3.2 Rapportages
Voor het maken van standaardrapporten heeft u metrics, oftewel ken- en stuurgetallen, nodig.
Kengetallen
monitoren of inventariseren
Kengetallen zijn meetwaarden waarmee u kunt monitoren of inventariseren hoe uw organisatie het doet op een bepaald gebied.
Stuurgetallen
afgeleid van strategie
Stuurgetallen zijn meetwaarden die zijn afgeleid van de organisatiestrategie en waarmee uw organisatie haar strategie kan monitoren en – waar nodig – bijsturen.
3.2.1 Ken- en stuurgetallen
verzuimpercentage
Het verschil tussen ken- en stuurgetallen is eenvoudig uit te leggen aan de hand van de meetwaarde ‘het verzuimpercentage’.
Stel, u gebruikt het verzuimpercentage om te inventariseren hoe het gesteld is met het verzuim in uw organisatie. Dan is deze meetwaarde een kengetal. Op de uitkomst van dit kengetal (bijvoorbeeld 6%) past uw organisatie haar strategie aan. Zo moet er komend jaar bijvoorbeeld alles aan gedaan worden om het verzuim te verlagen van 6% naar 5%. Het verzuimpercentage is dan nu een stuurgetal met als streefwaarde 5%.
Een stuurgetal heeft een duidelijke link met de organisatiestrategie én er zit een doelstelling aan vast. De organisatiestrategie varieert jaarlijks en daarmee ook de stuurgetallen.
standaard kengetal
automatisch beschikbaar
Veel organisaties hebben de natuurlijke neiging om met standaard kengetallen te beginnen. Het aantal werknemers, het aantal fte, de instroom, de uitstroom, het verzuim en de personeelskosten bijvoorbeeld. Dat zijn natuurlijk ook belangrijke cijfers: als mensen ernaar vragen, moet u ze altijd kunnen geven. Dat mag eigenlijk geen tijd kosten, want deze basisgetallen zouden automatisch beschikbaar moeten zijn.
stuurgetal
Maar de rapporten die u actief de organisatie in gaat sturen, moeten rapporten zijn waar mensen echt op zitten te wachten. Die moeten gaan over onderwerpen die in de organisatiestrategie staan, waar managers op gestuurd en afgerekend worden. Meestal zijn dat niet de standaard kengetallen, maar juist de stuurgetallen.
Die stuurgetallen zet u in het rapport dat u uitstuurt of in het dashboard waar u mensen actief naar verwijst. Op uw dashboard toont u dus ook geen standaard kengetallen, maar de zaken die in uw organisatiestrategie staan. Of de zaken die u heeft vertaald uit de organisatiestrategie en omgezet naar een HR-strategie. Stuurgetallen dus.
Staan er nog geen concrete doelstellingen vast in de strategie? Kies ze dan gewoon zelf en zet ze in het dashboard. Het is de beste manier om een discussie op gang te krijgen. Die doelstellingen moeten uiteraard wel realistisch zijn, dus daar moet u wel eerst een analyse voor doen.
Mooie woorden
abstract
omzetten
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat uw strategie wat minder duidelijke doelen omvat die nogal abstract geformuleerd zijn, zoals: ‘Een flexibele organisatie zijn’ of: ‘Onze werknemers moeten duurzaam inzetbaar zijn’. Als dat iets is wat u als organisatie wilt bereiken, wilt u daar natuurlijk op sturen. Die mooie woorden moet u dus omzetten in meetbare stuurgetallen.
Meer vrouwen in de top
stuurgetal maken
Stel dat u met de directie heeft afgesproken om de top van uw organisatie uit voldoende vrouwen te laten bestaan. Dan maakt u daar een stuurgetal voor.
Produceren
Om een stuurgetal te produceren, gaat u als volgt te werk:
- U bepaalt wat ‘in de top’ betekent voor uw organisatie, bijvoorbeeld schaal 15 en hoger.
- Vervolgens bepaalt u wat ‘voldoende’ betekent voor uw organisatie (onder andere op basis van waar uw organisatie nu staat en/of wat wordt aanbevolen vanuit de literatuur), bijvoorbeeld 30%.
- Zo komt u tot het stuurgetal: het percentage vrouwen in schaal 15 en hoger, met als streefwaarde 30%.
3.2.2 Terugblikken en vooruitkijken
toekomst
Veel meetwaarden kijken terug in de tijd. Denk maar aan het verzuimpercentage, dat is het verzuim dat u heeft gehad. In uw strategie bent u niet met het verleden of zelfs met het nu bezig, maar juist vaak met de toekomst: waar wilt u over drie jaar zijn? Daarvoor heeft u meetwaarden nodig die helpen vooruitkijken. Vitaliteit bijvoorbeeld, dat is een toekomstindicator. Daarmee kunt u bijsturen om het verzuim in de toekomst te verlagen.
stuurgetal
vooruitkijken
Een ander voorbeeld: wat is de beste aanpak als uw organisatie de externe inhuur wil verminderen? U kunt dat vertalen naar (standaard) stuurgetallen, zoals het percentage externe werknemers in huis ten opzichte van alle werknemers. Of: het percentage externe inhuurkosten ten opzichte van alle personeelskosten. Maar u kunt ook kijken naar het percentage externe personen in de instroom, want dat is waar u beter op kunt sturen. Uw doel is om relatief minder externen te laten instromen en aan de andere kant relatief meer externen te laten uitstromen.
Een vooruitziende blik met getallen
Er zijn meer cijfers waarmee u kunt vooruitkijken, bijvoorbeeld:
- Hoeveel mensen gaan komend jaar met pensioen?
- Hoeveel procent van de werknemers voldoet nu al aan de functie-eisen van over twee jaar?
Dat zijn betere getallen voor uw dashboard, maar alles hangt natuurlijk af van de organisatiestrategie.