2.2 Beleidsinstrumenten

uitvoeren

Bij het uitvoeren van het debiteurenbeleid kan uw onderneming heel veel zelf doen. Er zijn tal van beleidsinstrumenten die u kunt inzetten. Veel daarvan kunt u zelf ontwikkelen.

Hulp inschakelen

Gaat het om actuele informatie over de kredietwaardigheid van een klant of het inzetten van juridische instrumenten, dan kan uw onderneming de dienstverlening meestal het beste inkopen bij een incassobureau of een bedrijfsinformatiebureau.

2.2.1 Financieel softwarepakket

Een financieel softwarepakket is vaak onmisbaar voor een succesvol debiteurenbeheer. Zonder een goed systeem verliest u namelijk het overzicht over de openstaande facturen.

Dashboard

kengetallen

Met gespecialiseerde boekhoudsoftware kunt u het debiteurenbeheer van uw onderneming voor een groot deel automatiseren. De meeste pakketten hebben standaard een dashboardfunctie met de belangrijkste financiële kengetallen van uw onderneming. Met deze software heeft u met één muisklik:

• een overzicht van alle facturen waarvan de betalingsdatum is overschreden;
• de omvang van de totale debiteurenportefeuille;
• de liquiditeitsontwikkeling en de verwachte solvabiliteits- en liquiditeitspositie van uw onderneming.

2.2.2 Rapport over kredietwaardigheid

Het kredietinformatierapport (ook wel bedrijfsinformatierapport genoemd) is een belangrijk en onmisbaar instrument bij het beoordelen van zowel nieuwe als vaste klanten.

Inschatting

risico’s

Het rapport helpt uw onderneming om, samen met de overige informatie die u al heeft over een klant, een betere inschatting te maken van de risico’s, zoals:

• de financiële situatie van een onderneming;
• het risico bij een bepaalde transactie;
• het vaststellen van een kredietlimiet voor een of meerdere transacties;
• het analyseren van het betalingsgedrag van een afnemer.

­kredietwaardig

Vaak is een summier rapport al voldoende om te bepalen of een (potentiële) afnemer wel of niet kredietwaardig is. In hoofdstuk 3 vindt u meer informatie over de kredietinformatiebureaus.

Buitenlandse klanten

incasso ­lastiger

Zakendoen in het buitenland brengt vaak extra risico’s met zich mee, doordat de incasso van niet-betaalde facturen lastiger kan zijn. Naast de (individuele) kredietwaardigheid van de buitenlandse klant heeft uw onderneming ook te maken met de politieke en economische factoren in het land van de klant. Bovendien kunnen de betalingscultuur en de gemiddelde betalingstermijn per land aanzienlijk verschillen (zie ook hoofdstuk 8).

2.2.3 Continu scannen

controleren

Het is niet verstandig om alleen de kredietwaardigheid van nieuwe klanten te controleren. Want de afnemer die vandaag kredietwaardig is, is dat morgen misschien niet meer. Zeker in economisch moeilijke en onzekere tijden moet uw onderneming hierop bedacht zijn. Dit betekent dat u het betalingsgedrag en de kredietwaardigheid van de klant continu moet blijven volgen.

Extern

doorlopend bewaken

Uw onderneming kan er ook voor kiezen om een abonnement te nemen bij een bedrijfsinformatiebureau en het doorlopend bewaken van het debiteurenbestand uit te besteden. Mocht uw onderneming met een personeelstekort kampen, waardoor het debiteurenbeheer in de knel komt, dan kunt u overwegen om een beroep te doen op debiteurenbeheerders en creditmanagers van een extern bureau. Deze werknemers zijn inzetbaar voor projecten vanaf twee dagen tot enkele maanden of zelfs jaren.

2.2.4 Incassobureaus

Veel ondernemingen zorgen zelf voor het versturen van hun aanmaningen. Maar u kunt dit natuurlijk ook uitbesteden aan een incasso- of bedrijfsinformatiebureau. Hierbij wordt ook gebruikgemaakt van telefonische aanmaningen en incasso’s.

Instrumenten

vorderingen 
innen

eigen 
brief­papier

De bureaus gebruiken verschillende instrumenten om op professionele wijze uw openstaande vorderingen in binnen- en buitenland te innen:

• Klantsommatie: dit is een schriftelijke aanmaning die door het bedrijfsinformatie- of incassobureau wordt verstuurd, uit naam van – en op het briefpapier van  – uw onderneming. Deze sommatie is erop gericht om debiteuren aan te sporen tot een snelle betaling van hun openstaande rekeningen.
• Directe incasso: dit instrument is speciaal ontwikkeld voor het innen van kleine bedragen. Hierbij verstuurt het bedrijfsinformatiebureau een aanmaning op zijn eigen briefpapier. Dit is een voordelige service, die het lucratief maakt om ook voor relatief kleine openstaande vorderingen aanmaningen te versturen.
• Laatste sommatie: bestemd voor de weerbarstige debiteur. De schriftelijke sommatie wordt uit naam van en op het briefpapier van het incasso- of bedrijfsinformatiebureau verstuurd. De toon van deze brief is vriendelijk maar dringend. Het feit dat de brief door het bedrijfsinformatiebureau wordt verstuurd, verhoogt de kans op betaling door de debiteur.

Kredietinformatiebureau

voorwaarden opstellen

Verder kan het kredietinformatiebureau behulpzaam zijn bij het opstellen van de algemene voorwaarden en betalingsvoorwaarden van uw onderneming en bij het selecteren van werknemers die zich zullen bezighouden met debiteurenbeheer. Daarnaast houdt het kredietinformatiebureau statistieken bij, zoals over het betalingsgedrag en de aard en omvang van faillissementen.

Credit rating service

inschatten

Uw onderneming kan bij een bedrijfsinformatiebureau terecht als u de risico’s van een omvangrijke debiteuren­portefeuille wilt laten inschatten. Deze dienst wordt ook wel aangeduid met de term ‘credit rating service’.