2.2 Taken en taakverdeling

takenpakket

Het takenpakket van een verenigingsbestuur laat zich in grote lijnen als volgt samenvatten:

• Het bestuur stelt zich op als vertegenwoordiger van de vereniging.
• Het bestuur stelt het beleid van de vereniging vast en ziet toe op de dagelijkse gang van zaken.
• Het bestuur draagt zorg voor het – minimaal éénmaal per jaar – uitroepen van de algemene ledenvergadering waarop verantwoording wordt afgelegd voor het gevoerde beleid.

2.2.1 Taken van voorzitter

duizendpoot

leiderschap

De voorzitter van een vereniging wordt ook wel eens ‘een duizendpoot op drie benen’ genoemd. Duizendpoot verwijst dan naar de bedrevenheid op talrijke (beleids)vlakken, de drie benen zijn de belangrijkste pijlers van zijn takenpakket:

• Leiderschap tonen: de voorzitter is een sterke persoonlijkheid die individuen kan enthousiasmeren om een bepaald doel te bereiken. Dat doel heeft hij inhoudelijk sterk vormgegeven en hij maakt zich er sterk voor om het doel te bereiken.
• Externe vertegenwoordiging: de voorzitter is het gezicht van de vereniging; het uithangbord dat spreekt met het bedrijfsleven, de gemeente et cetera. Hij sluit overeenkomsten af met bijvoorbeeld sponsoren en is de spreekbuis voor de pers.
• Intern managen: de voorzitter leidt vergaderingen en let op de dagelijkse gang van zaken: hoe effectief en efficiënt is de vereniging in het nastreven van haar doelen? Hij is het aanspreekpunt voor leden en legt en onderhoudt contacten.

2.2.2 Taken van de secretaris

ondersteundend

verenigings-belangen

De secretaris van een vereniging heeft een belangrijke ondersteunende functie. Hij verzorgt de (leden)administratie, verwerkt de post, beheert de officiële stukken en legt de bestuurs- en verenigingsafspraken vast. Hij notuleert tijdens vergaderingen, waarvoor hij ook de uitnodigingen heeft verstuurd, archiveert en maakt actielijsten. Daarnaast houdt hij een scherp oog op het correct volgen van de procedures en op de verenigingsbelangen. Het is de secretaris die zich voortdurend moet afvragen of het beleid overeenkomt met de verenigingsbelangen en -doelstellingen. In die zin wordt hij ook wel het geweten van de vereniging genoemd.

2.2.3 Taken van de penningmeester

takenpakket

inkomsten

De penningmeester is letterlijk de schatbewaarder van de vereniging: de man of vrouw die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het financiële beleid. Het takenpakket van de penningmeester omvat onder andere:

• het voeren van de financiële administratie;
• het adviseren over het financiële beleid;
• het innen en verwerken van contributies;
• het opstellen van de begroting;
• het opstellen en controleren van de jaarbegroting;
• het vaststellen van budgetten voor de commissies;
• het opstellen van financiële overzichten (voor activiteiten, commissies et cetera);
• het financieel jaarverslag maken (in overleg met de kascommissie);
• het betalen van rekeningen en het registreren van uitbetalingen;
• het binnenhalen, controleren en registreren van inkomsten.

Meest inhoudelijk

vertrouwen

Naast de voorzitter en de secretaris heeft de penningmeester de meest inhoudelijke functie in het bestuur van een vereniging. Hierbij draait alles om accuratesse en vertrouwen. De kascommissie controleert het werk van de penningmeester. Daarbij kijkt ze naar de financiële administratie en, vooral, naar de jaarbegroting. Daarover leest u meer in hoofdstuk 4.