1.6 Zakendoen
Wat begint met het formuleren van uw strategie, eindigt ten
slotte met de fase waarin u daadwerkelijk zaken gaat doen. Ook daarin gelden tal van aandachtspunten. Als u een offerte uitbrengt, wees dan volledig. Omschrijf bijvoorbeeld het product gedetailleerd, inclusief technische specificaties en de verpakking. Wees duidelijk over de aantallen, maar ook over het gewicht, de afmetingen, de prijs en de muntsoort.
Zorg voor een verwijzing naar uw leverings- en betalingscondities én naar uw algemene voorwaarden Geef ook aan hoe lang het aanbod geldt en zorg dat u beschikt over de contactgegevens van de potentiële afnemer.
Afspraken vastleggen
Komt u met uw afnemer tot zaken, leg de afspraken dan schriftelijk vast. Een modelovereenkomst kunt u vinden op de website van de Kamer van Koophandel of de International Chamber of Commerce (ICC). Laat bij voorkeur het Nederlands recht en uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bij zaken met een distributeur of een handelsagent werkt u met een distributieovereenkomst of een handelsagentuurovereenkomst. U kunt een standaard distributieovereenkomst gebruiken van de ICC of de Vereniging van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI).
Verschil tussen distributeur en handelsagent
Bij internationaal zakendoen kunt u ook gebruikmaken van een distributeur of handelsagent. Een distributeur koopt voor eigen rekening en risico producten in bij u als buitenlandse leveranciers, met doorverkoop als doel. Hij wordt eigenaar van uw goederen en bepaalt dus zelf de prijs van het product en zijn eigen winstmarge. Een handelsagent helpt u met het zoeken naar klanten op de lokale markt. U sluit echter een overeenkomst met de klant en levert rechtstreeks aan die klant. Aan de handelsagent betaalt u alleen commissie. U bepaalt verder zelf de prijs.
Intentieverklaring
Afspraken die u maakt met een buitenlandse zakenpartner kunt u eerst vastleggen in een letter of intent (LOI, intentieverklaring). Daarin verklaren de betrokken partijen dat ze de intentie hebben om samen te werken of zaken te doen. Het is verstandig om bij het opstellen van de intentieverklaring de volgende zaken heel duidelijk vast te leggen:
- Een concrete en gedetailleerde omschrijving van de intentie van beide partijen.
- Een uiterste datum tot wanneer u zich verplicht om met elkaar te onderhandelen.
- Exclusiviteitsbepalingen. Dit zijn voorwaarden waarin u gezamenlijk afspreekt voor de duur van de intentieverklaring bijvoorbeeld niet met andere partijen te onderhandelen.
- Een boetebepaling, voor het geval dat de tegenpartij de afspraken niet nakomt.
De overeenkomst die u sluit met uw zakenpartner bevat ook afspraken over de betaling en de wijze waarop. Overleg hierover met uw bank. Het fabricagerisico, de schade of het verlies tijdens het transport, en het debiteuren- en het valutarisico komen voor rekening van de exporteur.
Incoterms
Het is ook belangrijk om ieders verantwoordelijkheden vast te leggen. Maak daarbij gebruik van de Incoterms, dit zijn gestandaardiseerde leveringsovereenkomsten die:
- de organisatie en de kostenverdeling van het transport regelen;
- het moment van risico-overdracht vastleggen;
- de taken verdelen tussen de exporteur en importeur met betrekking tot documenten, uitvoer en invoer (zie hoofdstuk 5 en 6).
Meer over de transportmogelijkheden, de kosten en de benodigde documenten leest u in hoofdstuk 8.