Beleidsinstrumenten voor debiteurenbeheer

Effectief debiteurenbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Te veel regels en protocollen hebben, werkt namelijk eerder belemmerend dan efficiënt. Er zijn veel instrumenten die uw organisatie kan inzetten om uw klant tot betalen aan te sporen.

Bij het uitvoeren van het debiteurenbeleid (tool) kan een organisatie heel veel zelf doen. Veel zaken zijn zelf te ontwikkelen, zoals het opzetten van een herinneringsproces of het trainen van medewerkers. Maar uw organisatie kan ook besluiten om een deel van de instrumenten juist uit te besteden.  

Financieel softwarepakket is vaak onmisbaar

Een softwarepakket is vaak een onmisbaar instrument voor succesvol debiteurenbeheer (tool). Zonder een goed systeem verliest u namelijk het overzicht over de openstaande facturen. Met gespecialiseerde boekhoudsoftware kunt u het debiteurenbeheer van uw organisatie voor een groot deel automatiseren. De meeste pakketten hebben standaard een soort dashboardfunctie met de belangrijkste financiële kengetallen van uw onderneming. Met deze software heeft u met één muisklik:

• een overzicht van alle facturen waarvan de betalingsdatum is overschreden;
• de omvang van de totale debiteurenportefeuille;
• de liquiditeitsontwikkeling en de verwachte solvabiliteits- en liquiditeitspositie. 

Rapport over kredietwaardigheid

Het kredietinformatierapport (ook wel bedrijfsinformatierapport genoemd) is een belangrijk en onmisbaar instrument bij het beoordelen van zowel nieuwe als vaste klanten. Het rapport helpt uw organisatie om samen met de overige informatie die u al heeft over een klant, een betere inschatting te kunnen maken van de (financiële) risico’s in relatie tot klanten. Vaak is een summier rapport al voldoende om te bepalen of een (potentiële) afnemer wel of niet kredietwaardig is. U doet er goed aan het betalingsgedrag en de kredietwaardigheid van de klant continu te blijven volgen. Een onderneming kan er ook voor kiezen om het doorlopend bewaken van het debiteurenbestand uit te besteden aan een bedrijfsinformatiebureau.

Uitbesteden aan een incassobureau

Veel organisaties zorgen zelf voor het versturen van hun aanmaningen. Maar u kunt dit natuurlijk ook uitbesteden (tool) aan een incasso- of bedrijfsinformatiebureau. De bureaus gebruiken verschillende instrumenten om op professionele wijze uw openstaande vorderingen in binnen- en buitenland te innen. Voorbeelden hiervan zijn:

• klantsommatie: dit is een schriftelijke aanmaning die door het bedrijfsinformatie- of incassobureau wordt verstuurd, uit naam van – en op het briefpapier van  – uw organisatie;
• directe incasso: dit instrument is speciaal ontwikkeld voor het innen van kleine bedragen. Hierbij verstuurt het bedrijfsinformatiebureau een aanmaning op zijn eigen briefpapier;
• laatste sommatie: bestemd voor de weerbarstige debiteur. De schriftelijke sommatie wordt uit naam van en op het briefpapier van het incasso- of bedrijfsinformatiebureau verstuurd. De toon van deze brief is vriendelijk maar dringend.