3.6 Controlefasen
door naar volgende fase
De hiervoor genoemde controles vinden plaats in drie fasen (zie hierna). Als uw loonaangifte de ene fase doorstaat, gaat de aangifte door naar de volgende fase. Het gevolg van een controle kan, zoals gezegd, zijn dat uw aangiftebericht wordt afgewezen. U moet dan de fout(en) herstellen en opnieuw aangifte doen. De controlecyclus start bij die nieuwe aangifte dan van voren af aan.
Het is raadzaam om op tijd aangifte loonheffingen te doen. Hiermee voorkomt u dat u de aangiftetermijn overschrijdt omdat u na afwijzing van uw (oorspronkelijke) loonaangifte wegens een fout hierin opnieuw aangifte moet doen.
Fase 1
binnen 24 uur
De eerste controlefase vindt meestal direct plaats nadat u de aangifte loonheffingen heeft ingediend, en anders in elk geval binnen 24 uur. In deze eerste fase wordt gecontroleerd of uw aangiftebericht aan de technische eisen voldoet en of er een geldig certificaat is gebruikt. Als dat niet het geval is, krijgt u een foutmelding en wordt uw aangifte niet geaccepteerd. U moet de fout(en) dan herstellen en opnieuw aangifte doen. Als alles in orde is, gaat uw aangifte door naar fase 2.
In welke vorm u een foutmelding op uw scherm te zien krijgt, hangt af van de aangiftesoftware die u gebruikt. Datzelfde geldt voor de melding dat uw ingediende aangiftebericht is geaccepteerd voor verdere behandeling.
eisen
Zoals eerder al aangegeven, speelt deze controle na indiening niet bij gebruik van het aangifteprogramma van de Belastingdienst. U kunt de loonaangifte dan immers alleen indienen als deze aan de eisen voldoet, waarvoor u mogelijk tijdens het invullen al melding krijgt van fouten die u moet verbeteren. Na verzending krijgt u nog wel een ontvangstbevestiging van de fiscus.
Fase 2
binnen 72 uur
geen aangifte gedaan
De tweede controlefase vindt meestal direct na de eerste plaats, en anders binnen 72 uur na indiening van de loonaangifte. In deze fase controleert de Belastingdienst op zogeheten logische fouten, bijvoorbeeld of het aangiftetijdvak bestaat, of de opgegeven inkomstenverhoudingen uniek zijn en of de aangifte telfouten bevat. Als hierbij fouten worden geconstateerd, krijgt u een foutmelding. Uw aangiftebericht wordt dan (alsnog) niet geaccepteerd en u heeft als het ware geen aangifte gedaan. U moet dan de fout(en) verbeteren en opnieuw aangifte doen. Als bij deze controle alles in orde blijkt, krijgt u daar ook melding van.
Ook deze controlefase speelt niet als u gebruikmaakt van het aangifteprogramma van de Belastingdienst.
Het kan zijn dat de Belastingdienst de geconstateerde fouten niet digitaal aan u kan doorgeven. In dat geval zal de Belastingdienst u hierover bellen en ontvangt u daarna een brief met de gemaakte afspraken.
terugzien
Als uw loonaangifte door de tweede controlefase heen komt, kan de Belastingdienst de aangifte verwerken. U kunt via ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ terugzien dat uw loonaangifte inderdaad is ontvangen en geaccepteerd. U moet hier inloggen met DigiD of eHerkenning, afhankelijk van of het om een eenmanszaak gaat of niet.
Ook correcties kunnen worden afgewezen
niet toegestaan
binnen twee weken
Als u een losse correctie indient of een correctie met een loonaangifte meestuurt – zie ook hoofdstuk 4 – kan deze correctie worden afgekeurd. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij een losse correctie als deze correctiewijze niet is toegestaan of als u een correctie meestuurt voor een tijdvak waarvoor u nog geen aangifte heeft gedaan. Omdat de correctie geen deel uitmaakt van de loonaangifte zelf, kan de correctie overigens worden afgewezen terwijl de aangifte zelf wordt geaccepteerd.
Fase 3
De derde controlefase vindt plaats binnen twee weken na verloop van de aangiftetermijn, maar ook daarna zijn er nog verschillende controlemomenten mogelijk. Enerzijds voert de Belastingdienst verdere controles uit en anderzijds doet UWV dat. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek nog fouten in loonaangiften ontdekken. In dat geval ontvangt u hierover een brief met een correctieverplichting (zie ook hoofdstuk 4).
UWV geeft fouten door
Na afloop van de aangiftetermijn controleert UWV de werknemersgegevens uit uw loonaangifte. UWV geeft eventuele fouten door aan de Belastingdienst en die stuurt u hierover een brief met een foutenrapport. Uw aangifte wordt dan niet (alsnog) afgekeurd maar u moet de betreffende aangifte loonheffingen dan corrigeren.
Op belastingdienst.nl kunt u de ‘Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens bij de aangifte loonheffingen’ downloaden. Deze toelichting bij het foutenrapport verschijnt meerdere keren per jaar.
op een later moment
Ook uit de polisadministratie van UWV (zie hoofdstuk 1) kan – op een later moment – blijken dat er nog fouten in de werknemersgegevens zitten. Hier komt UWV bijvoorbeeld achter op het moment dat er een uitkering moet worden berekend. Ook in dat geval ontvangt u hierover een brief van de Belastingdienst met wat er verder van uw onderneming aan actie wordt verwacht.