2.3 Beleid opstellen en uitvoeren

subsidie 
voorwaarden

Besturen is beleid maken. Zonder beleidsplan lukt dat niet. ‘Helaas’, zullen veel bestuursleden verzuchten, want het opstellen van zo’n plan is geen populaire bezigheid. Maar belangrijk is het wel, en zeker niet alleen om te voldoen aan eventuele subsidievoorwaarden. Een goed beleidsplan houdt de vereniging namelijk op de juiste koers naar het verwezenlijken van haar doelstellingen. Er kan bovendien op worden teruggegrepen als de doelen onverhoopt uit zicht raken. Tijdens het opstellen (en zo nodig bijstellen!) van het beleidsplan kunnen zich immers nieuwe kansen en mogelijkheden aandienen.

2.3.1 Functie van het beleidsplan

Inspelen op toekomstige ontwikkelingen met een beleidsplan voorkomt een typische verenigingskwaal: het achter de feiten aanlopen en, daaruit voortvloeiend, het besturen op basis van ad hocbesluiten. Als u elke dag knopen moet doorhakken over zaken die dan op uw pad komen, bent u niet meer bezig met beleid, maar met het blussen van brandjes.

Voordelen

functie 
beleidsplan

organisatiestructuur

Bij een nadere beschouwing van de functie van het beleidsplan springen vooral de volgende voordelen in het oog:

• Keuzes die normaliter in een vereniging veel discussie losmaken (en misschien zelfs tot conflicten leiden), kunnen op basis van een beleidsplan eenvoudiger worden gemaakt én onderbouwd.
• Een beleidsplan haalt duidelijk naar voren wat de vereniging wil. Het is een belangrijk communicatie- en sturingsdocument, niet alleen voor de leden (die inzicht krijgen in wat het bestuur wil gaan doen) maar ook voor externe partijen. Denk aan financieringspartijen zoals de gemeente, banken en sponsoren.
• Een beleidsplan geeft richtlijnen voor beleid binnen de vereniging. Het vermeldt bijvoorbeeld hoe het financieel en accommodatiebeleid eruit moeten zien.
• Een beleidsplan is bepalend voor de vorm van de vereniging. Dit voordeel wordt vaak verduidelijkt aan de hand van een actueel probleem: het tekort aan vrijwilligers. Als uit het beleidsplan blijkt dat het vrijwilligerstekort structureel is, kan in de organisatiestructuur de instelling van een speciale commissie worden opgenomen die zich volledig gaat bezighouden met de werving van nieuwe vrijwilligers.

Het beleidsplan weerspiegelt de doelen van de vereniging

2.3.2 Inhoud van het beleidsplan

doelstellingen

Grosso modo is een beleidsplan een document dat antwoord geeft op de volgende vragen:

• Wat willen we met onze vereniging (wat zijn onze doelstellingen)?
• Hoe willen we onze doelstellingen bereiken en met welke middelen? Vanzelfsprekend is dit niet enkel een financiële kwestie, maar gaat het ook om bijvoorbeeld het aantrekken en inzetten van vrijwilligers.
Wanneer willen we onze doelen bereiken? Dit vraagt om het stellen van prioriteiten: vaak is het zo dat de ene doelstelling slechts gerealiseerd kan worden ná het bereiken van een andere doelstelling. Een beleidsplan moet daarom ook een vingerwijzing zijn naar zaken die als eerste moeten worden aangepakt.

Stappen bij het introduceren van een beleidsplan

vastleggen

conceptplan

Het voorstel om tot een beleidsplan te komen, zal uit moeten gaan van het bestuur. In het proces van eerste voorstel tot definitieve goedkeuring en uitvoering zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Bekendmaking en motivatie. Als bestuur geeft u op de algemene ledenvergadering de eerste aanzet tot het opstellen van een beleidsplan. Daarbij geeft u ook de inhoud en doelstelling duidelijk aan.

De ALV stemt over de aanstelling van een persoon die een beleidscommissie gaat samenstellen.

Tijdens de algemene ledenvergadering worden het doel, het takenpakket, de wijze van functioneren en communiceren van de beleidscommissie vastgelegd.

Na een periode van drie tot vier maanden presenteert de beleidscommissie een eerste concept van het beleidsplan aan het bestuur. Het bestuur verdiept zich in het conceptplan, stelt eventuele aanpassingen voor en communiceert daarover ook met de leden, bijvoorbeeld via het ledenblad of op een speciale informatieavond.

Het definitieve beleidsplan wordt – ter stemming – voorgelegd op de volgende ALV.

Het bestuur begint met de uitvoering van het beleidsplan.

tijdpad

Bij stap 4 is al een tijdpad aangegeven: ongeveer een kwartaal voor het opstellen van het eerste conceptplan. Misschien is dat te hoog gegrepen, maar het kan ook zijn dat er al na acht weken een eerste concept ligt. Belangrijk voor het welslagen van het project is in elk geval dat u een scherp tijdpad vaststelt. Zeker in een vereniging met vrijwilligers dragen duidelijke deadlines én een gevoel van urgentie bij aan het succes.

2.3.3 Opstellen van het beleidsplan

inventarisatiefase

Bij het opstellen van het beleidsplan zijn er vier fasen te onderscheiden:

de inventarisatiefase;

de vooruitblik;

de verkenning van de alternatieven;

de uitvoering.

1. De inventarisatiefase

ledenaanwas

In deze fase wordt met een kritische blik naar de vereniging gekeken en worden alle gegevens daaromtrent vastgelegd. Hoe staat de vereniging er nu voor qua ledental, de financiële situatie, de accommodatie en gerealiseerde doelen? En welke ontwikkelingen doen zich voor, zoals een steeds groter gebrek aan vrijwilligers of het verdwijnen van subsidiefondsen? Let erop dat u bij de inventarisatie zowel naar interne (alles wat zich binnen de vereniging afspeelt) als externe factoren kijkt (lokale en maatschappelijke ontwikkelingen). Op basis van alle verzamelde informatie maakt u een sterkte-zwakteanalyse. Waarin is uw vereniging goed? Is er een gezonde ledenaanwas? Is dat te danken aan die bijzondere wervingsactie of aan een sterk imago? Zijn er bedreigingen, zoals een nieuw bestemmingsplan dat uitbreiding van de accommodatie dwarsboomt? En vooral: wat zijn op langere termijn de gevolgen als u het beleid niet aanpast? Dit type vragen vormt het startpunt voor het beleidsplan.

2. De vooruitblik

beleids-
aanpassing

Dit is de fase waarin u kijkt naar een wenselijke situatie over bijvoorbeeld vijf jaar. Hoe zou het er dan voor moeten staan met het ledenaantal van uw vereniging, met de financiën en bijvoorbeeld met de accommodatie en de bestuurlijke structuur? Op basis van de verzamelde informatie uit fase 1 kunt u mogelijk besluiten dat de vereniging er gezond voor staat. Dit betekent dat uw vereniging met het huidige beleid over vijf jaar zal voldoen aan de doelstellingen. Een beleidsaanpassing is dan dus niet nodig. Maar er kunnen ook zwakke punten naar boven zijn gekomen, die op termijn uw doelstellingen dwarsbomen. Dan is aanpassing van het beleid noodzakelijk.

3. De verkenning van de alternatieven

deel-
doelstellingen

Welk aangepast (alternatief) beleid leidt op termijn wél tot het halen van de doelstellingen? Belangrijk is dat u de hoofddoelstelling hier opsplitst in deeldoelstellingen met elk een eigen aangepast beleid. Zo kunt u makkelijker ingrijpen en tussentijds bijsturen.

4. De uitvoering

verantwoordelijkheid

Het beleidsplan ligt er, maar wie gaat werken aan de uitvoering ervan? Mogelijk moet u nieuwe commissies aanstellen om de doelstellingen te bereiken. Eén ding staat vast: als bestuur draagt u de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan. En u bent óók verantwoordelijk als tijdens de eerste evaluatie (bijvoorbeeld op de eerstvolgende ALV) de uitvoering van het plan blijkt te haperen of als het nieuwe beleid ongewenste gevolgen heeft.