8.3 Tijdigheid en regelmaat
termijn
Sommige ondernemingsraden zien het contact met de achterban als een 'noodzakelijk kwaad' en kunnen zelfs de verwachtingen die de achterban minimaal mag hebben maar lastig waarmaken. In uw reglement horen afspraken te staan over de termijnen waarop uw OR agenda’s, verslagen en het jaarverslag zal publiceren. Vervolgens moet u daaraan invulling geven. Daar gaat het vaak mis: de publicatie van agenda’s stokt, verslagen komen pas nadat er weken over gebakkeleid is (of worden te laat geschreven, wat de volledigheid niet ten goede komt) en het jaarverslag komt slechts aan de orde bij een actieve ambtelijk secretaris of wanneer een nieuw OR-lid de basistraining WOR heeft gevolgd.
Op rendement.nl/ordossier vindt u een tool die u kan helpen bij de communicatie met de achterban. Ook leest u over het afstemmen van de communicatie naar de achterban met de bestuurder.
Doel
proces
jaarverslag
De verplichte verspreiding van de agenda en de (jaar)verslagen, inclusief de termijn, dienen een duidelijk doel:
- Agenda’s verspreiden vóór de vergaderingen geeft de achterban de kans om de OR-leden relevante informatie te geven voor die overleggen. Het is ook een vertrekpunt voor een gesprek tussen een OR-lid en een collega over wat er is gedaan tijdens de vergadering. Agenda’s laten verder zien dat een OR initiatieven neemt en aangedragen punten van collega’s daadwerkelijk inbrengt bij het overleg.
- Verslagen geven een weergave van hoe het proces verloopt. Is een adviestraject in volle gang, en wordt het verslag van een belangrijke overlegvergadering pas weken later verspreid, dan hebben collega’s geen oog meer voor het door de OR doorlopen proces, laat staan dat zij de OR nog van raad en daad kunnen voorzien.
- Het jaarverslag is niet alleen een terugblik op de afgelopen OR-periode, het brengt uw OR ook één keer per jaar specifiek onder de aandacht. De vorm is vrij. Het hoeft geen terugblik te zijn, misschien is lezen over wat uw OR voor het komende jaar verwacht wel interessanter.
Basisstructuur
verantwoordelijk
Kortom, om met uw OR invloed uit te kunnen oefenen en daarbij gebruik te maken van de waardevolle informatie van collega’s, is het van belang om de basisstructuur van communicatie op orde te hebben. Dat 'de secretaresse van de bestuurder' te lang doet over het opstellen van de notulen van de overlegvergadering doet niet terzake. Uiteindelijk is de OR zélf verantwoordelijk voor tijdige verspreiding.