-aangifte. Het recht op teruggave ontstaat op het moment dat de gehele of niet-gedeeltelijke betaling komt vast te staan. Hiervoor blijft de vrije bewijsleer gelden; u mag zelf bepalen op welke wijze u aannemelijk maakt dat uw afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen.
Hoewel de teruggaafprocedure van BTW op oninbare debiteuren sinds 2017 is vereenvoudigd blijven er de nodige aandachtspunten over. Op rendement.nl/fadossier leest u met welke zaken u rekening moet houden.