1.4 Databeheer

Business Intelligence gaat niet alleen over software, maar ook over het verschaffen van inzicht op basis van relevante data op een georganiseerde en beheersbare manier. Het doel van BI is dan ook creëren van een centrale plek die door meerdere mensen in de organisatie gebruikt kan worden om te werken met dezelfde data en definities. Het centraliseren van data heeft als voordeel dat iedereen naar dezelfde waarheid zit te kijken: ‘Single Source of Truth’.

Hoewel niet alles op voorhand helemaal uitgekristalliseerd hoeft te worden is het raadzaam om Managed Self-service BI te gebruiken om zaken die redelijk vaststaand zijn binnen een organisatie alvast voor te bereiden (zie paragraaf 1.4.2).

Datacentralisatie

beheren

basis-
berekeningen

Een belangrijk onderdeel voor een succesvolle BI-strategie is de data die afkomstig zijn vanuit verschillende bronsystemen vooraf op te schonen en te beheren vanuit één plek. Het selecteren van de juiste kolommen en het klaarzetten van de basisberekeningen zorgt ervoor dat iedereen zich op dezelfde definities en uitgangspunten baseert bij het analyseren van de data.

data-
centralisatie

Een ander voordeel voor datacentralisatie is dat het klaarmaken van data (bronnen inladen, opschonen, etcetera) door een kleine groep specialisten uitgevoerd kan worden. Vervolgens kan een grotere groep gebruikers direct met de geprepareerde data aan de slag. U creëert hiermee efficiëntie omdat afzonderlijk gebruikers niet steeds het wiel hoeven uit te vinden als het gaat om het koppelen van bronsystemen en opschonen van data.

Datawarehouse

Een veelgebruikte oplossing voor het beheren van de data op één plek is het ontwikkelen van een datawarehouse: een verzamelplek van alle data waarbij de opschoning en het toepassen van bepaalde businessregels al zijn gedaan. Een datawarehouse heeft een aantal voordelen:

• Er is sprake van gecentraliseerd beheer op de ontsluiting van data.
• Een bedrijf is niet afhankelijk van één BI-softwarepakket voor het maken van rapportages en dashboards.
• Er is sprake van minder complexiteit voor rapportagemakers voor het ontsluiten van data.

Een datawarehouse alleen is niet voldoende

nadelen

flexibiliteit

Het opzetten van een datawarehouse kan helpen bij het gestructureerd opslaan van data uit verschillende bronsystemen, maar het heeft ook nadelen. Het opzetten en het aanbrengen van wijzigingen in het datawarehouse heeft vaak een lange doorlooptijd. Het mist hierdoor het flexibele component wat in een onderneming ook gewenst is. Als u zich alleen focust op de realisatie van een datawarehouse bestaat de kans dat over een jaar, als het datawarehouse eenmaal is gerealiseerd, de inzichten die u wilde hebben nog ontbreken. U mist dan de flexibiliteit om nieuwe kansen en bedrijfsprocessen te voorzien van de benodigde inzichten.

1.4.1 Managed BI

De traditionele aanpak van BI is het volledig neerleggen van de BI-werkzaamheden bij de ICT-afdeling in combinatie met BI-specialisten. De vraag naar rapportages en dashboards komt dan van managers en medewerkers en wordt opgepakt door technische medewerkers binnen de ICT-afdeling.

Dataontsluiting

SQL-query’s

visie

In het verleden was deze aanpak de enige mogelijkheid, omdat de dataontsluiting vaak middels SQL-query’s of andere technische complexe software verliep. Ook het maken van rapportages en berekeningen vergde vaak veel technische kennis voor het ontwikkelen van rapportages via.NET applicatie of Visual Basic for Applications (VBA). De wijze waarop BI wordt uitgevoerd wordt ook wel Enterprise of Managed BI genoemd. Er kleven echter een aantal nadelen aan het volledig neerleggen van de BI-taken bij de ICT-afdeling:

• De capaciteit is schaars.
• De kennis van de bedrijfsprocessen zit vaak niet bij de IT-personen.
• Er is geen gemeenschappelijk doel en visie.

1.4.2 Self-service BI

Met de komst van een nieuwe generatie software, waaronder Power BI, zijn gebruikers van verschillende onderdelen van uw bedrijf zelf in staat om data vanuit verschillende systemen te ontsluiten. Daarnaast kunnen zij de data ook zelf visualiseren zonder dat ze verregaande technische of programmeerkennis nodig hebben. Zij kunnen immers zelf de inzichten verkrijgen die nodig zijn voor het maken van beslissingen. Power BI omarmt het principe van Self-Service BI. Het voordeel hiervan is dat de druk op de capaciteit van het IT-team wordt verlicht. Bovendien kan er sneller ontwikkeld worden, omdat de gebruikers beter voor ogen hebben wat ze willen.

Risico’s

gevaar

Toch is het belangrijk om te beseffen dat er ook voor Self-Service BI risico’s zijn, omdat gebruikers zelf als losse eilandjes kunnen werken aan verschillende rapportages:

• Single Source of Truth is in gevaar. Er ontstaan verschillende uitkomsten op basis van verschillende berekeningen en meerdere datamodellen.
• Er is sprake van inefficiëntie, want iedereen bouwt een eigen datamodel en werkt aan eigen berekeningen.
• Als bedrijfsprocessen wijzigen, zullen individuele rapportages afzonderlijk aangepast moeten worden.
• Technische kennis ontbreekt waardoor bronsystemen onnodig worden belast.

1.4.3 Managed Self-Service BI

mix

databeheer

maand-
rapportages

Managed Self-Service BI is een mix van beide aanpakken. In de documentatie van Microsoft wordt dit ook wel ’discipline at the core and flexibility at the edge’ genoemd. Het idee van Managed Self-Service BI omvat een werkwijze waarbij de kern van het databeheer wordt neergelegd bij IT- en BI-specialisten. Deze groep is verantwoordelijk voor het beheer van de data die nodig is voor de meest belangrijke bedrijfs- strategische doelstellingen. Zij zorgen bijvoorbeeld voor het beheer en de opzet van het datamodel en mogelijk ook voor het beheer en doorontwikkeling van een aantal dashboards en rapportages die belangrijk zijn op strategisch niveau. Denk hierbij aan de financiële maandrapportages die door het management geraadpleegd worden.

Ontsluiting van bronsystemen

invloed

De kern van BI is het gedeelte waarbij de ontsluiting van de bronsystemen stevig beheerd wordt vanuit een IT- of BI-beheerde omgeving. De gebruikers hebben echter de mogelijkheid om zelf aan de slag te gaan met data en kunnen waar nodig zelf data toevoegen. De gebruikers kunnen veel invloed uitoefenen bij het bepalen van inhoud van de rapportage zonder dat ze direct afhankelijk zijn van de ICT- en BI-afdelingen.

Flexibiliteit

AVG

brondata

Zaken als databeveiliging, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het opzetten en beheren van het datamodel worden dus door een selecte groep gedaan. Deze groep vormt een robuuste basis waarmee het gehele bedrijf kan putten uit de beschikbare en beheerde data. Met alleen deze aanpak ontbreekt er echter een heel belangrijk aspect van BI. Dat is de flexibiliteit om nieuwe inzichten te creëren op het moment dat bedrijfsprocessen wijzigen of de gebruiker eigen inzichten wil creëren die nog niet zijn opgenomen door het ICT/BI-team. In dat geval komt de Self-service BI- aanpak van pas. Gebruikers moeten dan de mogelijkheid hebben om eigen brondata toe te voegen en te verwerken. Ook het maken van eigen rapportages is een belangrijk onderdeel dat gefaciliteerd wordt met Managed Self-Service BI.

platform

Als u wilt beginnen met het implementeren van Power BI, is het aan te raden om de documentatie van Microsoft goed door te nemen. U vindt deze op docs.microsoft.com/en-us/power-bi/guidance/powerbi-adoption-roadmap-overview. Hoewel deze documentatie toegespitst is op Power BI zijn de richtlijnen ook bruikbaar voor de implementatie van een BI-platform buiten Power BI om.